Rješenje za obradu faktura tvrtke Iron Mountain

Unaprijedite plaćanje obaveza pomoću automatizacije pokretane umjetnom inteligencijom

Izazov

Uloga odjela za plaćanje obaveza brzo se mijenja od funkcije administrativne obrade transakcija prema strateški važnoj ulozi u optimizaciji profitabilnosti i novčanog tijeka. Međutim, neučinkovitost i dalje usporava timove odjela za plaćanje obaveza. 82 % timova odjela za plaćanje obaveza još uvijek ručno unosi fakture, a 56 % njih tjedno troši više od 10 sati na ručne zadatke.¹ Velika količina papirnatih dokumenata, ponavljajući unos podataka i sustavi sa silosima oduzimaju dragocjeno vrijeme i smanjuju mogućnost da se tim posveti strateškim zadacima. Takvi ručni procesi dovode do ljudskih pogrešaka, netočnih uplata i narušenih odnosa s dobavljačima. Čak 39 % računa sadrži pogreške upravo zbog ručnih procesa.²

Osim toga, česte iznimke, dugotrajna odobrenja i ograničena vidljivost podataka sprječavaju timove odjela za plaćanje obaveza da donose pravovremene i informirane financijske odluke te da iskoriste strateške prilike.

Što kad biste mogli

Upotrebljavati skalabilan, centraliziran i umjetnom inteligencijom pokretan sustav za:

1. Dobivanje potpunog pregleda životnog ciklusa fakture i kontrole nad njim, uz jednostavan pristup i upravljanje svim digitalnim i fizičkim dokumentima
2. Značajno smanjenje ručnih pogrešaka i nesukladnosti zahvaljujući inteligentnoj provjeri i usklađivanju podataka s fakture s informacijama o nabavi i isporuci
3. Pojednostavljenje i ubrzavanje odobrenja fakture, čime vaš tim može posvetiti više vremena strateškim financijskim inicijativama umjesto zamornim administrativnim zadacima

Rješenje za obradu faktura tvrtke Iron Mountain

Naše je rješenje za obradu faktura ugrađeno na platformu Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), skalabilnu, i sveobuhvatnu platformu sa softverom kao uslugom (SaaS) koja pretvara fizičke fakture u digitalne podatke spremne za obradu te automatizira tijekove rada koji se temelje na dokumentima. Rješenje za obradu faktura automatizira ključne funkcije plaćanja obaveza, uključujući unos podataka, odobrenja, usklađivanje i tijekove rada koji se temelje na dokumentima. Ovo rješenje povećava mogućnosti upravljanja podacima koji nisu dovoljno dobri ili nedostaju u vašem postojećem ekosustavu za plaćanje obaveza putem unaprijed ugrađenih poveznica, tijekova rada, vrsta dokumenata, metapodataka, pravila čuvanja i upita za AI.

Rješenje za obradu faktura pomaže vam:

• Učiniti obradu faktura transparentnijom: Steknite kontrolu nad obradom faktura pomoću upravljanja digitalnim i fizičkim dokumentima putem jedinstvenog portala prilagođenog korisnicima. Ovo centralizirano središte pruža jednostavan pristup utemeljen na ulogama ovlaštenim korisnicima, te pojednostavljuje dohvaćanje faktura i time izbjegava kašnjenja različitih sustava. Besprijekornom integracijom s postojećim sustavima za računovodstvo ukidaju se informacijski silosi te se pruža centraliziran pregled svih relevantnih podataka za učinkovitu obradu. Tijekovi rada i procesi odobravanja moguće je prilagoditi točno vašim poslovnim pravilima za precizno usmjeravanje i brza odobrenja. Jednostavno pratite tijek obrade i plaćanja fakture kako biste dobili jasan revizijski trag i bolji uvid u raspodjelu odgovornosti.
• Poboljšati točnosti i financijsku kontrolu: Postignite potpunu cjelovitost podataka uz inteligentnu obradu dokumenata temeljenu na umjetnoj inteligenciji koja automatski izdvaja podatke s fakture i besprijekorno ih učitava u tijekove rada te time uklanja pogreške uzrokovane ručnim unosom. Upotrijebite automatiziranu trostruku usporedbu da biste provjerili podatke s faktura s podacima o nabavi i isporuci tako da plaćate samo valjane pravilno ispunjenje narudžbe te time smanjite nesukladnosti i potencijalne preplate. Za fakture bez narudžbenica, agenti umjetne inteligencije automatski dodjeljuju relevantne računovodstvene oznake pojedinačnim stavkama, čime se značajno smanjuje broj vremenski zahtjevnih iznimki. Generirajte brze uvide kako biste optimizirali novčani tijek, postavili prioritete i poboljšali odnos s dobavljačima.
• Povećati učinkovitost i smanjiti troškove: Ovlaštenim korisnicima omogućen je jednostavan pristup i pretraživanje faktura putem jedinstvenog portala u oblaku na platformi InSight DXP. Digitalizacijom i automatizacijom tijekova rada fakture se razvrstavaju organiziraju uz minimalan trud, što pojednostavljuje odobravanja. Naša pouzdana poslovna pravila automatski označavaju i usmjeravaju iznimke za odgovarajuće korisnike te time omogućuje da se zaposlenici odjela za plaćanje obaveza usredotoče samo na zadatke za koje je potrebna ljudska ruka. Rješenje Iron Mountain InSight DXP omogućuje usklađenost sa standardnima industrije i sustavno primjenjuje politike čuvanja podataka i zaštite privatnosti te pomaže u upravljanju obavezama za odgovarajući sadržaj i upravljanju njime.

Prednosti tvrtke Iron Mountain

Prednost tvrtke Iron Mountain su iznimno veliki kapaciteti i pouzda platforma InSight DXP koja pruža potpuno i sveobuhvatno rješenje za transformaciju vaših procesa plaćanja obaveza i otkriva vrijednosti iz podataka s faktura. Naše globalne mogućnosti skeniranja i infrastruktura obuhvaćaju 141 lokaciju za digitalizaciju u 45 zemalja, s kapacitetom od 2,6 milijardi slika godišnje, čime omogućujemo jedinstvenu ulaznu točku za sve vaše fakture.

Upotrebom inteligentne obrade dokumenata pokretanu umjetnom inteligencijom naše rješenje izdvaja vrijedne podatke s prosječnom točnošću od 97 % i automatizira tijekove rada, čime se smanjuju ručne pogreške i ubrzavaju financijske transakcije.

Naša platforma, kao dio platforme InSight DXP, pruža vam siguran pristup temeljen na ulogama koji je dostupan 24 sata dnevno i sustavno primjenjuje politike čuvanja podataka i zaštite privatnosti, čime se omogućuje stalna usklađenost i smanjuju sigurnosni rizici. Kao pouzdan globalni partner s više od 70 godina iskustva, Iron Mountain pomaže optimizirati procese plaćanja obaveza radi postizanja maksimalne učinkovitosti, točnosti i skalabilnosti.