Iron Mountain Lösung für den digitalen Posteingang

Herausforderung

Ob digital oder physisch: Ihre Eingangspost ist ein zentraler Bestandteil Ihres Unternehmens, der alles von Rechnungen und rechtlichen Dokumenten bis hin zu Personalakten umfasst. Für die dezentralen Teams, die diese Post bearbeiten, ist ein schneller und sicherer Zugriff essenziell.

Traditionelle Poststellen verursachen hohe Gemeinkosten, erhöhen das Fehlerrisiko und schaffen Schwachstellen für Datenlecks. Diese manuellen Prozesse können auch zu Verzögerungen bei der Zustellung zeitkritischer Dokumente wie Rechts- und Steuerbescheiden führen, was möglicherweise finanzielle Verluste verursacht und Kundenbeziehungen schädigt. Da wichtige Daten nicht extrahiert und genutzt werden können, fehlen die notwendigen Einblicke zur Optimierung zentraler Betriebsabläufe. Dies verlangsamt entscheidende Arbeitsabläufe wie die Genehmigung von Hypotheken oder die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen. Der Umgang mit physischen Dokumenten erhöht zusätzlich das Risiko für die Offenlegung sensibler Informationen. Letztendlich zeigen diese Herausforderungen eine zentrale Schwäche: Die Abhängigkeit von veralteten Systemen, die nicht in der Lage sind, mit den Anforderungen eines modernen, wachsenden Unternehmens mitzuwachsen.

Was wäre, wenn …

• Wandeln Sie Ihre eingehende Post in digitalisierte, verwertbare Assets um. Dies ermöglicht einen sicheren, rollenbasierten Zugriff und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung interner und branchenspezifischer Sicherheitsstandards und Vorschriften, insbesondere bei sensiblen Informationen.
• Reduzieren Sie den Zeit-, Arbeits-, Kosten- und Fehleraufwand für die manuelle Postsortierung und -zustellung erheblich, indem Sie die Verteilung der Eingangspost basierend auf Geschäftsregeln und -anforderungen an Einzelpersonen und Abteilungen automatisieren.
• Minimieren Sie Ihre Investitionskosten (CapEx) und Gesamtbetriebskosten durch eine sichere, zentralisierte und branchenkonforme Plattform zur Digitalisierung, Speicherung, Automatisierung und Überwachung von Postprozessen und nachgelagerten Workflows, wodurch Sie wertvolle Einblicke gewinnen und die Effizienz steigern.

Iron Mountain Lösung für den digitalen Posteingang

Die Iron Mountain Lösung für den digitalen Posteingang löst die Ineffizienzen postabhängiger Prozesse, indem es die eingehende Post in verwertbare digitale Assets umwandelt und dokumentenbasierte Workflows automatisiert. Die Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung nutzt KI-gestützte, intelligente Dokumentenverarbeitung, um wertvolle Daten zu extrahieren. Dadurch können Unternehmen Betriebsabläufe optimieren, Prozesse beschleunigen (wie die Genehmigung von Hypotheken oder die Bearbeitung von Schadenfällen) und wertvolle Einblicke in ihre Geschäftsdaten gewinnen. Unsere Lösung reduziert die Abhängigkeit von traditionellen Poststellen, indem sie eine sichere, zentrale Plattform mit einer überprüfbaren Nachweiskette von der Digitalisierung bis zur endgültigen Speicherung bietet. Dadurch senken Sie Gemeinkosten und minimieren Sicherheitsrisiken.

Mit der Lösung für den digitalen Posteingang können Sie:

• sicheren Zugriff auf Postsendungen sowie eine überprüfbare Nachweiskette gewährleisten. Unsere geprüften Scan-Fachkräfte und unsere Infrastruktur wandeln Ihre eingehende physische Post über unser umfangreiches Netzwerk globaler Scancenter in digitale Formate um. Behalten Sie Ihre Post innerhalb der Iron Mountain Nachweiskette und erhalten Sie die vollständige Rückverfolgbarkeit Ihrer Sendungen – von der Abholung bis zum Empfang durch den vorgesehenen Adressaten. Nach der Digitalisierung stehen Ihnen verschiedene Entsorgungsoptionen zur Verfügung, die den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen, darunter Rückführungen, Aufbewahrung oder sichere Vernichtung. Die Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP) bietet Ihnen rund um die Uhr sicheren, rollenbasierten Zugriff auf Ihren digitalisierten Posteingang und ermöglicht so eine effiziente Speicherung, Suche und Abfrage.
• Beschleunigen Sie dokumentenzentrierte Arbeitsabläufe mit unserer KI-gestützten intelligenten Dokumentenverarbeitung, die Schlüsseldaten erfasst und die automatische Weiterleitung an den vorgesehenen Empfänger:innen basierend auf Ihren Geschäftsregeln ermöglicht. Sorgen Sie für nahtlose Betriebsvorgänge mit Weiterleitung bei Abwesenheit. Ihr Team kann Ausnahmen problemlos bearbeiten, Dokumente außerhalb der Standard-Workflows überprüfen und deren Sichtbarkeit und Freigabe kontrollieren. Extrahieren Sie mit „Chat with Doc“, dem intelligenten KI-Assistenten der Lösung für den digitalen Posteingang, sofort wichtige Daten, um digitalisierte Post zu verstehen und entsprechend zu handeln.
• Postsendungen nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse integrieren, durch Verbindungen zu Ihren ERP- und CRM-Systemen. Über die standardmäßige Postverarbeitung hinaus bieten wir Lösungen für abteilungs- und branchenspezifische Arbeitsabläufe an. Dazu gehören die Verarbeitung von Rechnungen und Schadensfällen sowie die Validierung nach Hypothekenabschluss und die Unterstützung bei der Kreditvergabe. So automatisieren wir kritische Prozesse und beschleunigen Finanztransaktionen wie die Buchung auf Hauptbuchkonten. Gerne entwickeln wir auch eine benutzerdefinierte Lösung, die die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Wenden Sie Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien systematisch an, um so Verpflichtungen effizient zu verwalten und durchzusetzen. 

Ihre Vorteile

Der Vorteil von Iron Mountain liegt in unserer skalierbaren und robusten Plattform. Im Rahmen unseres End-to-End-Service geht unser Service weit über das bloße Sammeln und Scannen Ihrer physischen Post hinaus. Im Gegensatz zu anderen Lösungen, die an diesem Punkt aufhören, ist unser Ansatz wirklich umfassend: Er reicht von der physischen oder digitalen Erfassung der Post bis zur endgültigen Archivierung und Integration in Ihre Geschäftsprozesse, alles mit einer nachvollziehbaren Nachweiskette.

Mit einer jährlichen Kapazität von 2,6 Milliarden gescannten Bildern an 141 Standorten in 45 Ländern sind wir weltweit führend im Bereich der Digitalisierung. Dank unserer Fachkompetenz, unserer Prozesse und unserer Infrastruktur sind wir in der Lage, auch Ihre anspruchsvollsten Scanning-Anforderungen zu erfüllen. 

Iron Mountain InSight DXP bildet die Grundlage für die Lösung für den digitalen Posteingang. Diese skalierbare Plattform bietet eine intuitive, moderne Benutzeroberfläche und umfassende Funktionen, einschließlich digitalem und physischem Content Management, KI-gestützter Workflow-Automatisierung und Information Governance. 

Kontaktieren Sie Iron Mountain, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihre Postvorgänge vereinheitlichen können.