W GBSBanku cyfryzacja dokumentacji znacząco zwiększa poziom wydajności operacyjnej działu HR

GBSBank konsekwentnie dążył do wyeliminowania ryzyk związanych z zagubieniem dokumentów oraz występowaniem błędów ludzkich. Wyzwaniem była niespójność procesów, ponieważ prawie każdy oddział stosował odmienne metody kompletowania i skanowania, co uniemożliwiało standaryzację teczek pracowniczych. Ponadto, obsługa dokumentacji w formie papierowej generowała opóźnienia.

„Naszym celem była poprawa efektywności działu HR, tak by proces kompilacji dokumentów odbywał się bez konieczności fizycznego archiwizowania, organizowania czy etykietowania” – wyjaśnił Węgrzynowski.

Kolejnym priorytetem było ograniczenie duplikacji dokumentacji, co jest kluczowe dla minimalizacji ryzyka w zakresie bezpieczeństwa i prywatności danych.

W procesie poszukiwania dostawcy usług digitalizacji zasobów, Iron Mountain wyróżnił się elastycznością, zaawansowaną funkcjonalnością systemu oraz przejrzystością w zakresie kosztów utrzymania.

Roland Węgrzynowski podsumowuje: “Konkurencyjność cenowa stanowiła ważny aspekt decyzyjny. Jednakże dodatkowym atutem, który przeważył na korzyść Iron Mountain, było ich bogate doświadczenie oraz referencyjne portfolio klientów z sektora bankowego, co w znacznym stopniu uwiarygodniło firmę i potwierdziło trafność naszego wyboru.”Roland Węgrzynowski Dyrektor Zespołu Technologii.

30 – dniowa transformacja cyfrowa

Po rozpoczęciu projektu firma Iron Mountain potrzebowała zaledwie 30 dni na skonfigurowanie cyfrowej bazy i zebranie materiałów oraz zeskanowanie 18 500 stron dokumentacji kadrowo-płacowej, która następnie została poddana walidacji i zabezpieczeniu. Jednocześnie, setki starych teczek pracowniczych włączono do cyfrowego archiwum GBSBanku, zapewniając bezpieczny dostęp w celu ochrony prywatności danych.

Cały projekt został zrealizowany w oparciu o formułę Proof-of-Concept (PoC), co – zdaniem Rolanda Węgrzynowskiego – okazało się słusznym wyborem.

„Kiedy zaproponowano nam pracę w oparciu o Proof-of-Concept, początkowo mieliśmy obawy, ponieważ chcieliśmy zdefiniować nasze potrzeby poprzez wewnętrzne spotkania” – powiedział Węgrzynowski. „Jednak szybko okazało się, że koncepcja PoC pomogła nam w zachowaniu dyscypliny przez cały czas trwania projektu. Wdrożenie zrealizowane w ramach wspólnych warsztatów zaowocowało ukończeniem projektu na czas i zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Nie doświadczyliśmy również żadnych problemów technicznych w trakcie ani po wdrożeniu, co przyczyniło się do pozytywnej oceny projektu przez dział HR.”

Bardziej efektywny model pracy

Pracownicy działu HR nie muszą już pracować z dokumentacją papierową w fizycznych segregatorach. Przejście na cyfrowy format znacząco zwiększyło efektywność pracy poprzez skrócenie czasu potrzebnego na wyszukiwanie i weryfikację dokumentacji. Przykładowo, zaświadczenia lekarskie mogą być teraz zlokalizowane za pomocą prostej funkcji wyszukiwania słów kluczowych. Dodatkowo, digitalizacja ułatwiła generowanie raportów i wydawanie powiadomień, które są obecnie kierowane wyłącznie do właściwych osób, zamiast być rozsyłane do całego zespołu.

„Pracownicy HR mogą także udostępniać audytorom teczki kadrowe tylko w trybie do odczytu, bez konieczności drukowania czy przekazywania fizycznych kopii” – dodaje Węgrzynowski. „Odzyskaliśmy powierzchnię biurową, którą aktualnie redukujemy, aby obniżyć koszty i umożliwić rozwój naszej spółce GBS Nieruchomości. Co więcej, członkowie działu HR mogą teraz jednocześnie pracować nad tymi samymi dokumentami w ramach różnych zadań i obowiązków. Wreszcie, pracownicy HR zyskali możliwość pracy zdalnej, którą inni już od dawna praktykują.”