Digital Detox: Cara Praktis Membersihkan Data ROT

Data ROT bukanlah masalah sepele. Banyak organisasi menyimpan data yang sebenarnya tidak dibutuhkan dalam jumlah besar—dan ini bisa menjadi ancaman bagi operasional mereka. Data ROT menghambat efisiensi pengelolaan informasi, meningkatkan biaya, memperbesar celah keamanan, dan mengganggu proses pengambilan keputusan.

Data Tidak Terstruktur

Tak mengherankan jika data tidak terstruktur menjadi penyumbang terbesar ROT. Karena tidak memiliki format tetap seperti baris dan kolom dalam database, data jenis ini sulit diklasifikasikan dan sering kali menimbulkan ketidakpastian—banyak manajer informasi bahkan tidak tahu pasti apa saja yang mereka simpan.

Jenis data ini bisa mencakup berbagai file digital seperti dokumen teks, gambar, file audio dan video, postingan media sosial, email, dan lainnya. Banyak dari file tersebut hanyalah salinan—bahkan salinan dari salinan. Panelis kami memperkirakan bahwa sekitar 50–60% data organisasi terdiri dari data tidak terstruktur, yang berkontribusi besar terhadap membengkaknya volume ROT dalam sistem informasi.

Alasan organisasi anda perlu detoks digital

Membersihkan data ROT dapat mengurangi beban kerja untuk mengelola kumpulan data besar, terutama saat menghadapi proses hukum, audit, merger dan akuisisi, atau aktivitas bisnis lainnya. Semakin banyak data yang Anda miliki, semakin besar pula jumlah data yang harus diidentifikasi dan disiapkan dalam situasi-situasi tersebut. Dengan secara rutin mengelola data dan menyingkirkan ROT, Anda juga ddapat:

• Mengurangi risiko keamanan dan melindungi informasi sensitif dengan lebih baik
• Mengoptimalkan penyimpanan digital dan mengurangi dampak lingkungan
• Meningkatkan produktivitas di seluruh organisasi

Manfaat besar lain dari detoks digital adalah kesiapan organisasi Anda menyongsong tren masa depan seperti AI. Setelah membersihkan data ROT, informasi yang tersisa jadi lebih akurat dan siap digunakan oleh teknologi canggih—memberi sistem AI data berkualitas untuk menghasilkan insight bisnis dan pelanggan yang bernilai.

Pendekatan yang tepat untuk membersihkan data

Teknologi memang bisa membantu mengelola data ROT, tetapi keberhasilan sesungguhnya bergantung pada orang dan proses yang tepat. Proyek ini sering kali menuntut perubahan budaya kerja dan dukungan penuh dari manajemen puncak. Banyak karyawan terbiasa membuat salinan berlapis—bahkan salinan dari salinan—serta menyimpan data dalam berbagai folder tanpa memikirkan konsekuensinya. Tidak jarang, manajer arsip pun enggan mengubah kebiasaan lama ini.

Membersihkan jutaan file digital

Dalam diskusi kami, Chantel Johnson, VP dan Chief Data Officer di Bank of China, membagikan beberapa strategi kunci yang ia gunakan untuk membersihkan data ROT

Dukungan dari manajemen dan rekan kerja (top-down)

Chantel mendapatkan dukungan eksekutif untuk inisiatif pembersihan datanya, mengingat betapa pentingnya mengeliminasi sebanyak mungkin data ROT.

Penilaian data terfokus

Organisasinya fokus menangani data tidak terstruktur, yang dianggap paling berisiko karena kurang terorganisir dan berpotensi mengekspos informasi sensitif. Legal hold dan data pribadi (PII) menjadi pertimbangan penting selama proses ini. Kedua faktor tersebut secara langsung menentukan data ROT mana yang bisa dihapus.

Penerapan teknologi

Organisasinya memanfaatkan teknologi dan alat klasifikasi konten untuk memvisualisasikan data tidak terstruktur, mengidentifikasi file ROT, dan menilai status kepatuhannya.

Keterlibatan pemangku kepentingan dan ahli

Koordinator arsip, kepala departemen, dan pakar hukum dilibatkan untuk memberikan pengetahuan spesifik mereka serta memastikan klasifikasi dan disposisi data yang akurat.

Pendekatan bertahap

Organisasinya mengadopsi pendekatan bertahap dalam proses pembersihan data, dimulai dengan data berisiko rendah dan secara bertahap beralih ke kumpulan data yang lebih kompleks.

Pemeliharaan berkelanjutan

Organisasinya menetapkan proses dan kebijakan untuk mencegah penumpukan data ROT baru dan menjaga kualitas data secara berkelanjutan.

Program pembersihan data ROT tidk bisa selesai dengan sekali jalan. Ini adalah proses berkelanjutan yang perlu ditinjau dan diperbarui secara rutin—idealnya lebih sering dari setahun sekali, sehingga mendorong manajer arsip untuk mempertimbangkan strategi manajemen yang berkelanjutan. Keterlibatan manusia sangatlah krusial. Keputusan pembersihan data ROT yang tepat hanya dapat dilakukan oleh orang yang tepat pula. Teknologi dapat memberikan rekomendasi, tetapi keputusan bisnis dan hukum yang penting tetap membutuhkan sentuhan manusia.

Mengeliminasi data ROT dan merancang strategi pembersihan berkelanjutan adalah tugas wajib bagi manajer informasi masa kini. Data baru terus bermunculan, dan masalah kelebihan data akan semakin meningkat seiring pesatnya perkembangan AI.

Anda tidak boleh berdiam diri.

Tonton webinar lengkapnya

Tertarik mempelajari lebih lanjut dan menyimak sesi tanya jawab langsung? Kunjungi Iron Mountain 2024 Education Series untuk menonton rekaman on‑demand sesi Digital Detox: Cara Praktis Membersihkan Data ROT dan ikuti webinar selanjutnya.