Co to jest ECM (Enterprise Content Management)? Na czym polega zarządzanie treścią w takim systemie?

Co to jest ECM i do czego służy? Czym ten system różni się od CMS (Content Management System)? Sprawdź, jak Twoja firma może zarządzać treścią.

Zarządzanie treścią w dużej firmie lub wielodziałowym przedsiębiorstwie może być problematyczne. Duże ilości informacji, które przepływają przez wiele osób pracujących nad określonymi projektami, mogą w pewnym momencie stać się chaotyczne i nieuporządkowane. Jak poradzić sobie z szumem informacyjnym w organizacji? Z pomocą przychodzi system ECM. Przeczytaj, jak dzięki niemu możesz zarządzać informacjami w firmie.

Co to jest ECM?

ECM to skrót od Enterprise Content Management. Oznacza system stosowany do zarządzania, archiwizacji i dystrybucji dokumentów oraz innych danych. Dzięki niemu możliwe jest sprawne i zintegrowane zarządzanie informacjami. System ECM pozwala na ich kontrolowanie na każdym etapie przetwarzania w przedsiębiorstwie, dzięki czemu komunikacja jest znacznie płynniejsza. Z pomocą systemu ECM możesz:

• zarządzać dokumentami firmowymi,
• pracować na treściach w grupie,
• archiwizować wykorzystywane dane.

Jak działa system ECM?

ECM system integruje w jednym środowisku różne rodzaje treści – zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej. Jego zadaniem jest przechowywanie plików, ale także ich klasyfikacja, kontrola wersji, automatyzacja przepływu pracy i monitorowanie dostępu.

System ECM działa w oparciu o cztery podstawowe filary:

• przechwytywanie treści – dokumenty są skanowane, digitalizowane i wprowadzane do repozytorium w formie cyfrowej;
• organizowanie i klasyfikacja – każdy plik otrzymuje metadane ułatwiające jego odnalezienie;
• udostępnianie i kontrola wersji – użytkownicy mogą współpracować na wspólnych dokumentach, zachowując kontrolę nad zmianami;
• archiwizacja i bezpieczeństwo – dane są przechowywane zgodnie z regulacjami, a dostęp do nich jest ściśle kontrolowany.

Wdrożenie takiego rozwiązania pomaga ograniczyć czas poświęcany na ręczne procesy i zwiększyć przejrzystość obiegu informacji.

ECM a CMS – jakie są różnice?

System ECM bywa mylony z systemem CMS. CMS to Content Management System, czyli system, który także zajmuje się zarządzaniem treścią. Jaka jest więc różnica? CMS pozwala na zarządzanie treścią na dowolnej stronie internetowej. Dzięki niemu możesz zatem pracować na treściach, które umieszczasz na blogu czy stronie produktowej. Z tego wynika, że system ECM jest znacznie bardziej rozbudowany i pomaga w holistycznym zarządzaniu treściami firmy.

Porównanie systemu ECM z CMS

Korzyści z wdrożenia systemu ECM

System ECM przynosi organizacjom szereg wymiernych korzyści, szczególnie w zakresie efektywności i bezpieczeństwa.

Wdrożenie pozwala:

• ograniczyć koszty związane z papierowym obiegiem dokumentów;
• zwiększyć dostępność danych i skrócić czas wyszukiwania informacji;
• zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi;
• poprawić bezpieczeństwo informacji i kontrolę nad ich cyklem życia.

Za sprawą centralnego repozytorium dane są dostępne w dowolnym momencie, a procesy stają się bardziej przejrzyste.

Zarządzanie treścią z Iron Mountain

Iron Mountain wie, że prawidłowa praca wewnątrz organizacji opiera się na wielu filarach. Jednym z nich jest sprawne i bezproblemowe zarządzanie treścią, która przechodzi przez całą firmę. Pracownicy powinni mieć do niej łatwy dostęp, aby podczas pracy nie tworzyły się zastoje informacyjne. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi system ECM, oferowany przez Iron Mountain.

InSight Digital Experience Platform – system ECM do zarządzania treścią

Iron Mountain InSight DXP to zaawansowana platforma do zarządzania treścią. Dzięki wyszukiwaniu zintegrowanemu ECM pomaga przedsiębiorstwom uwolnić wartość ukrytą w różnego rodzaju danych.

Iron Mountain InSight DXP jest połączeniem specjalistycznych kompetencji naszej firmy w zakresie analizy treści i zarządzania ją z funkcjami uczenia maszynowego (ML) oraz sztucznej inteligencji (AI). Ta skalowalna platforma automatyzuje manualne procesy, zapewnia zgodność z wymogami audytów.

ECM System InSight – możliwości systemu zarządzania treścią

Iron Mountain InSight pozwoli Ci:

• połączyć wszystkie systemy z platformą stworzoną w chmurze – dzięki temu zmniejszysz zależność od starszych systemów i obniżysz koszt całkowity TCO;
• pozyskiwać i przetwarzać informacje fizyczne i cyfrowe z uwzględnieniem metadanych pochodzących z różnych źródeł;
• zarządzać nieustrukturyzowanym zbiorem treści, np. zdjęciami, dokumentami, nagraniami;
• ograniczyć liczbę błędów popełnianych przez pracowników.

InSight – co zyska Twoja firma?

Iron Mountain InSight to zaawansowana platforma do zarządzania treścią. Dzięki wyszukiwaniu zintegrowanemu ECM pomaga przedsiębiorstwom uwolnić wartość ukrytą w różnego rodzaju danych.

Iron Mountain InSight jest połączeniem specjalistycznych kompetencji naszej firmy w zakresie analizy treści i zarządzania ją z funkcjami uczenia maszynowego (ML) oraz sztucznej inteligencji (AI). Wykorzystujemy także niskokodowe techniki programowania, które odpowiadają za elastyczność platformy do zarządzania treścią.

ECM InSight – możliwości systemu zarządzania treścią

Iron Mountain Insight pozwoli Ci:

• połączyć wszystkie systemy z platformą stworzoną w chmurze – dzięki temu zmniejszysz zależność od starszych systemów i obniżysz koszt całkowity TCO;
• pozyskiwać i przetwarzać informacje fizyczne i cyfrowe z uwzględnieniem metadanych pochodzących z różnych źródeł;
• zarządzać nieustrukturyzowanym zbiorem treści, np. zdjęciami, dokumentami, nagraniami;
• ograniczyć liczbę błędów popełnianych przez pracowników.

InSight – co zyska Twoja firma?

System ECM od Iron Mountain powstał, aby ułatwić pracę organizacji takiej jak Twoja. Rozwiązanie InSight funkcjonuje w rozliczeniu subskrypcyjnym, dzięki czemu znacznie obniżysz koszty związane z zarządzaniem treścią i będziesz robić to efektywniej oraz będziesz w stanie zaplanować wymagany budżet.

Iron Mountain InSight sprawi, że:

• przyspieszysz transformację swojej firmy – zmniejszysz złożoność i koszt transformacji cyfrowej;
• ujednolicisz dane fizyczne i cyfrowe – wspólne korzystanie z tych samych danych znacznie usprawni workflow w firmie;
• wprowadzisz ład informacyjny – dzięki połączonym systemom dane Twojej firmy będą znacznie bezpieczniejsze, a jednocześnie łatwiej dostępne dla konkretnych osób.

Iron Mountain InSight dodaje strukturę do nieustrukturyzowanych treści.

W jakich obszarach możesz wykorzystać Iron Mountain InSight?

System ECM od Iron Mountain możesz wykorzystać w zarządzaniu treścią w każdym sektorze gospodarki. Każda z gałęzi obsługuje różne typy danych, a co za tym idzie – ma odmienne wymagania dotyczące zarządzania i workflow. Platforma Iron Mountain InSight może pomóc Twojej firmie zarządzać danymi w zakresie:

• energetyki,
• mediów i rozrywki,
• bankowości,
• ubezpieczeń,
• umów,
• i wielu innych.

Uwolnij wartość danych z Iron Mountain

Odpowiednie zarządzanie treścią w firmie jest niezwykle istotne. Chcemy, aby Twoje przedsiębiorstwo mogło całkowicie wykorzystać potencjał ukryty w danych i weszło na wyższy (oraz lepszy) poziom technologiczny. Platforma InSight będzie doskonałym rozwiązaniem do obiegu informacji w wielu obszarach biznesowych. Sprawdź także inne usługi od Iron Mountain. Chcesz dowiedzieć się więcej? Zadzwoń do nas pod numer 801 800 802 lub napisz wiadomość poprzez formularz kontaktowy.