Solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain

Enjeu commercial

Le courrier entrant, physique ou numérique, est un actif critique pour votre organisation : factures, documents fiscaux et juridiques, dossiers employés… Les équipes qui en assurent le traitement, souvent dispersées, ont besoin d'un accès rapide et sécurisé.

Les centres de traitement du courrier traditionnels entraînent des frais généraux importants, augmentent le risque d'erreurs et créent des vulnérabilités en cas de violation de données. Ces processus manuels peuvent également entraîner des retards dans la livraison de documents urgents, tels que des avis juridiques et fiscaux, ce qui peut générer des pertes financières et nuire aux relations avec les clients. L'impossibilité d'extraire et d'exploiter les données essentielles empêche d'obtenir les informations nécessaires à l'optimisation des processus clés. Ceci ralentit des processus critiques comme la validation des prêts hypothécaires, le traitement des demandes d'indemnisation et les paiements par chèque. La manipulation de documents physiques augmente également le risque d'exposition d'informations sensibles. En fin de compte, ces défis révèlent une faiblesse fondamentale : la dépendance à des systèmes obsolètes qui ne peuvent pas évoluer pour répondre aux exigences d'une entreprise moderne et en pleine croissance.

Et si vous pouviez...

• Transformer le courrier entrant en actifs numériques exploitables, avec des droits d'accès sécurisés par rôle, tout en respectant les normes et réglementations de sécurité internes et sectorielles, notamment pour les informations sensibles
• Réduire le temps, les efforts, les coûts et les erreurs liés au tri et à la distribution manuels du courrier en automatisant son acheminement vers les bons collaborateurs et services, selon les règles et besoins de votre entreprise
• Réduire vos dépenses d'investissement (CapEx) et votre coût total de possession grâce à une plateforme sécurisée, centralisée et conforme aux normes du secteur. Elle permet de numériser, stocker, automatiser et surveiller vos processus de courrier et processus aval, afin d'obtenir des informations opérationnelles et de renforcer votre efficacité

Solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain

La solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain résout les inefficacités des processus liés au courrier en transformant le courrier entrant en actifs numériques exploitables et en automatisant les flux de travail axés sur les documents. Cette solution SaaS (Software-as-a-Service) exploite le traitement intelligent des documents par l'IA pour extraire de précieuses données. Ceci permet aux organisations de rationaliser leurs opérations, d'accélérer leurs actions (comme les approbations de prêts hypothécaires et le traitement des réclamations) et d'acquérir une intelligence commerciale. Elle réduit la dépendance vis-à-vis des services courrier traditionnels en fournissant une plateforme sécurisée et centralisée avec une chaîne de traçabilité auditable, de la numérisation à la destruction, ce qui réduit les frais généraux et minimise les risques liés à la sécurité.

Notre solution numérique pour le courrier vous permet :

• De fournir un accès sécurisé au courrier grâce à une chaîne de traçabilité auditable.Nos experts en numérisation et notre infrastructure certifiés convertissent votre courrier physique entrant en format numérique grâce à notre vaste réseau mondial de centres d'imagerie. Conservez votre courrier dans la chaîne de traçabilité d'Iron Mountain et bénéficiez d'un suivi complet, depuis l'enlèvement initial jusqu'à la réception par le destinataire prévu dans la solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain. Après la numérisation, des options de destruction conformes aux politiques de votre entreprise sont disponibles, notamment le retour, le stockage ou la destruction sécurisée. Notre plateforme Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP) offre un accès sécurisé 24 h/24, 7 j/7 à votre courrier dématérialisé, en fonction des rôles attribués, ce qui permet un stockage, une recherche et une récupération efficaces.
• Accélérez les flux de travail axés sur les documents grâce à notre traitement intelligent basé sur l'IA, qui capture les données clés pour les acheminer automatiquement vers le destinataire prévu, en fonction de vos règles métier. Assurez la continuité de vos opérations grâce au transfert des messages en cas d'absence. Votre équipe peut facilement gérer les exceptions, réviser des documents en dehors des flux de travail standard et contrôler leur visibilité et leur partage. Extrayez instantanément les données clés pour comprendre et traiter le courrier dématérialisé grâce à « Chat with Doc », l'assistant IA de notre solution numérique pour le courrier.
• Intégrez facilement le courrier dans vos processus commerciaux grâce à des connexions avec vos systèmes ERP et CRM. Au-delà du traitement standard du courrier, nous proposons des solutions pour les flux de travail propres aux services et aux secteurs, comme le traitement des factures, des chèques et des demandes d'indemnisation, la validation des prêts hypothécaires après clôture et le support à la création de prêts. Ces solutions permettent d'automatiser les processus critiques et d'accélérer les transactions financières, comme le dépôt de chèques et la comptabilisation dans le grand livre général. Au-delà du traitement standard du courrier, nous proposons des solutions pour les flux de travail propres aux services et aux secteurs, comme le traitement des factures, des chèques et des demandes d'indemnisation, la validation des prêts hypothécaires après clôture et le support à la création de prêts. Ces solutions permettent d'automatiser les processus critiques et d'accélérer les transactions financières, comme le dépôt de chèques et la comptabilisation dans le grand livre général. Appliquez systématiquement les politiques de conservation et de confidentialité des données afin de pouvoir gérer et faire respecter les obligations.

L'atout d'Iron Mountain

L'atout d'Iron Mountain réside dans l'ampleur inégalée et la robustesse de sa plateforme. Dans un processus de bout en bout, nous ne nous contentons pas de collecter et de numériser le courrier physique avant de remettre les documents. Contrairement à d'autres solutions qui s'arrêtent là, notre approche est véritablement complète. Elle couvre la réception physique ou la collecte du courrier numérique natif, jusqu'à la disposition (stockage, restitution ou destruction) et à l'intégration dans vos résultats opérationnels, avec une chaîne de traçabilité auditable.

Avec la capacité de numériser 2,6 milliards d'images par an sur 141 sites d'imagerie dans 45 pays, nous sommes un leader mondial de la numérisation. Notre expertise, nos processus et nos infrastructures nous permettent de répondre à vos besoins de numérisation les plus exigeants.

Iron Mountain InSight DXP est la base de la solution numérique pour le courrier. Cette plateforme évolutive offre une interface utilisateur intuitive et moderne et des fonctionnalités complètes, notamment la gestion de contenu numérique et physique, l'automatisation des flux de travail par l'IA et la gouvernance de l'information, pour optimiser vos opérations.

Contactez Iron Mountain pour découvrir comment nous pouvons vous aider à rationaliser vos opérations de traitement du courrier.