Solución de Iron Mountain para la gestión de facturas

Impulsa al equipo de cuentas por pagar con la automatización basada en IA

Reto:

La función del equipo de cuentas por pagar (CP) está cambiando rápidamente para dejar de ser una actividad administrativa y poner el foco en la necesidad estratégica de mejorar la rentabilidad y el flujo de caja. Sin embargo, los equipos de cuentas por pagar siguen lidiando con ineficiencias: El 82 % de los equipos de CP todavía introducen facturas a mano, mientras que el 56 % pasan más de 10 horas a la semana realizando tareas manuales.¹ El uso excesivo de papel, la entrada repetitiva de información y los silos de datos consumen mucho tiempo, limitando el compromiso estratégico. Estas tareas manuales provocan errores humanos e inexactitudes en los pagos, y tensan las relaciones con los proveedores. De hecho, un 39 % de las facturas contienen errores debido al uso de procesos manuales.²

Por otro lado, las frecuentes excepciones, los plazos de aprobación prolongados y la visibilidad limitada de los datos impiden a los equipos de cuentas por pagar tomar decisiones financieras oportunas e informadas y aprovechar oportunidades estratégicas.

Imagina que pudieras…

... utilizar un sistema adaptable, centralizado y basado en IA para:

1. Obtener total visibilidad y control del ciclo de vida de tus facturas para facilitar la gestión y el acceso a todos los documentos digitales y físicos.
2. Reducir drásticamente los errores manuales y las discrepancias mediante la validación y la conciliación inteligente de los datos de las facturas en relación con la información de compra y recepción.
3. Optimizar y acelerar la aprobación de facturas, liberando a tu equipo de las tareas administrativas tediosas para que puedan centrarse en iniciativas financieras más estratégicas.

Solución de Iron Mountain para la gestión de facturas

Nuestra solución para la gestión de facturas se basa en Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), un sistema de software como servicio (SaaS) escalable integral que transforma las facturas en papel en activos digitales procesables y automatiza los flujos de trabajo basados en documentos. La solución para la gestión de facturas automatiza funciones clave de la función de cuentas por pagar, como la introducción de datos, el proceso de aprobación, la conciliación y los flujos de trabajo basados en documentos Esta solución refuerza las funciones de gestión de la información que echas en falta en tu entorno actual de cuentas por pagar, ya que incorpora conectores, flujos de trabajo, diversos tipos de documentos, metadatos, reglas de retención e instrucciones de IA, todo ello predefinido.

Nuestra solución para la gestión de facturas te ayuda a:

• Aumentar la transparencia en la gestión de facturas: Obtén el control del proceso de gestión de facturas, ya sean documentos digitales o en papel, desde un único portal fácil de usar. Esta plataforma centralizada facilita el acceso basado en funciones a los usuarios autorizados, agilizando la recuperación de facturas y eliminando los retrasos debidos al uso de sistemas dispares. La perfecta integración con los sistemas contables existentes contribuye a eliminar los silos de información y a proporcionar una visión centralizada de todos los datos con el fin de optimizar los procesos. Los flujos de trabajo y los procesos de aprobación se pueden personalizar de acuerdo con las reglas de tu negocio para agilizar la aprobación y el envío puntual de facturas. Supervisar fácilmente el flujo de facturas y pagos para obtener un registro de auditoría claro y mejorar la rendición de cuentas.
• Mejorar la precisión y el control financiero: Maximiza la integridad de los datos gracias al procesamiento inteligente de documentos (IDP) impulsado por IA, que extrae automáticamente la información de las facturas y la integra en los flujos de trabajo, eliminando prácticamente la posibilidad de introducir errores manuales. Utiliza la conciliación triple automatizada para validar los datos de las facturas en relación con los datos de compra y recepción, de tal manera que solo se paguen los pedidos válidos y correctamente cumplimentados. Esto permite minimizar las discrepancias y pagar cantidades de más. Para las facturas sin una orden de compra, los agentes de IA asignan automáticamente las dimensiones contables correspondientes a cada partida, lo que reduce significativamente las excepciones que requieren mucho tiempo. Genera información rápidamente para optimizar el flujo de caja, priorizar tareas y mejorar las relaciones con los proveedores.
• Incrementar la eficiencia y reducir los costes: Los usuarios autorizados pueden consultar y buscar fácilmente facturas a través de un único portal basado en la nube, en InSight DXP. Además, mediante la digitalización y la automatización del flujo de trabajo, las facturas se clasifican y organizan con un mínimo esfuerzo, simplificando el proceso de aprobación. Nuestras robustas reglas de negocio identifican y envían automáticamente las excepciones a los usuarios apropiados, lo que permite que el personal de cuentas por pagar se centre únicamente en las tareas que requieren su intervención. Iron Mountain InSight DXP te ayuda a cumplir las normas del sector y aplica sistemáticamente políticas de retención y privacidad de datos, para que puedas gestionar y hacer cumplir fácilmente las obligaciones relativas al contenido pertinente.

La ventaja de Iron Mountain

La ventaja de colaborar con Iron Mountain radica en nuestro alcance global y en la robustez de la plataforma InSight DXP, una solución integral diseñada para transformar los procesos de cuentas por pagar y generar valor a partir de los datos de las facturas. Nuestros recursos de digitalización a nivel mundial incluyen 141 centros de procesamiento de imágenes en 45 países, con capacidad para gestionar 2600 millones de imágenes al año, ofreciendo así un único punto de entrada para todas las facturas de tu organización. Al aprovechar el procesamiento inteligente de documentos basado en IA, nuestra solución extrae datos valiosos con una precisión media del 97 % y automatiza los flujos de trabajo, lo que reduce los errores manuales y acelera las transacciones financieras.

Desarrollada sobre InSight DXP, nuestra plataforma proporciona acceso seguro e ininterrumpido basado en funciones. Además, aplica sistemáticamente políticas de retención y privacidad de los datos que facilitan el cumplimiento continuo y minimizan los riesgos de seguridad. Como socio comercial de confianza con presencia internacional y más de 70 años de experiencia, Iron Mountain ayuda a las organizaciones a optimizar sus procesos de cuentas por pagar para obtener la máxima eficiencia, precisión y escalabilidad.