Plánování přechodu na digitální dokumenty: 3 výzvy ve správě dokumentů a informací, které je třeba zvládnout

Zde jsou tři momentálně největší překážky, které je třeba překonat při plánování cesty k digitální budoucnosti:

1. Vyřešení inventáře papírových dokumentů

Důvody, proč se organizace nedokáže vypořádat s úklidem v dokumentech, se mohou lišit, od omezených zdrojů nebo nedostatečného přehledu až po samotný rozsah a složitost takového projektu. Chybějící kódy dokumentů, neznámý obsah a promíchané dokumenty celý proces významně komplikují a zdrží úklid dokumentů i jejich kontrolu. Výsledek nečinnosti je stejný bez ohledu na důvod: Nemůžete dělat jistá a obhajitelná rozhodnutí o svých starších dokumentech, která by vám umožnila posunout se dál k dalším prioritám. Budete také nadále vytvářet zbytečné náklady a rizika. Pochopit aktuální situaci a inteligentně se rozhodnout o likvidaci dokumentů je stále jedna z největších výzev, které řeší dnešní vedoucí pracovníci v oblasti informací.

2. Rozhodnutí o digitalizaci, která zlepší dostupnost a zajistí využití umělou inteligencí

Koncept bezpapírové kanceláře existuje už desítky let, ale mnoho organizací tohoto cíle stále nedosáhlo. Cesta k bezpapírové správě je často komplikována nedostatkem strategie a zdrojů, které mohou zpomalit pokrok a utlumit nadšení. Cestou vpřed není nikdy digitalizovat úplně všechno. Vyvážený přístup k digitalizaci, který vyhodnocuje požadavky na přístup, soudní spory, AI a další priority, zajišťuje příjetí správných rozhodnutí pro rozpočet a cíle vaší organizace – a že nedojde pouze k přenosu nedostatečné kontroly nad papírovými dokumenty do digitálního formátu.

Jak všichni dobře víme, AI rychle mění způsob, jakým organizace podnikají. Dopad AI na správu dat a informací neustále mění prostředí informací. Organizace po celém světě využívají AI a pokročilé analytické nástroje k hlubšímu využití svých vysoce hodnotných dat. Strategickým rozhodnutím o tom, které papírové dokumenty digitalizovat, mohou lídři RIM rozšířit data pro modely umělé inteligence a zajistit lepší poznatky a přesnější výsledky.

3. Úklid digitálních dat

Organizace po celém světě se potýkají s exponenciálním růstem dat, což vytváří ještě větší problémy s objemem, než tomu bylo u papírových dokumentů. Významná část těchto dat, ať už strukturovaných, nebo nestrukturovaných, je často nadbytečná, zastaralá a zanedbatelná/přechodná. Taková data nejen zabírají cenný úložný prostor, ale také brání efektivní správě informací, což zvyšuje náklady, vytváří bezpečnostní slabá místa a omezuje rozhodování.

Řešení problémů s digitální hygienou vašeho programu vyžaduje systematický přístup, který zahrnuje klasifikaci nepotřebných dat, vymazání a archivaci redundantních dat, pochopení vašeho dodavatelského řetězce dat a přípravu dat pro využití v umělé inteligenci. Tento proces může začít už úklidem vašich fyzických dokumentů. Nakonec platí, že čisté papírové dokumenty = čistší digitální data.

Ukládat, chránit a spravovat: Základ úspěchu

Cesta k optimalizované digitální budoucnosti může být dostupnější, než si myslíte. Překážek je spousta, stejně jako možností, které vám umožní získat kontrolu nad svými dokumenty a zavést nové technologie.

Společnost Iron Mountain je váš partner pro ukládání, ochranu, správu a transformaci nejcennějších aktiv vaší organizace. Podívejte se na řešení Iron Mountain’s Smart Sort a zjistěte, jak vám můžeme pomoci začít s úklidem dokumentů.