Solusi Pemrosesan Faktur/Invoice Iron Mountain

Permudah Pengelolaan Accounts Payable dengan otomatisasi berbasis AI

Tantangan:

Peran tim Accounts Payable AP berubah signifikan, dari sekadar fungsi back office transaksional menjadi prioritas strategis yang dapat mengoptimalkan laba dan alur kas. Namun, tim AP selalu dihantui dengan inefisiensi. 82% dari tim AP masih memasukkan invoice secara manual, di mana 56% di antaranya menghabiskan lebih dari 10 jam per minggu untuk mengerjakan tugas manual.¹ Pengelolaan dokumen yang berlebihan, entri data berulang, serta sistem yang tidak efektif yang sangat menguras waktu dan membatasi keterlibatan strategis. Proses manual juga rentan kesalahan manusia, membuat proses pembayaran jadi tidak akurat, dan mengganggu hubungan dengan pemasok. Faktanya, 39% kesalahan pada invoice diakibatkan oleh proses manual.²

Tim AP juga kesulitan untuk mengambil keputusan finansial berbasis informasi dan memanfaatkan peluang strategis secara tepat waktu karena banyaknya pengecualian, proses persetujuan yang berlarut-larut, serta keterbatasan visibilitas data.

Bagaimana jika Anda bisa

Gunakan sistem yang skalabel, terpusat, dan didukung oleh kecerdasan buatan (AI) untuk:

1. Memantau serta mengendalikan siklus invoice secara komprehensif sehingga semua dokumen fisik maupun digital mudah diakses dan dikelola
2. Mengurangi kesalahan maupun ketidaksesuaian pekerjaan manual secara signifikan dengan validasi serta pencocokan cerdas untuk data pembelian dan penerimaan invoice
3. Menyederhanakan sekaligus mempercepat persetujuan invoice, sehingga tim tidak perlu melakukan tugas administratif yang rumit dan dapat lebih berfokus pada inisiatif finansial strategis

Solusi Pemrosesan Faktur/Invoice Iron Mountain

Solusi Pemrosesan Faktur/Invoice kami dibuat dengan Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), yaitu platform Software-as-a-Service (SaaS)menyeluruh yang dapat mengubah invoice fisik menjadi aset digital untuk dapat ditindaklanjuti dan mengotomatiskan alur kerja terkait dokumen. Pemrosesan Invoice akan mengotomatiskan berbagai fungsi utama AP, seperti entri, persetujuan, dan pencocokan data serta berbagai alur kerja terkait dokumen. Solusi ini akan memperkuat kemampuan manajemen data dan informasi yang belum sempurna di lingkungan AP Anda saat ini melalui konektor bawaan, alur kerja, jenis dokumen, metadata, pengaturan retensi, serta perintah AI yang telah dibangun sebelumnya.

Pemrosesan Invoice membantu Anda:

• Membuat pemrosesan faktur/invoice lebih transparan: Dapatkan kendali penuh atas proses penagihan Anda dengan mengelola dokumen digital dan fisik dalam satu portal yang ramah pengguna. Hub terpusat yang menyediakan akses praktis berbasis peran bagi pengguna terotorisasi ini akan menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan invoice dari sistem yang berbeda-beda. Integrasi yang mulus dengan sistem akuntansi yang sudah ada saat ini akan menguraikan silo informasi untuk memberikan tampilan terpusat atas semua data relevan untuk pemrosesan yang efektif. Sesuaikan alur kerja dan proses persetujuan dengan aturan bisnis Anda untuk perutean dan persetujuan perintah yang akurat. Memudahkan melacak alur penanganan dan pembayaran invoice Anda untuk memperjelas jejak audit sekaligus meningkatkan akuntabilitas.
• Meningkatkan akurasi dan kontrol finansial: Capai integritas data unggulan dengan pemrosesan dokumen secara cerdas (IDP) berbasis AI, yang akan mengekstrak informasi invoice dan memasukkannya ke dalam alur kerja Anda secara otomatis untuk menghilangkan kesalahan entri data manual. Manfaatkan pencocokan otomatis tiga arah untuk menyesuaikan data invoice dengan data pembelian dan penerimaan Anda, sehingga hanya pesanan yang valid dan benar yang dibayarkan, untuk meminimalkan risiko ketidaksesuaian atau kelebihan pembayaran. Untuk invoice non-purchase order(PO), agen AI secara otomatis mengklasifikasikan dimensi akuntansi yang relevan ke dalam Line Item, sehingga secara signifikan mengurangi pengecualian yang memakan waktu. Dapatkan wawasan cepat untuk mengoptimalkan alur kas, memprioritaskan pekerjaan, sekaligus mempererat hubungan dengan pemasok.
• Meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya: Pengguna terotorisasi dapat mengakses dan mencari invoice dengan mudah melalui satu portal berbasis cloud di InSight DXP. Melalui digitalisasi dan otomatisasi alur kerja, faktur/invoice akan disortir dan diorganisir dengan usaha minimal, sehingga proses persetujuan menjadi lebih efisien. Aturan bisnis lengkap kami akan otomatis menandai dan mengarahkan pengecualian ke pengguna yang tepat agar staf AP untuk fokus hanya pada tugas-tugas yang memerlukan intervensi manusia. Iron Mountain InSight DXP menjamin kepatuhannya terhadap standar industri serta menerapkan kebijakan retensi dan privasi data secara sistematis dalam mengelola maupun melaksanakan kewajiban atas konten yang relevan.

Keunggulan Iron Mountain

Keunggulan Iron Mountain adalah skalabilitasnya yang tidak terbatas dan platform InSight DXP yang sangat lengkap. Iron Mountain adalah solusi menyeluruh yang akan mentransformasi proses AP sekaligus meningkatkan nilai data invoice Anda. Kemampuan dan infrastruktur pemindaian global kami terdiri dari 141 lokasi pencitraan yang tersebar di 45 negara, dengan kapasitas 2,6 miliar gambar per tahun sebagai satu titik masuk untuk semua tanda terima invoice.

Dengan memanfaatkan pemrosesan dokumen cerdas berbasis AI, solusi kami akan mengotomatiskan alur kerja dan mengekstrak data penting dengan rata-rata akurasi 97%, dan mengotomatisasi alur kerja, mengurangi kesalahan manual, serta mempercepat transaksi keuangan.

Platform kami dibuat dengan InSight DXP yang menyediakan akses berbasis peran 24/7 serta menerapkan kebijakan retensi dan kebijakan data secara sistematis. Artinya, platform akan selalu minim risiko dan menjamin kepatuhannya. Sebagai mitra global tepercaya dengan pengalaman selama 70 tahun lebih, Iron Mountain membantu mengoptimalkan proses AP agar lebih efisien, akurat, dan mudah diskalakan.