Vejen mod digitalisering: 3 udfordringer med data- og informationshåndtering, der skal overvindes

Her er tre af de største udfordringer, der skal overvindes i dag, når du sætter kursen mod en digital fremtid:

1. Håndtering af dit lager af papirbaserede dokumenter

Årsagerne til, at en organisation ikke formår at håndtere oprydning i data, kan være begrænsede ressourcer, manglende synlighed eller selve størrelsen og kompleksiteten af et potentielt oprydningsprojekt. Manglende navngivning af data, ukendt indhold og blandede filtyper komplicerer processen betydeligt og sætter oprydning og kontrol af data på hold. Resultatet af ikke at gøre noget bliver det samme, uanset årsagen: Du kan ikke træffe en sikker og forsvarlig beslutning om, hvad der skal ske med dine gamle dokumenter, så du kan komme videre med dine andre prioriteter. Du påtager dig stadig også unødvendige omkostninger og risici. At vide, hvad man har, og træffe en intelligent beslutning om, hvad der skal ske med dine data, er en af de største udfordringer, som informationsledere står over for i dag.

2. Det er nødvendigt at træffe beslutninger om digitalisering for at forbedre tilgængeligheden og styrke motoren i AI

Det papirløse kontor har eksisteret i årtier, men mange organisationer har endnu ikke implementeret det. Vejen til det papirløse kontor kompliceres ofte af mangel på strategi og interne ressourcer, der bremser fremskridtet og dæmper begejstringen. Vejen frem er aldrig at "digitalisere alt." En afbalanceret tilgang til digitalisering, der inkluderer krav om adgang, retlige tiltag, AI og andre prioriteter, sikrer, at der bliver truffet de rigtige valg i forhold til budget og mål i din organisation – og at du ikke blot overfører den manglende kontrol over dine papirbaserede dokumenter til et digitalt format.

Som vi alle ved, er AI hurtigt i gang med at revolutionere måden, virksomheder driver forretning på. Den måde, AI påvirker data- og informationsstyring på, er i fuld gang med at ændre informationslandskabet. Over hele verden arbejder organisationer på at tage AI og avancerede analyseværktøjer til sig, så deres værdifulde data kan operationaliseres. Via en strategisk beslutning om hvilke papirbaserede dokumenter, der skal digitaliseres, kan RIM-ansvarlige udvide brugen af data til AI-modeller og dermed sikre større indsigt og mere nøjagtige resultater.

3. Ryd op i dine digitale data

Organisationer over hele verden kæmper med en eksponentiel vækst i data, der skaber endnu større pladsproblemer, end papirbaserede dokumenter gjorde. En betydelig del af disse data – strukturerede eller ustrukturerede – er ofte overflødige, forældede eller trivielle/forbigående (ROT). Disse ROT-data optager ikke kun værdifuld lagerplads, men forhindrer også en effektiv informationshåndtering og resulterer i øgede omkostninger, sårbarheder i sikkerheden og påvirker evnen til at tage beslutninger.

Håndtering af kompleksiteten i dit programs datahygiejne kræver en systematisk tilgang, der inkluderer klassificering af ROT-data, fjernelse og arkivering af redundante data, en forståelse af din dataforsyningskæde og klargøring af data til AI-brug. Denne proces kan starte helt tilbage i oprydningen af dine fysiske arkiver. For husk: troværdige papiroptegnelser = mere troværdige digitale data.

Opbevar, beskyt og styr: Det er grundlaget for succes

Vejen til en optimeret digital fremtid er måske kortere, end du tror. Der er mange udfordringer, men der er også mange muligheder ved at få kontrol over dine data og indføre ny teknologi.

Iron Mountain kan hjælpe dig med at opbevare, beskytte, styre og transformere de mest værdifulde aktiver i din organisation. Se, hvordan Iron Mountain’s Smart Records Cleanup Suite kan hjælpe dig, så du kan komme i gang med at rydde op i dine dokumenter.