Digital detox: Slik rydder du opp i gamle data

ROT er et stort problem: Mange virksomheter har store mengder unødvendige data som kan utgjøre en risiko for driften. ROT-data hindrer effektiv informasjonshåndtering og fører til økte kostnader, sikkerhetssårbarheter og svekket beslutningstaking.

Ustrukturerte data

Ikke overraskende er ustrukturerte data mye av årsaken når det gjelder ROT. Ustrukturerte data – data som ikke har et forhåndsdefinert format som det man finner i radene og kolonnene i en database – utgjør et problem for virksomheter på grunn av sin tvetydighet. Informasjonsledere «vet rett og slett ikke hva de ikke vet».

Ustrukturerte data kan omfatte digitale filer som tekstdokumenter, bilder, lydfiler, videofiler, innlegg på sosiale medier, e-poster og mye annet. Mange av disse filene er ofte kopier, og noen ganger til og med kopier av kopier. Paneldeltakerne anslår at hele 50–60 % av en virksomhets data er ustrukturerte.

Derfor trenger virksomheten din en digital detox

Opprydding av ROT-data letter arbeidsmengden som kreves for å håndtere enorme datasett under rettstvister, revisjoner, fusjoner og oppkjøp og andre forretningsaktiviteter. Jo flere data du har, desto flere data må du identifisere og produsere i disse situasjonene. Ved å håndtere dataene regelmessig og fjerne ROT, kan du også:

• Redusere sikkerhetsrisikoen og beskytte sensitiv informasjon bedre
• Øke produktiviteten i hele virksomheten
• Optimalisere digital lagring og redusere miljøpåvirkningen

En annen stor fordel med digital detox er at virksomheten blir bedre forberedt på fremtidige trender som KI. Dataene du sitter igjen med etter en ROT-opprydding vil sannsynligvis være mer nøyaktige og nyttige for avansert teknologi, slik at du trygt kan levere inndata til modellen. Rene data gir verdifull forretnings- og kundeinnsikt.

Riktig tilnærming til dataopprydding

Selv om teknologien kan bidra til å håndtere ROT-data, er det viktig å ha mennesker og prosesser som kan takle problemet effektivt. Dette innebærer ofte en endringsledelse med støtte fra toppen. Mange medarbeidere vil kanskje ta kopier av kopier av kopier og lagre data i ulike mappetyper, uten å tenke over konsekvensene. Selv dokumentansvarlige kan vegre seg mot å endre vaner forbundet med datalagring.

Rydde opp i millioner av digitale filer

Under diskusjonen delte paneldeltaker Chantel Johnson, VP, Chief Data Office i Bank of China, noen viktige strategier som ble brukt under hennes tilnærming til ROT-opprydding.

Støtte fra toppen:

Chantel fikk støtte fra ledelsen til å sette i gang med dataoppryddingen, og de anerkjente dermed at det er viktig å fjerne mest mulig ROT-data.

Målrettet datavurdering:

Virksomheten fokuserte på ustrukturerte data, som ble ansett å utgjøre den høyeste risikoen på grunn av manglende organisering og potensialet for eksponering av sensitiv informasjon. Bevaring av data for rettslige formål og personlig identifiserbar informasjon (PII) var viktige hensyn under oppryddingen. Begge disse faktorene hadde direkte innvirkning på hvilke ROT-data som kunne fjernes.

Implementering av teknologi:

Virksomheten utnyttet teknologi og verktøy for innholdsklassifisering for å visualisere ustrukturerte data, identifisere ROT-filer og vurdere samsvarsstatus.

Bruk av interessenter og SMB:

Arkivarer, avdelingsledere og juridiske eksperter ble hyret inn for å bidra med fagkunnskap og sikre nøyaktig dataklassifisering og -disponering.

Gradvis opprydding:

Virksomheten benyttet en trinnvis tilnærming til oppryddingen, som startet med data med lav risiko og gradvis gikk over til mer komplekse datasett.

Løpende vedlikehold:

Virksomheten etablerte prosesser og retningslinjer for å hindre akkumulering av nye ROT-data og sikre kontinuerlig datahygiene.

Opprydding av ROT-data er ikke en engangsløsning, men en pågående prosess som krever regelmessig gjennomgang og oppdatering. Ekspertene anbefaler at det gjøres oftere enn én gang i året og oppfordrer dokumentansvarlige til å vurdere en kontinuerlig strategi. Det er viktig å ha med et menneske i prosessen. Uten de rette personene i ROT-oppryddingen kan beslutningstakingen stoppe opp. Teknologien kan komme med forslag, men den kan ikke ta alle de kritiske forretningsmessige og juridiske beslutningene.

Det er viktig for dagens informasjonsledere å redusere ROT-data og utvikle en strategi for kontinuerlig opprydding. Det opprettes hele tiden nye data, og problemet med for mye data øker stadig i kjølvannet av KIs raske ekspansjon.

Du har ikke råd til å vente.

Slik bruker du innsikten

Er du interessert i å diskutere praktiske måter å rydde opp i ROT-data og optimalisere informasjonshåndteringen på? Vi oppfordrer deg til å kontakte en lokal Iron Mountain-representant. Vedkommende kan gi deg spesialtilpasset innsikt og tilby løsninger som er relevante for akkurat dine behov. Du kan også ta en titt i ressurssenteret, der du finner de nyeste tipsene om hvordan du effektivt administrerer informasjonen din.