Arkivering i en digital era – tre utmaningar att bemästra

1. Skapa överblick över befintlig dokumentation

Det kan finnas flera orsaker till att informationsrensning skjuts upp, allt från resursbrist till brist på insyn i vad som faktiskt finns. Saknade klassificeringar, otydligt innehåll och blandade dokumenttyper försvårar arbetet och gör det svårt att fatta välgrundade beslut kring avveckling.

Resultatet? Onödiga risker, kostnader och att andra initiativ för digital utveckling försenas. Att få kontroll över vad som finns i arkiven är fortfarande en av de största utmaningarna för informationsansvariga i dag.

2. Digitalisera med rätt fokus – inte allt på en gång

Även i Norden, där många organisationer har kommit långt i sin digitalisering, finns det ofta kvar dokument som behöver hanteras och bevaras i fysiskt format, till exempel på grund av legala eller verksamhetskritiska krav. Utmaningen ligger sällan i ambitionen, utan i att det ofta saknas en tydlig strategi för hur digitaliseringen ska genomföras. Utan styrning riskerar initiativen att bli fragmenterade och sakna långsiktig effekt.

Det handlar inte om att digitalisera allt, utan om att prioritera rätt. Genom att väga in behov kopplat till åtkomst, efterlevnad, AI och verksamhetsmål, kan ni fatta beslut som stärker både effektivitet och datakvalitet. En genomtänkt digitaliseringsstrategi minimerar risken att bara flytta oordning från ett format till ett annat.

3. Rensa upp i era digitala informationsmängder

Digital information växer snabbt, och mycket av den är redundant, föråldrad eller oviktig (så kallad ROT-data). Den typen av data tar upp lagringsutrymme, försvårar informationsstyrning och ökar säkerhetsrisker.

För att få kontroll krävs ett systematiskt arbete: klassificera ROT-data, rensa eller arkivera det som inte längre behövs, förstå informationsflöden och förbered datan för vidare användning, till exempel i AI-modeller. Arbetet kan börja tidigt i processen, redan i samband med annan informationsrensning.

Stärk grunden för framtidens informationshantering

Att optimera arkiveringen är ett viktigt steg mot en hållbar digital framtid. När ni får kontroll över era dokument och digitala tillgångar blir det också lättare att möta nya krav och ta tillvara teknikens möjligheter.

Iron Mountain hjälper er att hantera samtliga steg i informationshanteringens livscykel, från att rensa och organisera, till att säkert förvara information och göra den digitalt tillgänglig i en samlad vy. Utforska vår Smart Sort tjänst och ta första steget mot en mer strukturerad och hållbar arkivering.