UTMB Health เริ่มต้นด้วย Smart Sort เพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลไปข้างหน้า

University of Texas Medical Branch (UTMB) Health คืือ ศููนย์วิิ์ ทยา วิิ ศาสตร์์ สุขุ ภาพวิิชากา พวิิ รชั้้นรชั้้น นําํา เพื่่่อการวิิจััย การศึึกษา และการดููแลผู้้ป่่วย โดยมีีสี่วิิ่ ทยาเ วิิ ขตทั่่วรััฐ เท็็กซััสทางตะวันออกเฉี ัยงใต้้ วิิทยาเ วิิ ขต กััลเวสตััน รััฐเท็็กซััสขององค์์กรเผชิิญผชิิ กัับ ความท้้าทายครั้้งสำคััญในปีี 2022 เมื่่อสััญญา เช่า่ ของหนึ่่งในอาคารจัดั เก็็บข้้อมููลที่่รู้้จัักกััน ในชื่อ่ ว่าอาคาร Lipton Tea กําําลัังจะหมดลง อดีีตคลัังอายุุ 72 ปีี นี้้ประกอบไปด้้วยระเบีียน ผู้้ป่่วย เอกสารระเบีียนที่่ย้้ายมาอย่่างฉุุกเฉิิน จากเฮอริิเคนไอค์์ในปีี 2008 และไมโครฟิิชกัับ ไมโครฟิิล์์มที่่ย้้อนกลัับไปจนถึึงสมััยที่่ UTMB Health มีีนโยบายเก็็บระเบีียนถาวร

คลังข้อมูลประกอบไปด้วยเอกสารระเบียนทางประวัติศาสตร์ที่ปะปนกันและเปราะบาง รวมสี่ชั้น หรือพูดได้ว่าเป็นฝันร้ายของผู้จัดการระเบียน

ในเดือนมีนาคมปี 2022 ทีมอสังหาริมทรัพย์ ของ UTMB Health ได้ทำงานอย่างใกล้ชิด กับ Iron Mountain เพื่อพัฒนาแผนเบื้องต้น สำหรับการย้ายออกจากอาคาร เนื่องจาก UTMB Health จัดเก็บระเบียนจำนวน มากกว่า 400,000 ชิ้น อยู่แล้วกับ Iron Mountain ในศูนย์จัดเก็บนอกสถานที่ ที่ปลอดภัยภายในฮูสตัน รัฐเท็กซัส จึงเป็น ที่ชัดเจนว่า Iron Mountain Smart Sort เป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบในการช่วยระบุ จัดเรียง และเพิ่มการมองเห็นในระดับไฟล์ให้ กับระเบียนของ Lipton Tea และวิทยาเขตอื่น

"ทีม Iron Mountain เข้าใจถึงความลึกซึ้ง และขอบเขตของโครงการนี้จริงๆ นั่นเป็น ภารกิจที่ยิ่งใหญ่" Carla Cuney ผู้อำนวยการ ฝ่ายจัดการข้อมูลสุขภาพและบริการเจ้าหน้าที่ ทางการแพทย์ที่ UTMB Health กล่าวอธิบาย

ภายในเดือนสิงหาคมปี 2022 โครงการ Smart Sort ขนาดใหญ่นี้เริ่มต้นการ ดำเนินการ ทีม UTMB Health อยู่ใน พื้นที่เพื่อระบุระเบียนเพื่อการทำลายและ การเคลื่อนย้าย ระเบียนที่อาจจะทำลาย โดยป้องกันตนเองได้ถูกนำออกไป และ ที่เหลือถูกขนส่งไปยังศูนย์จัดเก็บของ Iron Mountain ในดัลลัส รัฐเท็กซัส อย่างปลอดภัย อุตสาหกรรม บริการดูแลสุขภาพ ความท้าทาย เมื่อต้องเผชิญกับการปิดอาคารที่มี ประวัติศาสตร์อันยาวนานและความจำเป็น ที่จะต้องระบุ จัดเรียง และเคลื่อนย้าย ระเบียนผู้ป่วย ไมโครฟิช และไมโครฟิล์ม หลายพันชิ้น UTMB Health จึงจำเป็น ต้องลดจำนวนและย้ายคลังข้อมูลของตน ออกไปอย่างทะนุถนอมภายในเวลา ไม่กี่เดือน โซลูชัน Iron Mountain Smart Sort ผลลัพธ์ จัดเรียงเอกสารเวชระเบียนและ ไมโครฟิชตามประเภท เพื่อกำหนด ความเหมาะสมในการทำลายและ การกำจัดที่สามารถป้องกันตนได้ อย่างต่อเนื่อง ย้ายออกจากอาคารที่หมดอายุภายใน สี่เดือนและลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ ระเบียนลงมากกว่า 40% เปิดประตูสู่ความพยายามด้านดิจิทัล มากขึ้น ค้นพบว่าองค์กรด้านการดูแลสุขภาพนี้สามารถลดขนาดและย้ายคลังข้อมูลได้ อย่างรวดเร็วและปลอดภัยกับตัวเองด้วย Iron Mountain Smart Sort ได้ อย่างไร ระเบียนเพิ่มเติมจากวิทยาเขตอื่นๆ ก็อยู่ในโครงการนี้ด้วย ในดัลลัส ทีม Iron Mountain Smart Sort ต้องทำงานกับแฟ้มเอกสารที่ ปะปนกัน ซึ่งจะถูกระบุและจัดเรียงเพิ่มเติมตามลำดับความสำคัญของ ความเหมาะสมในการทำลาย การเก็บรักษา และการแปลงเป็นดิจิทัล ในอนาคต

"เราโทรคุยกับทีมงานทุกสัปดาห์ แดชบอร์ดของเราแสดงให้เห็นความ คืบหน้าที่พวกเขาทำอยู่ทุกวัน ซึ่งงานเป็นระเบียบมาก" Cuney กล่าว

โครงการ Smart Sort เสร็จสมบูรณ์ในไตรมาสที่ 3 ปี 2024 และส่งผลให้ต้นทุนการจัดเก็บข้อมูลของ UTMB Health ลดลง 40% เนื่องจากปัจจุบันมีการทำลายระเบียนแทนที่จะจัดเก็บไว้แบบไม่มีกำหนด เมื่อมีรายการระดับแฟ้มเอกสารที่เป็นปัจจุบัน ตอนนี้ทีมระเบียนที่ UTMB Health จึงสามารถค้นหา จัดการ และตัดสินใจเรื่องการแปลงเป็นดิจิทัลในอนาคตและการทำลายที่สามารถป้องกันตนเองได้อย่างต่อเนื่องได้อย่างง่ายดาย

เมื่อใช้งาน Smart Sort ทีมสามารถ:

• ตรวจสอบฐานข้อมูลระเบียนเพื่อระบุแฟ้มเอกสารทั้งหมดภายใต้การจัดการและประเมินความเหมาะสมในการทำลาย
• สแกน ID ระเบียนจากแต่ละแฟ้มเอกสารและไมโครฟิช
• สร้างรายการระดับแฟ้มเอกสารที่เป็นปัจจุบัน ระบุตำแหน่งที่ตั้งของระเบียบทั้งหมดอย่างละเอียดไปจนถึงระดับกล่องแต่ละใบที่ศูนย์จัดเก็บใหม่ในดัลลัส รัฐเท็กซัส 
• จัดเรียงและเปลี่ยนกล่องเก็บแฟ้มทั้งหมดตามตารางการจัดเก็บที่ต่อเนื่อง 
• เริ่มการทำลายเอกสารที่เหมาะสมแก่การทำลายได้ในทันทีเพื่อลดต้นทุนการจัดเก็บ

กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงที่ทุกคนสามารถยึดถือได้

Smart Sort เป็นโซลูชันสําคัญในการเปลี่ยนมุมมองของทีมจัดการ ข้อมูลสุขภาพ (HIM) ที่ UTMB Health นโยบายการเก็บรักษา ที่ล้าสมัย การย้ายขององค์กรไปใช้ซอฟต์แวร์ระเบียนสุขภาพ อิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่ในช่วงต้นทศวรรษ 2010 และความสําคัญ ของการแปลงเป็นดิจิทัลและความยืดหยุ่นเนื่องจากเหตุการณ์ทาง ภูมิอากาศในระดับภูมิภาคมีความรุนแรงมากขึ้นต่างเป็นปัจจัยสําคัญ ที่ขับเคลื่อนให้ UTMB Health ค้นหาพันธมิตรให้ช่วยนําการจัดการ ระเบียนของตนเข้าสู่ยุคแห่งอนาคต

ทีม Iron Mountian นําเสนอข้อมูลในรูปแบบที่เป็นระเบียบดีและ เข้าถึงได้ง่าย และขจัดภาระในการจัดการระเบียนด้วยตนเอง ผู้มี ส่วนได้ส่วนเสียที่สําคัญ ตั้ง แต่ฝ่ายปฏิบัติตามข้อกําหนด ฝ่ายบริหาร ความเสี่ยง และฝ่ายกฎหมาย ไปจนถึงผู้จัดการฐานข้อมูลและทีมไอที ต่างมองเห็นประโยชน์ของ Smart Sort ตั้ง แต่เริ่มต้นโครงการ

“ทุกครั้งที่่คุณทํา ุ งานกําจัดที่สามารถป้องกันตนได้ ไม่ว่าจะเป็นประเภทใด ก็ตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเวชระเบียน คุณจะปรับปรุงการปฏิบัติตาม ข้อกําหนดและส่งผลย้อนกลับไปหานโยบายและการกํากับดูแล นั่นเป็นสิ่งที่สําคัญอย่างมากสําหรับผู้มีอํานาจตัดสินใจใน UTMB” Arnie Padilla กรรมการผู้จัดการ Iron Mountain กล่าว

เปิดประตูสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในอนาคต

ประสบการณ์ของ UTMB Health กับ Smart Sort ได้สร้างรากฐานที่แข็งแกร่งให้กับ โครงการริเริ่มทางดิจิทัลในอนาคต ด้วยการจัดการและปรับปรุงระเบียน องค์กรได้เปิดโอกาส ให้มีการวางแผนและการคาดการณ์เชิงกลยุทธ์มากขึ้น

ในวันนี้ ทีม UTMB Health ยังคงร่วมมือกับ Iron Mountain เพื่อ:

• เร่งกระบวนการค้นหาระเบียนและเพิ่มอัตราการค้นหาระเบียน
• ตัดสินใจแบบป้องกันตนได้เกี่ยวกับระเบียนที่จะทําลายและเก็บรักษา ในขณะเดียวกันที่ใช้ การตัดสินใจทําลายระดับกล่องในอนาคต
• ทําตามข้อกําหนดในการจัดเก็บตามกฎหมายและที่บังคับใช้และการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ง่ายขึ้น
• จุดประกายโอกาสในการเปลี่ยนแปลงไปสู่โปรแกรมบริการที่มีการจัดการและใช้การคาดการณ์
• เตรียมโปรแกรมระเบียนให้พร้อมสําหรับความพยายามด้านดิจิทัลในอนาคต ข้อมูล เชิงลึกที่ได้รับการปรับให้เหมาะสม และความคิดริเริ่มด้านระบบอัตโนมัติและ AI ขั้นสูง

Smart Sort เพื่อการดูแลสุขภาพ

ไม่ว่าคุณจะจัดเก็บอะไร เราก็จะทําให้การจัดระเบียบระเบียนเก่าเป็นเรื่องง่าย เพื่อให้คุณสามารถ มอบการดูแลผู้ป่วยที่ยอดเยี่ยมต่อไปได้ในโลกดิจิทัล โปรดไปที่ Smart Sort เพื่อดูข้อมูล เพิ่มเติม

อุุตสาหกรรม

บริิการดููแลสุขุ ภาพ

ความท้้าทาย

เมื่อต้องเผชิญกับ การปิดอาคารที่มี ประวัติศาสตร์อันยาวนานและความจําเป็น ที่จะต้องระบุ จัดเรียง และเคลื่อนย้าย ระเบียนผู้ป่วย ไมโครฟิช และไมโครฟิล์ม หลายพันชิ้น UTMB Health จึงจําเป็น ต้องลดจํานวนและย้ายคลังข้อมูลของตน ออกไปอย่างทะนุถนอมภายในเวลา ไม่กี่เดือน

โซลููชันั

Iron Mountain Smart Sort

ผลลััพธ์์

• จัดเรียงเอกสารเวชระเบียนและ ไมโครฟิชตามประเภท เพื่อกําหนด ความเหมาะสมในการทําลายและ การกําจัดที่สามารถป้องกันตนได้ อย่างต่อเนื่อง
• ย้ายออกจากอาคารที่หมดอายุภายใน สี่เดือนและลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ ระเบียนลงมากกว่า 40%
• เปิดประตูสู่ความพยายามด้านดิจิทัลมากขึ้น