Archiwizacja dokumentów płacowych – przepisy i rozwiązania dla przedsiębiorstw

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawców obowiązuje inny okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowa ustawa dopuszcza także dwie formy przechowywania akt osobowych – papierową i elektroniczną. Dowiedz się, ile trzeba przechowywać listy płac oraz jak przejść na zdigitalizowaną formę prowadzenia teczek HR i obniżyć wydatki związane z ich archiwizacją.

Archiwizacja dokumentów płacowych – przepisy

1 stycznia 2019 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które określa, ile przechowywać listy płac i jak prowadzić akta pracownicze. Definiuje ono również formę, w której można archiwizować dokumenty płacowe, a także wskazuje sposób na skrócenie bądź wydłużenie okresów przechowywania akt pracowniczych.

Według rozporządzenia pracodawca – oprócz prowadzenia akt osobowych – zobligowany jest do gromadzenia dodatkowych informacji o zatrudnianych osobach. Ma on obowiązek ewidencjonowania czasu pracy, prowadzenia kart wypłacanego wynagrodzenia czy też kart ewidencyjnych, dotyczących przydziału odzieży roboczej oraz środków ochrony indywidualnej.

Przeczytaj: Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest?

Listy płac – jak długo przechowywać

Zgodnie z prawem teczki HR należy archiwizować tak, aby zagwarantować ich poufność, kompletność i integralność. Pracodawca zobligowany jest do zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu. Listy płac powinny być zabezpieczone przed zniszczeniem, uszkodzeniem czy nieupoważnionym dostępem.

Czas przechowywania dokumentacji płacowej zależy od okresu, w którym trwał stosunek pracy. Ustawodawca wyraźnie wyznaczył trzy grupy pracowników, których obowiązują inne zakresy archiwizacji listy płac:

• osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 r. – dokumenty przechowuje się przez 50 lat,
• osoby zatrudnione od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że złożono raport ZUS RIA i OSW – wtedy 10 lat,
• osoby zatrudnione od 1 stycznia 2019 r. – domyślnie 10 lat, pod warunkiem złożenia raportów.

Jak wygląda ustawa o archiwizacji dokumentów? Skąd czerpać informacje?

Ustawa o archiwizacji dokumentów reguluje zasady przechowywania akt w Polsce, obejmując zarówno dokumentację państwową, jak i tę powstającą w przedsiębiorstwach. Określa obowiązki dotyczące sposobu gromadzenia, zabezpieczania oraz przekazywania akt do archiwów. Jako pracodawca musisz uwzględniać również przepisy prawa pracy, które wprost odnoszą się do dokumentów płacowych i kadrowych. Najważniejsze akty prawne to:

• ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
• kodeks pracy;
• przepisy ZUS oraz rozporządzenia wykonawcze.

Aby zdobyć rzetelne informacje, powinieneś korzystać z Dziennika Ustaw, interpretacji ministerialnych oraz wytycznych Państwowej Inspekcji Pracy. Dobrym źródłem są także oficjalne strony rządowe, gdzie znajdziesz aktualne wersje ustaw oraz praktyczne objaśnienia. Warto również śledzić komentarze prawnicze publikowane przez kancelarie i specjalistów zajmujących się archiwistyką, ponieważ pomagają zrozumieć niuanse i praktyczne zastosowania regulacji.

Cyfryzacja / elektronizacja archiwizacji dokumentów płacowych – przepisy

Rząd znowelizował również Kodeks pracy i wprowadził Ustawę z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Dzięki tej zmianie pracodawcy od 2019 r. mogą prowadzić i archiwizować dokumenty płacowe w formie elektronicznej. Aby móc skorzystać z tego rozwiązania, listy płac pracowników powinny zostać zdigitalizowane poprzez zeskanowanie ich do formy cyfrowej i opatrzone:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Pracodawca, który przechowuje dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, ma obowiązek poinformować o tym pracownika – najpóźniej w momencie zawarcia umowy o pracę.

Outsourcing teczek HR z Iron Mountain

Outsourcing teczek HR pozwoli Ci zaoszczędzić cenną przestrzeń w swojej organizacji, usprawnić pracę działu HR i zredukować koszty związane z zarządzaniem papierowym archiwum.

Digitalizacja teczek HR w modelu outsourcingowym to efektywne zarządzanie wszystkimi procesami HR i odciążenie działu kadr od żmudnych, monotonnych obowiązków. Dzięki skorzystaniu z usługi e-teczki przeniesiesz dane personalne pracowników, w tym listy płac, do formy cyfrowej.

Sprawdź także: Optymalizacja procesów w firmie – na czym polega? 

Akta osobowe i dokumentacja płacowa wszystkich zatrudnionych zostanie przetransportowana do bezpiecznego Centrum Archiwizacji, gdzie nasi pracownicy dokonają jej weryfikacji, walidacji zgodności, a następnie rejestracji w systemie archiwizacyjnym.

Wykwalifikowany personel Iron Mountain, który sprawuje pieczę nad właściwym zarządzaniem dokumentacją i informacjami (RIM), zajmie się zarówno teczkami nieaktywnymi jak i aktywnymi.

Przekazaną dokumentację najpierw zeskanujemy do postaci cyfrowej, a każdy dokument poddamy indeksacji, czyli opiszemy uzgodnionymi danymi. W ten sposób powstanie cyfrowe zaplecze działu HR z wszystkimi teczkami pracowniczymi i dokumentacją płacową, które na bieżąco będziemy aktualizować o dostarczane akta i informacje dotyczące pracowników.

^{Schemat digitalizacji teczki pracowniczej w Iron Mountain. Źródło: ironmoutain.com}

Co istotne, każdy zeskanowany dokument może otrzymać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, która potwierdza zgodność wersji cyfrowej z oryginalną i jest podstawą do tego, aby wnioskować o skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji płacowej.

Korzystając z outsourcingu teczek HR, masz dostęp do specjalnej platformy eVault, gdzie zlokalizowane są teczki pracownicze z obrazami lub informacje o ich zawartości.

Dzięki digitalizacji dokumentacji płacowej Twoi pracownicy otrzymają szybki podgląd zarówno do akt nieaktywnych pracowników, jak i teczek z dokumentacją bieżącą.

Uwolnisz dział kadr od dużej liczby obowiązków, a jego praca ograniczy się tylko do przekazywania pracownikom Iron Mountain we wskazanym czasie akt osobowych, aktualnych list płac i innych dokumentów pracowniczych, które są wymagane przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W Iron Mountain przekształcimy je na formę cyfrową i odpowiednio skompletujemy z konkretną teczką pracowniczą.

Dowiedz się więcej: Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Raport informacyjny ZUS RIA

Pamiętaj, że dokumentację osobową pracowników, których zatrudniałeś w okresach od stycznia 1999 r. do końca grudnia 2018 r., możesz przechowywać krócej, niż przewiduje ustawa i skrócić ten czas z 50 do 10 lat. Warunkiem, aby skorzystać z tego przywileju, jest złożenie do ZUS-u oświadczenia ZUS OSW oraz raportu ZUS RIA.

Specjaliści Iron Mountain po uzyskaniu Twojego pełnomocnictwa zajmą się przygotowaniem raportu informacyjnego ZUS RIA oraz RP-7 i przygotują obligatoryjne zaświadczenia pracownicze wymagane do ZUS RIA.

Korzyści wprowadzenia zdigitalizowanych teczek HR i listy płac

Bezpieczeństwo i integralność informacji to jedne z najważniejszych elementów w zarządzaniu dokumentacją HR. Digitalizacja lub/i automatyzacja działu HR zapewnia niezawodność i efektywność wszystkich prowadzonych procesów kadrowych, zapewniając przy tym wysoką jakość zarządzania informacją.

Według badania „The State of Information Management” przeprowadzonego przez HR.com i Iron Mountain cyfryzacja zarządzania działem HR niesie w sobie szereg korzyści. Wśród nich badane przedsiębiorstwa wymieniały głównie:

• bardziej efektywnie wykorzystany czas pracy i więcej czasu wolnego (77%),
• bezpieczeństwo danych i ochrona informacji wrażliwych (74%),
• przestrzeganie przepisów i regulacji (68%),
• lepsza widoczność i dostęp do informacji o pracownikach (67%),
• uproszczenie procesów związanych z prowadzeniem audytów i komunikacją z odpowiednimi organami państwowymi (64%),
• skuteczniejsze przeprowadzanie analiz i łatwość wyciągania wniosków oraz pozytywny wpływ na podejmowanie decyzji (57%),
• obniżenie całkowitych kosztów związanych z działaniami kadrowymi (50%),
• efektywne wspieranie pracowników zdalnych (49%).

^{Korzyści wynikające z digitalizacji teczki HR. Badanie „The State of Information Management” przeprowadzone przez HR.com i Iron Mountain wśród specjalistów i pracowników działów HR. Źródło: ironmountain.com}

Bezpieczeństwo danych

Usługa e-teczki HR gwarantuje, że Twoje dane mogą być bezpiecznie przechowywane w zaszyfrowanej formie np.: na platformie do zarządzania treścią, a dostęp do niej otrzymają uprawnione do tego osoby.

Dostępność

Twoi pracownicy uzyskają odpowiedni dostęp do dokumentów pracowniczych 7 dni w tygodniu przez całą dobę, co ułatwi wykonywanie pracy zdalnie. Technologia optycznego rozpoznawania znaków OCR ułatwi personelowi odnajdywanie potrzebnych dokumentów według indeksów lub fraz.

Automatyzacja workflow działu HR

Dokonasz integracji odizolowanych dotąd obszarów działania i stworzysz logiczny i spójny schemat pracy HR.

Warto przeczytać: Jak długo przechowywać dokumenty firmowe po zamknięciu działalnośc

Dokonaj cyfryzacji dokumentacji płacowej i skróć czas przechowywania listy płac swojego personelu.

Zmiany w przepisach pozwalają zredukować uciążliwości, które wiążą się z prowadzeniem papierowych teczek HR. Archiwizacja dokumentów płacowych i przepisy regulujące kwestie w tym zakresie wyraźnie dopuszczają zarówno digitalizację akt osobowych, jak i skrócenie czasu ich przechowywania dla pracowników zatrudnionych w określonych latach. Dokonaj outsourcingu listy płac z Iron Mountain, aby usprawnić działanie Twojego przedsiębiorstwa i osiągnąć dojrzałość cyfrową.