โซลูชันการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของ Iron Mountain

ยกระดับ Accounts Payable ผ่านระบบอัตโนมัติด้วย AI

ความท้าทาย:

บทบาทของ Accounts Payable (AP) กำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจากฟังก์ชันระบบงานธุรการเชิงธุรกรรมไปสู่การวางกลยุทธ์ที่สำคัญสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพในแง่ของผลกำไรและกระแสเงินสด อย่างไรก็ตาม ความไร้ประสิทธิภาพก็ยังคงเป็นอุปสรรคของทีม AP 82% ของทีม AP ยังคงป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้แบบแมนนวล โดยมีถึง 56% ที่เสียเวลากว่า 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการทำงานแบบแมนนวล¹การจัดการกับข้อมูลบนกระดาษที่มากเกินความจำเป็น การป้อนข้อมูลซ้ำ และระบบไซโลที่กินเวลาอันมีค่า ซึ่งได้สร้างขีดจำกัดในการมีส่วนร่วมเชิงกลยุทธ์ขึ้นมา กระบวนการแบบแมนนวลเหล่านี้ได้นำไปสู่ข้อผิดพลาดจากพนักงาน ความคลาดเคลื่อนในการชำระเงิน และทำให้เกิดความตึงเครียดต่อการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ โดยมีถึง 39% ของใบแจ้งหนี้ที่เกิดความผิดพลาดอันเนื่องมาจากกระบวนการแบบแมนนวล²

นอกจากนี้ ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง การอนุมัติที่ยืดเยื้อ และการมองเห็นข้อมูลที่จำกัดยังทำให้ทีม AP ไม่สามารถตัดสินใจในแง่ของการเงินได้อย่างทันท่วงทีและมีข้อมูลครบถ้วน รวมไปถึงพลาดการคว้าโอกาสเชิงกลยุทธ์

จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถทำสิ่งนี้ได้

ใช้ระบบที่ปรับขนาดได้ ระบบแบบรวมศูนย์ และทำงานด้วย AI เพื่อสิ่งเหล่านี้

1. การกำกับดูแลและควบคุมวงจรใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างครอบคลุมเพื่อให้สามารถจัดการและเข้าถึงเอกสารแบบดิจิทัลและเอกสารแบบกระดาษทั้งหมดได้ง่ายดาย
2. ลดความผิดพลาดแบบแมนนวลและความคลาดเคลื่อนได้อย่างมากด้วยการตรวจสอบและการกระทบยอดข้อมูลใบแจ้งหนี้อย่างชาญฉลาดเพื่อรับมือกับข้อมูลการจัดซื้อและการรับสินค้า
3. ปรับปรุงและเร่งกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่ช่วยลดภาระงานธุรการน่าเบื่อหน่ายเพื่อให้ทีมของคุณสามารถโฟกัสกับการริเริ่มด้านการเงินเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

โซลูชันการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของ Iron Mountain

โซลูชันการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของเราเป็นส่วนหนึ่งของ Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP) ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์เพื่อเป็นบริการ (SaaS) แบบครบวงจรที่ปรับขนาดได้ของเรา ซึ่งจะแปลงโฉมใบแจ้งหนี้ที่จับต้องได้ให้กลายเป็นสินทรัพย์ดิจิทัลที่สามารถดำเนินการได้และทำให้ขั้นตอนการทำงานที่ใช้เอกสารกลายเป็นระบบอัตโนมัติ การประมวลผลใบแจ้งหนี้จะทำให้ฟังก์ชัน AP ที่สำคัญทำงานโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการป้อนข้อมูล การอนุมัติ การกระทบยอด และขั้นตอนการทำงานที่ใช้เอกสารต่างๆ ซึ่งจะเสริมสร้างประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลที่อาจจะยังขาดไปหรือไม่ปรากฏในระบบนิเวศ AP ที่คุณมีอยู่ ผ่านตัวเชื่อมต่อสำเร็จรูป ขั้นตอนการทำงาน การกำหนดประเภทเอกสาร เมตาดาต้า (metadata) กฎการเก็บรักษา และการนำ Prompts AI มาใช้งาน

การประมวลผลใบแจ้งหนี้จะช่วยคุณดังนี้

• สร้างความโปร่งใสมากขึ้นในการประมวลผลใบแจ้งหนี้: ควบคุมการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณโดยการบริหารจัดการเอกสารกระดาษและดิจิทัลบนพอร์ทัลที่ใช้งานง่ายเพียงที่เดียว.โดยศูนย์รวมส่วนกลางจะอำนวยความสะดวกให้กับการเข้าถึงตามบทบาทสำหรับผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาต เพิ่มความคล่องตัวให้กับการดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้และขจัดความล่าช้าจากระบบที่แตกต่างกัน การผนวกรวมกับระบบบัญชีที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่นช่วยกำจัดไซโลข้อมูลและแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในมุมมองศูนย์กลางเดียวเพื่อการประมวลผลที่มีประสิทธิภาพ ขั้นตอนการทำงานและกระบวนการอนุมัติสามารถปรับแต่งได้ตามข้อกำหนดทางธุรกิจของคุณเพื่อการกำหนดเส้นทางที่แม่นยำและการอนุมัติที่รวดเร็ว ติดตามกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้และการชำระเงินได้อย่างง่ายดายเพื่อสร้างบันทึกการตรวจสอบที่มีความชัดเจนโปร่งใส และปรับปรุงความรับผิดชอบ
• เพิ่มความแม่นยำและการควบคุมทางการเงิน: การได้มาซึ่งความครบถ้วนของข้อมูลอย่างเหนือชั้นด้วย Intelligent Document Processing (IDP) ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งมีความสามารถในการดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติและป้อนข้อมูลลงในขั้นตอนการทำงานได้อย่างราบรื่น เพื่อขจัดปัญหาข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลแบบแมนนวลได้อย่างแท้จริง ใช้ประโยชน์จากการจับคู่สามทางอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบข้อมูลใบแจ้งหนี้กับข้อมูลการซื้อและการรับสินค้าของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีการชำระเงินตามคำสั่งซื้อที่ถูกต้องและครบถ้วนเท่านั้น ซึ่งจะช่วยลดความคลาดเคลื่อนและการชำระเงินเกินที่อาจเกิดขึ้นให้เหลือน้อยที่สุด สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ใช่ใบสั่งซื้อ (PO) เอเจนต์ AI จะทำให้การกำหนดงานบัญชีที่เกี่ยวข้องกับรายการสินค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติและลดข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียเวลาได้อย่างมาก สร้างข้อมูลเชิงลึกอย่างรวดเร็วเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระแสเงินสด จัดลำดับความสำคัญของงาน และปรับปรุงการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์
• เพิ่มประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่าย: ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงและค้นหาใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดายผ่านพอร์ทัลบนคลาวด์เพียงแห่งเดียวบน InSight DXP ด้วยการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลและขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ คุณจะสามารถเรียงลำดับและจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดายและสามารถอนุมัติได้อย่างรวดเร็ว ข้อกำหนดทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพของเราจะทำเครื่องหมายและกำหนดเส้นทางข้อผิดพลาดให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตทราบโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้ทีมงาน AP สามารถโฟกัสเฉพาะงานที่จำเป็นต้องให้พนักงานเป็นผู้ดูแล Iron Mountain InSight DXP ช่วยให้สามารถปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมและใช้นโยบายการเก็บรักษาและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อช่วยให้คุณสามารถจัดการและบังคับใช้ภาระผูกพันต่อเนื้อหาที่เกี่ยวข้องได้

ข้อได้เปรียบของ Iron Mountain

ข้อได้เปรียบของ Iron Mountain อยู่ที่ขนาดองค์กรที่ไม่มีใครเทียบได้และแพลตฟอร์ม InSight DXP อันแข็งแกร่ง ซึ่งจะมอบโซลูชันครบวงจรโดยสมบูรณ์เพื่อแปลงโฉมกระบวนการ AP ให้กับคุณและเผยให้เห็นคุณค่าที่ซ่อนอยู่ในข้อมูลใบแจ้งหนี้ของคุณ ความสามารถในการสแกนทั่วโลกและโครงสร้างพื้นฐานของเราประกอบไปด้วยไซต์การสแกนภาพ 141 แห่งใน 45 ประเทศ โดยสามารถสแกนภาพได้ถึง 2.6 พันล้านภาพต่อปีเพื่อทำหน้าที่เป็นแหล่งรับรองข้อมูลสำหรับใบเสร็จรับเงินใบแจ้งหนี้ทั้งหมดในที่เดียว

ด้วยการใช้ประโยชน์จากการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ทำให้โซลูชันของเราสามารถดึงข้อมูลอันมีค่าออกมาด้วยความแม่นยำโดยเฉลี่ย 97% และทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดแบบแมนนวลและทำให้ธุรกรรมทางการเงินรวดเร็วยิ่งขึ้น

แพลตฟอร์มของเรานั้นพัฒนาขึ้นบน InSight DXP มอบการเข้าถึงตามบทบาทที่ปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมงและใช้นโยบายการเก็บรักษาและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอย่างเป็นระบบเพื่อช่วยให้สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่องและลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย ในฐานะพันธมิตรที่ได้รับความเชื่อถือระดับโลกพร้อมประสบการณ์อันยาวนานกว่า 70 ปี Iron Mountain ได้ช่วยให้กระบวนการ AP มีประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และความสามารถในการปรับเพิ่มลดขนาดโซลูชัน