De juiste aanpak voor het opschonen van data
Hoewel technologie kan helpen bij het beheren van ROT-data, is het essentieel om ook de juiste mensen en processen in te zetten om het probleem effectief aan te pakken. Dit vereist vaak een verandertraject met draagvlak en ondersteuning vanuit de top van de organisatie. Gemiddelde medewerkers hebben vaak de gewoonte om kopieën van kopieën van kopieën te maken en data op te slaan in allerlei verschillende mappen, zonder stil te staan bij de gevolgen. Zelfs archiefbeheerders kunnen zich verzetten tegen het veranderen van hun opslaggewoonten.
Miljoenen digitale bestanden opschonen
Tijdens ons gesprek deelde Chantel Johnson, VP, Chief Data Office bij Bank of China, enkele belangrijke strategieën die zij toepaste in haar aanpak van ROT-opruiming.
Top-down ondersteuning:
Chantel wist steun te verkrijgen van het hogere management voor het opruimplan, in de overtuiging dat het essentieel was om zoveel mogelijk ROT-data te verwijderen.
Gerichte data-analyse:
De organisatie richtte zich op ongestructureerde data, omdat dit type gegevens als het meest risicovol werd beschouwd vanwege het gebrek aan structuur en de kans op blootstelling van gevoelige informatie. Tijdens het opschoningsproces werd rekening gehouden met wettelijke bewaarplichten en persoonsgegevens. Beide factoren hadden directe invloed op welke ROT-data kon worden verwijderd.
Inzet van technologie:
De organisatie maakte gebruik van technologische oplossingen en contentclassificatietools om ongestructureerde data te visualiseren, ROT-bestanden te identificeren en de compliance te beoordelen.
Betrokkenheid van stakeholders en inhoudsdeskundigen:
Archiefcoördinatoren, afdelingshoofden en juridische experts werden betrokken om domeinkennis te leveren en te zorgen voor een nauwkeurige dataclassificatie en -verwerking.
Stapsgewijze opschoning:
De organisatie koos voor een gefaseerde aanpak van het opschoningsproces, waarbij gestart werd met data met een laag risico en vervolgens werd opgeschaald naar complexere datasets.
Doorlopend onderhoud:
De organisatie stelde processen en beleidsmaatregelen op om de opbouw van nieuwe ROT-data te voorkomen en de structurele datahygiëne te waarborgen.
