Iron Mountain Számlafeldolgozás megoldás

Emelje új szintre a szállítói kötelezettségeket MI-támogatott automatizálással

Kihívások

A szállítói kötelezettségek (Accounts Payable, AP) szerepe gyors átalakuláson megy keresztül, tranzakciós háttérfeladatból stratégiai tényezővé válik, amely kulcsfontosságú a jövedelmezőség és a cash flow optimalizálásában. A hatékonysági hiányosságok azonban még mindig akadályozzák az AP-csapatokat. Az AP-csapatok 82%-a még mindig manuálisan viszi be a számlákat, 56%-uk pedig hetente több mint 10 órát tölt manuális feladatokkal.¹ A túlzott papíralapú ügyintézés, az ismétlődő adatbevitel és a széttagolt rendszerek értékes időt emésztenek fel, korlátozva a stratégiai feladatokra fordítható energiát. Ezek a manuális folyamatok emberi hibákhoz, fizetési pontatlanságokhoz, valamint feszült beszállítói kapcsolatokhoz vezetnek, hiszen a számlák 39%-a hibákat tartalmaz a manuális folyamatok miatt.²

Emellett a gyakori kivételek, az elhúzódó jóváhagyások és a korlátozott adatelérhetőség megakadályozzák, hogy az AP-csapatok időszerű, megalapozott pénzügyi döntéseket hozzanak, és kihasználják a stratégiai lehetőségeket.

Mi lenne, ha…

…egyetlen skálázható, központosított és MI-támogatott rendszer segítségével minderre képes lehetne:

1. Átfogó felügyeletet és ellenőrzést szerezhet a számlafeldolgozás teljes életciklusa felett, így minden digitális és fizikai dokumentum könnyen elérhető és kezelhető
2. Jelentősen csökkentheti a manuális hibákat és eltéréseket a számlaadatok, valamint a beszerzési és átvételi információk intelligens ellenőrzésével és egyeztetésével
3. Egyszerűsítheti és felgyorsíthatja a számlajóváhagyásokat, így felszabadíthatja csapatát az unalmas adminisztratív feladatok alól, hogy a stratégiai pénzügyi kezdeményezésekre koncentrálhassanak

Iron Mountain Számlafeldolgozás megoldás

Az Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platformra (DXP) épülő Számlafeldolgozás megoldásunk egy skálázható, teljes körű, szoftver mint szolgáltatás (SaaS) platform, amely a papíralapú számlákat használható digitális erőforrásokká alakítja, és automatizálja a dokumentumközpontú munkafolyamatokat. A Számlafeldolgozás automatizálja a kulcsfontosságú AP-feladatokat, beleértve az adatbevitelt, a jóváhagyásokat, az egyeztetést és a dokumentumközpontú munkafolyamatokat. Ez a megoldás az előre felépített csatlakozók, munkafolyamatok, dokumentumtípusok, metaadatok, megőrzési szabályok és MI-utasítások segítségével erősítheti a meglévő AP-környezetben esetleg hiányzó információkezelési képességeket.

A Számlafeldolgozás a következőkben segít Önnek:

• A számlafeldolgozás átláthatóbbá tétele: Digitális és fizikai dokumentumait egyetlen, felhasználóbarát portálon keresztül felügyelheti, így teljes körű ellenőrzést nyerhet a számlafeldolgozás felett. Ez a központi felület egyszerű, szerepköralapú hozzáférést biztosít a jogosult felhasználóknak, leegyszerűsítve a számlák lekérését, valamint kiküszöbölve a különálló rendszerek használatából adódó késedelmeket. A meglévő könyvelési rendszerekkel történő zökkenőmentes integráció révén lebonthatja az adatsilókat, így központosított betekintést nyerhet minden releváns adatba. Testreszabhatja a munka- és jóváhagyási folyamatokat a saját üzleti szabályai szerint a pontos átirányítás és a gyors jóváhagyások érdekében. Könnyedén nyomon követheti a számlafeldolgozás és a kifizetések folyamatát, ezzel biztosítva az ellenőrzési nyomvonal átláthatóságát és a számonkérhetőség javítását.
• A pontosság és a pénzügyi ellenőrzés fejlesztése: Kiemelkedő adatintegritást érhet el az MI-alapú intelligens dokumentumfeldolgozással (IDP), amely automatikusan kinyeri a számlaadatokat, és zökkenőmentesen integrálja azokat a munkafolyamatokba, gyakorlatilag kiküszöbölve a manuális adatbeviteli hibákat. A számlaadatok, valamint a beszerzési és átvételi adatok automatizált háromoldalú egyeztetésével biztosítható, hogy kizárólag az érvényes és megfelelően teljesített megrendeléseket fizesse ki, minimalizálva az eltéréseket és a túlfizetések kockázatát. A nem megrendeléshez kapcsolódó számlák esetén az MI-ügynökök automatikusan hozzárendelik a megfelelő könyvelési dimenziókat a tételsorokhoz, jelentősen csökkentve a kivételekre fordított időt. Gyors betekintést nyerhet adataiba, így optimalizálhatja a pénzforgalmat, priorizálhatja a feladatokat, és javíthatja a beszállítói kapcsolatokat.
• A hatékonyság növelése és a költségek csökkentése: A jogosult felhasználók könnyedén hozzáférhetnek és kikereshetik a számlákat az InSight DXP központi felhőalapú portálján keresztül. A digitalizálásnak és a munkafolyamatok automatizálásának köszönhetően a számlák minimális erőfeszítéssel rendezhetők és rendszerezhetők, ami leegyszerűsíti a jóváhagyási folyamatokat. Az átfogó üzleti szabályok automatikusan megjelölik a kivételeket, és a megfelelő felhasználókhoz irányítják azokat, így az AP-csapat kizárólag az emberi beavatkozást igénylő feladatokra összpontosíthat. Az Iron Mountain InSight DXP támogatja az iparági szabványoknak való megfelelést, valamint rendszerszintű megőrzési és adatvédelmi irányelveket alkalmaz, így a releváns tartalmakra vonatkozó kötelezettségek kezelésében és érvényesítésében egyaránt segítséget nyújt.

Az Iron Mountain által nyújtott előny

Az Iron Mountain előnye a páratlan méretében és a robusztus InSight DXP platformban rejlik, amely teljes körű megoldást kínál az AP-folyamatok átalakításához és a számlaadatok értékének kiaknázásához. Globális szkennelési kapacitásunk és infrastruktúránk 45 országban 141 képalkotó központot foglal magában, amely évente 2,6 milliárd kép feldolgozására alkalmas, így egyetlen belépési pontot biztosít minden számlája számára.

Az MI-támogatott intelligens dokumentumfeldolgozással a megoldásunk átlagosan 97%-os pontossággal nyeri ki a fontos adatokat, automatizálva a munkafolyamatokat, csökkentve a manuális hibákat és felgyorsítva a pénzügyi tranzakciókat.

Az InSight DXP-re épülő platformunk biztonságos, 24 órás, szerepköralapú hozzáférést biztosít, és rendszerszinten alkalmazza a megőrzési és adatvédelmi irányelveket, így folyamatos megfelelést tesz lehetővé, miközben minimalizálja a biztonsági kockázatokat. Több mint 70 éves tapasztalattal rendelkező, megbízható globális partnerként az Iron Mountain lehetővé teszi, hogy az AP-folyamatok kezelése hatékonyabb, pontosabb és skálázható legyen.