Digital Mail als Baustein des Onlinezugangsgesetzes

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) steht für eines der größten Modernisierungsvorhaben der deutschen Verwaltung: Verwaltungsleistungen sollen für Bürger:innen und Unternehmen digital über Portale zugänglich werden – möglichst medienbruchfrei und nutzerfreundlich.

Doch in der Praxis scheitert „End-to-End digital“ oft an einem unscheinbaren Faktor: eingehender Post. Denn selbst wenn ein Antrag online gestellt wird, entstehen im weiteren Verlauf häufig Dokumente, Nachweise, Bescheide oder Rückfragen, die (noch) auf Papier ankommen oder papierbasiert weiterverarbeitet werden.

Genau hier wird Digital Mail – also die Digitalisierung und intelligente Verteilung der Eingangspost – zu einem wichtigen Baustein für die OZG-Umsetzung: als Baustein, der eingehende Post früh digitalisiert, prozessfähig macht und sicher in Workflows und Ablagen überführt.

OZG in Kürze: Was das Gesetz erreichen will

Das OZG regelt die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen und deren Bereitstellung über Verwaltungsportale. Bund und Länder sind zudem verpflichtet, ihre Portale zu einem Verbund zu verknüpfen, damit Nutzer:innen über verschiedene Portale hinweg Zugang zu elektronischen Leistungen erhalten. Mit dem OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0) wurde die gesetzliche Grundlage 2024 weiterentwickelt.

Wo Post ins Spiel kommt: der „Backoffice-Realitätscheck“

Viele OZG-Initiativen fokussieren sich auf die Online-Frontdoor: Formulare, Portale, Nutzerkonten. Das ist notwendig – aber nicht hinreichend. Denn Verwaltungsprozesse haben einen zweiten, oft komplexeren Teil: den Posteingang, die Sachbearbeitung und die beweissichere Ablage.

Typische Beispiele, in denen Papier oder unstrukturierte Dokumente den Digitalfluss bremsen, sind:

• Nachreichungen von Nachweisen (z. B. Bescheinigungen, Belege)
• eingehende Schreiben von Dritten (z. B. Vollmachten, anwaltliche Post)
• hybride Kommunikation: Bürger:innen nutzen Leistungen teils online, teils per Briefpost
• massenhaft eingehende Dokumente, die schnell an die richtige Stelle müssen

Wenn diese Eingangspost analog bleibt, entstehen Medienbrüche, längere Bearbeitungszeiten und weniger Transparenz – und genau das widerspricht dem OZG-Ziel eines möglichst medienbruchfreien Zugangs und effizienter Prozesse, wie der Realitätscheck zeigt.

Wie Digital Mail zur OZG-Umsetzung beiträgt

Medienbrüche reduzieren – auch bei hybriden Zielgruppen

OZG-Ziele treffen auf eine Realität, in der nicht alle Nutzer:innen konsequent digital kommunizieren. Digital Mail schafft einen pragmatischen Übergang: Papierpost wird früh im Prozess digital verfügbar gemacht, sodass die weitere Bearbeitung in digitalen Workflows erfolgen kann.

Eingangspost wird prozessfähig: von Dokumentenbildern zu Daten

Für skalierbare Verwaltung reicht „PDF im Postfach“ nicht. Moderne Digital-Mail-Ansätze kombinieren Capture/Scan mit intelligenter Dokumentenverarbeitung, um Dokumente zu klassifizieren und relevante Informationen auszulesen: eine Grundlage für Automatisierung und strukturierte Weiterverarbeitung.

Schneller zum richtigen Team: Smart Routing und Workflow-Start

Ein Kernproblem in Behörden ist die Verteilung: Wer ist zuständig, welche Frist gilt, welcher Prozess startet? Der digitale Posteingang kann Dokumente anhand von Regeln (und je nach Reifegrad KI-gestützt) an Teams, Fachverfahren oder Workflows routen – inklusive Ausnahmehandling, wenn etwas nicht eindeutig zuordenbar ist.

Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance verbessern

OZG ist nicht nur „Online anbieten“, sondern auch verlässliche Prozessführung. Digital Mail unterstützt das durch kontrollierten Zugriff, klare Berechtigungen und nachvollziehbare Verarbeitungsschritte – wichtig für Revisionssicherheit und Datenschutz.

Skalierung im Regelbetrieb: Volumina beherrschbar machen

Sobald mehr Leistungen digital beantragt werden, steigt oft auch die Zahl der Nachweise, Rückfragen und eingehenden Dokumente. Eine digitalisierte Poststelle entlastet, indem sie Volumina stabil verarbeitet und Sachbearbeitungskapazitäten auf wertschöpfende Entscheidungen statt Sortierung lenkt.

Typische Bausteine einer Digital-Mail-Lösung im OZG-Kontext

Je nach Organisationsmodell (intern, extern oder hybrid) bestehen Digital-Mail-Set-ups meist aus:

• Scan/Capture (physische und digitale Kanäle zusammenführen)
• IDP/Datenerkennung (Klassifizierung, Extraktion, Validierung)
• Smart Routing und Workflows (Zustellung, Fristen, Aufgabensteuerung)
• sichere Ablage/Archiv (Auffindbarkeit, Rechte, Nachweisbarkeit)
• Integrationen in Fachverfahren, DMS/ECM und Kollaborationstools

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