Digital Detox: Wie Sie Ihre ROT-Daten loswerden

ROT-Daten sind ein großes Problem. Viele Unternehmen speichern Unmengen unnötiger Daten, die ihren Betrieb in Gefahr bringen. ROT-Daten verhindern ein effizientes Informationsmanagement und führen zu höheren Kosten, Sicherheitsrisiken und Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung.

Unstrukturierte Daten

Es überrascht nicht, dass unstrukturierte Daten oft ROT-Daten sind. Sie haben kein festes Format wie zum Beispiel Daten in einer Datenbank mit Zeilen und Spalten. Deshalb stellen sie ein solches Problem für das Informationsmanagement dar: Man kann nie wissen, was man alles nicht weiß.

Bei unstrukturierten Daten kann es sich zum Beispiel um Textdokumente, Bilder, Audio- und Videodateien, Social-Media-Posts und E-Mails handeln. Oft gibt es Kopien oder sogar Kopien von Kopien. Chantel und Steve schätzen, dass ganze 50 bis 60 % aller Unternehmensdaten unstrukturiert sind.

Warum Ihr Unternehmen ein Digital Detox braucht

Bei Rechtsstreitigkeiten, Audits, Fusionen und Übernahmen (M&A) und anderen Geschäftsaktivitäten gilt es, riesige Mengen an Datensätzen zu untersuchen. Je mehr Daten Sie haben, desto mehr Daten müssen Sie in solchen Fällen bereitstellen. Da hilft es, zumindest Ihre ROT-Daten regelmäßig aufzuräumen und zu löschen. Das hat außerdem folgende Vorteile:

• Sie verringern Ihre Sicherheitsrisiken und schützen sensible Informationen.
• Sie optimieren Ihren digitalen Speicherplatz und verringern die Umweltbelastung.
• Sie steigern die Produktivität im gesamten Unternehmen.

Ein weiterer großer Vorteil eines Digital Detox: Sie sind besser auf zukünftige Trends vorbereitet. Wenn Sie Ihre ROT-Daten aufgeräumt haben, lassen sich die verbliebenen Daten besser für neue Technologien einsetzen, beispielsweise für das Trainieren von KI-Modellen. Saubere Daten ermöglichen wertvolle Geschäfts- und Kundenanalysen.

Die richtige Vorgehensweise

Natürlich hilft uns Technik, ROT-Daten zu verwalten. Genauso wichtig ist es jedoch, die richtigen Personen und Prozesse zur Hand zu haben. Viele Mitarbeitende machen sorglos Kopien von Kopien von Kopien und speichern sie in unterschiedlichsten Strukturen, und selbst das Records Management hat erst einmal Schwierigkeiten, sich an neue Routinen zu gewöhnen. Da hilft ein Change Management, das von oben gesteuert wird.

Millionen digitaler Dateien bereinigen

Bei unserem Gespräch erklärte Chantel Johnson, VP Chief Data Office bei der Bank of China, welche Strategien es für die Bereinigung von ROT-Dateien gibt.

Unterstützung aus der Führungsetage:

Chantel holte sich für ihr eigenes Bereinigungsprojekt die Unterstützung von oben, um sicherzustellen, dass das ganze Unternehmen an einem Strang zog und so viele ROT-Daten wie möglich gelöscht wurden. 

Gezielte Datenanalyse:

Das Unternehmen konzentrierte sich auf unstrukturierte Daten, die das größte Risiko darstellten, weil sie kaum organisiert waren und weil sensible Informationen hätten offengelegt werden können. Während des Bereinigungsprozesses wurde besonders auf eine mögliche Aufbewahrung für juristische Zwecke und auf personenbezogene Informationen geachtet. 

Einsatz von Technologie:

Mit technischer Unterstützung durch zum Beispiel Tools zur Inhaltsklassifizierung konnte das Unternehmen seine unstrukturierten Daten visualisieren, ROT-Dateien ermitteln und deren Compliancestatus erfassen. 

Unterstützung von Stakeholdern und Fachkräften:

Es wurden Aktenkoordinator:innen, Abteilungsleiter:innen und Rechtsexpert:innen hinzugezogen, die mit ihrem Fachwissen für eine korrekte Datenklassifizierung und -vernichtung sorgten. 

Schrittweise Bereinigung:

Das Unternehmen ging die Bereinigung schrittweise an und begann mit Daten niedrigen Risikos, um sich anschließend nach und nach zu den komplexeren Datensätzen vorzuarbeiten. 

Kontinuierliche Pflege:

Dank neuer Prozesse und Richtlinien sammeln sich nun keine neuen ROT-Daten mehr an. Eine gute Datenhygiene wird aufrechterhalten. 

Ein Programm zur ROT-Datenbereinigung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßig geprüft und aktualisiert werden muss. Expert:innen empfehlen, mehrfach im Jahr einen Review durchzuführen. Das sollte allerdings nicht alles automatisiert passieren: Die Technologie kann Vorschläge machen, aber nur mit den richtigen Fachkräfte können die richtigen geschäftlichen und rechtlichen Entscheidungen getroffen werden.

ROT-Daten reduzieren und eine Strategie für eine kontinuierliche Bereinigung entwickeln – das ist für das Informationsmanagement heute unabdingbar. Die Datenmengen werden insbesondere mit der schnellen Ausbreitung von KI-Tools nur noch weiter anwachsen.

Und Sie können es sich nicht leisten, dieses Problem zu ignorieren.

Was das für Sie bedeutet

Möchten Sie gern darüber sprechen, wie Sie Ihre ROT-Daten aussortieren und Ihr Informationsmanagement optimieren können?  Dann setzen Sie sich unbedingt mit Ihrem lokalen Kontakt von Iron Mountain in Verbindung. Dort erhalten Sie maßgeschneiderte Informationen und erfahren alles über geeignete Lösungen für Ihre konkreten Bedürfnisse. Außerdem finden Sie in unserem Ressourcencenter die neuesten Informationen dazu, wie Sie Ihre Daten effektiv verwalten.