حلول معالجة الفواتير من آيرون ماونتن

تعزيز الحسابات الدائنة باستخدام الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي

التحدي:

يتحوّل دور الحسابات الدائنة (AP) بسرعة من وظيفة عمليات إدارية تتولى أمر المعاملات إلى ضرورة استراتيجية لتحسين الربحية والتدفق النقدي. مع ذلك، لا تزال أوجه القصور تعيق عمل فِرَق الحسابات الدائنة. ولا يزال 82% من فِرق الحسابات الدائنة يُدخلون الفواتير يدويًا، حيث يقضي 56% منهم أكثر من 10 ساعات أسبوعيًا في المهام اليدوية.¹ ويستهلك التعامل المفرط مع الورق، وإدخال البيانات المتكرر، واستخدام الأنظمة المنعزلة وقتًا ثمينًا، مما يحد من المشاركة الاستراتيجية. وتؤدي هذه العمليات اليدوية إلى حدوث أخطاء بشرية، وانعدام الدقة في الدفع، وتوتر العلاقات مع الموردين، إذ تحتوي 39% من الفواتير على أخطاء ناتجة من العمليات اليدوية.²

بالإضافة إلى ذلك، تتسبب الاستثناءات المتكررة، والموافقات المطوّلة، والرؤية المحدودة للبيانات في منع فِرَق الحسابات الدائنة من اتخاذ قرارات مالية مستنيرة في الوقت المناسب، وانتهاز الفرص الاستراتيجية.

ماذا لو استطعت

استخدام نظام قابل للتطوير ومركزي ومدعوم بالذكاء الاصطناعي، من أجل:

1. الحصول على إشراف شامل وتحكم كامل بدورة حياة فواتيرك بحيث يصبح من السهل الوصول إلى كل المستندات الرقمية والمادية وإدارتها
2. تقليل الأخطاء اليدوية والتناقضات بشكل كبير من خلال التحقق بشكل ذكي من صحة بيانات الفاتورة ومقارنتها بمعلومات الشراء والاستلام
3. تبسيط عمليات الموافقة على الفواتير وتسريعها، مما يحرر فريقك من المهام الإدارية الشاقة للتركيز على المبادرات المالية الأكثر استراتيجية

حلول معالجة الفواتير من آيرون ماونتن

إن حلول معالجة الفواتير الخاصة بنا مبنية على منصة InSight^® Digital Experience Platform (DXP)‎ من آيرون ماونتن، وهي منصة قابلة للتطوير وشاملة وتعمل بنظام البرمجيات كخدمة (SaaS)، إذ تحول الفواتير المادية إلى أصول رقمية قابلة للتنفيذ وتؤتمت مهام سير العمل التي تتمحور حول المستندات. وتؤتمت معالجة الفواتير وظائف الحسابات الدائنة الأساسية، بما في ذلك إدخال البيانات والموافقات والتسوية ومهام سير العمل التي تتمحور حول المستندات. وتعزز هذه الحلول إمكانيات إدارة المعلومات التي يفتقر إليها نظام الحسابات الدائنة الحالي لديك أو ينقصها من خلال وحدات الربط ومهام سير العمل وأنواع المستندات وبيانات التعريف وقواعد الاحتفاظ وأسئلة الذكاء الاصطناعي المدمجة مسبقًا.

تساعدك معالجة الفواتير على:

• جعل معالجة الفواتير أكثر شفافية: تحكَّم في معالجة فواتيرك من خلال إدارة المستندات الرقمية والمادية في بوابة واحدة سهلة الاستخدام. ويوفر هذا النظام المركزي للمستخدمين المفوضين وصولاً سهلاً مستندًا إلى الدور، ما يؤدي إلى تبسيط عملية استرداد الفواتير والتخلص من التأخيرات الناجمة عن الأنظمة المتباينة. ويعمل التكامل السلس مع أنظمة المحاسبة الحالية على إزالة الحواجز بين مستودعات المعلومات ليوفر عرضًا مركزيًا لكل البيانات ذات الصلة من أجل تأمين معالجة فعالة. هذا ويمكنك تخصيص مهام سير العمل وعمليات الموافقة بما يتماشى تمامًا مع قواعد العمل الخاصة بك للحصول على توجيه دقيق وعمليات موافقة سريعة. وتستطيع أيضًا تتبع معالجة الفواتير وتدفق المدفوعات بسهولة للحصول على مسار تدقيق واضح وتحسين المساءلة.
• تحسين الدقة والمراقبة المالية: حقق سلامة فائقة للبيانات من خلال المعالجة الذكية للمستندات (IDP) المدعومة بالذكاء الاصطناعي، التي تستخرج معلومات الفواتير تلقائيًا وتُدخِلها بسهولة في مهام سير العمل، ما يقضي عمليًا على أخطاء إدخال البيانات يدويًا. واستفد من المطابقة الثلاثية المؤتمتة للتحقق من بيانات الفاتورة مقارنةً ببيانات الشراء والاستلام كي تضمن أن يتم دفع قيمة الطلبات الصالحة والمستوفاة بشكل صحيح فقط لتقلل التناقضات والمدفوعات الزائدة المحتملة. أما بالنسبة إلى الفواتير غير المرتبطة بأوامر شراء (PO)، فيؤتمت وكلاء الذكاء الاصطناعي عملية تعيين الأبعاد المحاسبية ذات الصلة للعناصر المفصلة، ما يقلل بشكل كبير الاستثناءات التي تستغرق وقتًا طويلاً. واستخلص رؤى سريعة لتحسين التدفق النقدي، وتحديد أولويات العمل، وتحسين العلاقات مع الموردين.
• تعزيز الكفاءة وتقليل التكاليف: يمكن للمستخدمين المفوضين الوصول بسهولة إلى الفواتير والبحث عنها عبر بوابة واحدة مستندة إلى السحابة على منصة Insight DXP. ومن خلال الرقمنة وأتمتة مهام سير العمل، يتم فرز الفواتير وتنظيمها بأقل جهد ممكن، ما يؤدي إلى تبسيط عمليات الموافقة. بالإضافة، تكشف قواعد العمل القوية الاستثناءات وتوجهها تلقائيًا إلى المستخدمين المناسبين، ما يسمح لموظفي الحسابات الدائنة بالتركيز فقط على المهام التي تتطلب تدخلاً بشريًا. وتتيح منصة InSight DXP من آيرون ماونتن الامتثال لمعايير الصناعة وتطبيق سياسات الاحتفاظ بالبيانات وخصوصيتها بشكل منهجي، ما يساعدك على إدارة الالتزامات المتعلقة بالمحتوى ذي الصلة وتنفيذها.

ميزة آيرون ماونتن

تكمن ميزة آيرون ماونتن في نطاقنا الاستثنائي ومنصتنا القوية، منصة Insight DXP، التي توفر حلولاً كاملة وشاملة لتحويل عمليات الحسابات الدائنة الخاصة بك واستكشاف القيمة من بيانات فواتيرك. وتشتمل إمكاناتنا العالمية في مجال المسح الضوئي وبنيتنا التحتية على 141 موقعًا للتصوير في 45 دولة بطاقة استيعابية تبلغ 2.6 مليار صورة سنويًا، ما يوفر نقطة دخول واحدة لكل إيصالات فواتيرك.

تستفيد حلولنا من المعالجة الذكية للمستندات والمدعومة بالذكاء الاصطناعي لاستخراج بيانات قيّمة بدقة تبلغ في المتوسط 97% وأتمتة مهام سير العمل، ما يقلل الأخطاء اليدوية ويسرّع وتيرة المعاملات المالية.

تم بناء منصتنا على InSight DXP، وهي توفر إمكانية وصول آمن مستند إلى الدور على مدار الساعة طيلة أيام الأسبوع، وتطبق سياسات الاحتفاظ بالبيانات وخصوصيتها بشكل منهجي، ما يتيح الامتثال المستمر ويقلل المخاطر