Iron Mountain 디지털 메일 솔루션 개요

비즈니스 과제

우편물은 송장, 법적 세무 문서, 직원 기록 등 모든 것을 아우르는 조직의 중요한 자산입니다. 하지만 종이 기반 우편물에 대한 지속적인 의존은 안전하고 신속한 접근이 필요한 분산된 인력에게 어려움을 야기합니다.

기존 메일룸은 상당한 간접비를 발생시키고, 오류 위험을 높이며, 데이터 유출 취약성을 야기합니다. 이러한 수동 프로세스는 법적 통지서나 세금 고지서와 같이 시간에 민감한 문서의 전달 지연을 초래할 수 있으며, 이는 잠재적으로 재정적 손실을 발생시키고 고객 관계에 악영향을 미칠 수 있습니다. 귀중한 데이터를 추출하고 활용할 수 없으면 주요 운영 프로세스 최적화에 필요한 실행 가능한 인사이트를 얻지 못하여 모기지 승인, 보험 청구 처리, 수표 지급과 같은 중요한 워크플로우가 지연됩니다. 물리적 문서를 처리하면 민감한 정보가 노출될 위험도 높아집니다. 궁극적으로 이러한 문제들은 핵심적인 약점을 드러내는데, 바로 현대적이고 성장하는 조직의 요구에 맞춰 확장할 수 없는 구식 시스템에 의존한다는 것입니다.

할 수 있는 일

• 물리적 우편물을 전자화된 실행 가능한 자산으로 전환하여, 특히 민감한 정보에 대해 회사 및 업계 보안 표준과 규정을 준수하면서 역할 기반의 안전한 접근을 제공합니다.
• 비즈니스 규칙과 수요에 기반하여 개인 및 부서로 수신 우편물을 자동 라우팅함으로써 수동 우편물 분류 및 전송에 소요되는 시간, 노력, 비용 및 오류를 크게 줄입니다.
• 우편물 프로세스 및 다운스트림 워크플로우를 전자화, 저장, 자동화 및 모니터링하고 운영 인사이트를 확보하며 효율성을 높이기 위한 안전하고 중앙 집중화된 업계 표준 준수 플랫폼을 통해 자본 지출(CapEx) 및 총 소유 비용을 최소화합니다.

Iron Mountain 디지털 메일

Iron Mountain 디지털 메일은 물리적 우편물을 실행 가능한 디지털 자산으로 변환하고 문서 중심 워크플로우를 자동화하여 우편물 의존적인 프로세스의 비효율성을 해결합니다. 이 SaaS(Software-as-a-Service) 솔루션은 AI 기반의 지능형 문서 처리를 활용하여 가치 있는 데이터를 추출함으로써 조직이 운영을 간소화하고, 모기지 승인 및 청구 처리와 같은 조치를 가속화하며, 비즈니스 인텔리전스를 확보할 수 있도록 지원합니다. 이 솔루션은 전자화부터 폐기에 이르기까지 감사 가능한 관리 체인을 갖춘 안전하고 중앙 집중화된 플랫폼을 제공함으로써 기존 메일룸의 의존도를 줄이고, 간접비를 절감하며, 보안 위험을 최소화합니다.

디지털 메일을 통해 얻을 수 있는 이점

• 감사 가능한 관리 체인을 통해 우편물에 대한 안전한 접근 제공 - 철저히 검증된 스캐닝 전문가와 인프라가 광범위한 글로벌 이미징 센터 네트워크를 통해 수신된 물리적 우편물을 디지털로 변환합니다. Iron Mountain의 관리 체인 내에 우편물을 보관하고, 우편물의 최초 수거부터 수신자에게 전달될 때까지 완벽하게 추적합니다. 전자화 후에는 반송, 보관, 안전한 파쇄를 포함하여 조직의 정책에 부합하는 폐기 옵션을 이용할 수 있습니다. Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform(DXP)은 전자화된 우편물에 대한 역할 기반 보안 접근을 연중무휴 24시간 제공하여 효율적인 저장, 검색 및 조회를 지원합니다.
• 비즈니스 규칙에 따라 수신자에게 자동 전달할 주요 데이터를 수집하는 AI 기반 지능형 문서 처리 기술로 문서 중심 워크플로우를 가속화합니다. 부재 중 전달 기능으로 원활한 운영을 유지합니다. 팀은 예외 사항을 쉽게 처리하고, 표준 워크플로우 외부에서 문서를 검토하며, 문서의 가시성과 공유를 제어할 수 있습니다. 디지털 메일의 지능형 AI 동반자인 Chat with Doc을 통해 주요 데이터를 즉시 추출하여 전자화된 메일을 이해하고 이를 바탕으로 조치를 취합니다.
• ERP 및 CRM 시스템과의 연동을 통해 우편물을 비즈니스 프로세스에 원활하게 통합합니다. 일반적인 우편물 처리 외에도, 송장, 수표, 청구 처리, 모기지 계약 후 검증, 대출 개시 지원 등 부서별 및 산업별 워크플로우 솔루션을 제공하여 핵심 프로세스를 자동화하고 수표 입금, 총계정원장 전기와 같은 금융 거래를 가속화합니다. 또한 조직의 고유한 요구 사항을 충족하는 맞춤형 솔루션을 설계할 수도 있습니다. 보존 및 데이터 개인정보 보호 정책을 체계적으로 적용하여 의무를 관리하고 이행할 수 있도록 합니다. 콘텐츠 도구와의 통합을 통해 발신 메일을 간소화하고, 비용 효율적인 인쇄, 삽입, 우편 요금 처리 및 발송 서비스를 제공하며, 모든 과정을 실시간으로 추적하여 완벽한 투명성을 보장합니다.

Iron Mountain의 장점

Iron Mountain의 경쟁력은 압도적인 규모와 강력한 플랫폼에 있습니다. 전체 여정에서 Iron Mountain은 단순히 문서를 스캔하여 전달하는 데 그치지 않습니다. 다른 솔루션과 달리, Iron Mountain의 접근 방식은 물리적 수령부터 파쇄, 비즈니스 성과로의 통합까지 모두 포괄하며, 전 과정을 감사 가능한 관리 체인을 통해 처리합니다.

45개국 141개 이미징 사이트에서 연간 26억 장의 이미지를 스캔할 수 있는 역량을 갖춘 Iron Mountain은 전자화 분야의 글로벌 리더입니다. Iron Mountain의 전문가, 프로세스 및 인프라를 활용하면 가장 까다로운 스캔 요구 사항도 처리할 수 있습니다.

Iron Mountain InSight DXP는 디지털 메일의 기반입니다. 이 확장 가능한 플랫폼은 직관적이고 현대적인 사용자 인터페이스는 물론 디지털 및 물리적 콘텐츠 관리, AI 기반 워크플로우 자동화, 정보 거버넌스를 포함한 포괄적인 기능을 제공하여 운영을 최적화합니다.

Iron Mountain에 문의하여 우편 업무를 간소화할 수 있도록 Iron Mountain이 지원하는 방법을 알아보세요.