แปลงเป็นดิจิทัลเพื่อสร้างรายได้: 5 โครงการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่สามารถช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณได้

บทสรุป

ผู้นำธุรกิจมากมายรู้สึกตื่นเต้นกับการผสานรวมเทคโนโลยีใหม่ ๆ เช่น ปัญญาประดิษฐ์ช่วยสร้าง (genAI) เข้ากับเวิร์กโฟลว์ของตัวเอง แม้ว่าเทคโนโลยีใหม่เหล่านี้จะให้ผลประโยชน์อย่างมาก แต่บริษัทจำนวนมากยังไม่พร้อมที่จะใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเหล่านี้อย่างเต็มที่ พวกเขายังไม่ได้ทำงานวางรากฐานที่จำเป็นต่อการเพิ่มมูลค่าสูงสุดของเครื่องมือใหม่เหล่านี้

เอกสารนี้สรุปโครงการการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลห้าโครงการ ซึ่งไม่เพียงแต่จะช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายระยะสั้น แต่ยังเตรียมพร้อมสำหรับการนำเทคโนโลยีใหม่ที่เป็นนวัตกรรมมาใช้ด้วย ซึ่งจะช่วยให้บริษัทต่าง ๆ ประสบความสำเร็จในระดับใหม่

1. การจัดระเบียบเนื้อหา

การจัดระเบียบไม่เคยดูน่าสนใจ บางทีความรู้สึกนี้อาจเริ่มต้นมาจากงานบ้านในวัยเด็ก แต่สำหรับหลายคน การจัดระเบียบดูเหมือนจะเป็นงานที่น่าเบื่อหน่ายมากกว่า แต่เมื่อพูดถึงเนื้อหา การจัดระเบียบเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง

องค์กรส่วนใหญ่ไม่เข้าใจว่าตนมีข้อมูลประเภทใด หลายแห่งยังคงมีการปฏิบัติงานแบบไซโล โดยที่ระเบียนกระจายไปทั่วหลายแอปพลิเคชันและระบบ พวกเขาอาจมีระเบียนทั้งแบบกระดาษและแบบดิจิทัลผสมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งแบบกระดาษที่จัดหมวดหมู่และค้นหาได้ยาก

แย่ไปกว่านั้น ข้อมูลจำนวนมากที่บริษัทของคุณจัดเก็บ อาจเป็นข้อมูลที่ไม่ได้ต้องการจริง ๆ การจัดเก็บข้อมูลโดยไม่จำเป็นอาจดูไม่ใช่ปัญหาใหญ่ แต่สามารถก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายสูงมาก ทั้งโครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพและดิจิทัล รวมถึงเวลาที่ใช้ในการค้นหาไฟล์ ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง และเพิ่มคาร์บอนฟุตพรินต์ขององค์กร

นอกจากนี้ การเก็บรักษาระเบียนที่กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ต้องเก็บ อาจเปิดช่องให้องค์กรต้องรับผิดทางกฎหมาย เช่น หากระเบียนมีข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ การเข้าถึงหรือการรั่วไหลของข้อมูลอาจนำไปสู่ความเสี่ยงด้านกฎระเบียบหรือคดีความ

ดังนั้น คุณจำเป็นต้องมีวิธีการวิเคราะห์ข้อมูลเมตาสำหรับเอกสารใหม่ เพื่อให้สามารถใช้นโยบายการเก็บรักษาแบบอัตโนมัติในอนาคต และทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานโดย AI หรือเทคโนโลยีอื่น ๆ

2. การแปลงเป็นดิจิทัลตามมูลค่า

การจัดระเบียบเนื้อหาควบคู่ไปกับการแปลงเป็นดิจิทัลตามมูลค่า การสำรวจคลังข้อมูลเบื้องต้นจะช่วยระบุข้อมูลที่ไม่จำเป็น และสร้างพื้นฐานสำหรับการตัดสินใจว่าควรแปลงข้อมูลใดเป็นดิจิทัล

ข้อมูลในองค์กรของคุณไม่ได้มีมูลค่าเท่ากันทั้งหมด ความพยายามในการ “แปลงทุกอย่างเป็นดิจิทัล” อาจสร้างภาระโดยไม่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ

ในการค้นหาเป้าหมายการแปลงเป็นดิจิทัลที่มีมูลค่าสูง คุณควรถามคำถามต่อไปนี้

เนื้อหาหรือข้อมูลอยู่ที่ไหน

อาจอยู่ในสถานที่ทางภูมิศาสตร์ หรืออยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น กระดาษ เทป ไมโครฟิช หรือ PDF รวมถึงแอปพลิเคชันหรือระบบจัดเก็บดิจิทัล

เนื้อหาคืออะไร

องค์กรแต่ละแห่งมีเกณฑ์การจำแนกข้อมูลแตกต่างกัน เช่น ประเภทลูกค้า สายงานธุรกิจ ประเภทเอกสาร หรือข้อมูลเชิงปฏิบัติการ

คุณจัดประเภทเนื้อหาอย่างไร

เนื้อหาแต่ละประเภทต้องมีการควบคุมการเข้าถึง และระยะเวลาการเก็บรักษาที่แตกต่างกัน รวมถึงการพิจารณาข้อมูลส่วนบุคคล (PII) และมูลค่าการใช้งานในอนาคต

คุณจะทำอย่างไรกับเนื้อหานั้น

พิจารณาว่าจะจัดเก็บ ใช้งาน แปลงเป็นดิจิทัล หรือทำลายข้อมูล โดยประเมินประโยชน์ทางธุรกิจเพิ่มเติม

คุณจัดลำดับความสำคัญของเนื้อหาอย่างไร

• การปฏิบัติตามกฎระเบียบ: ข้อมูลบางประเภทต้องเก็บเพื่อป้องกันความเสี่ยงทางกฎหมาย
• มูลค่าทางธุรกิจ: ข้อมูลที่สนับสนุนโครงการหรือสายงานสำคัญ
• การเข้าถึง: ข้อมูลที่ถูกใช้งานบ่อยควรแปลงเป็นดิจิทัลก่อน
• ค่าใช้จ่าย: เปรียบเทียบต้นทุนการจัดเก็บและการแปลง
• ผลกระทบ: ต่อกระบวนการ ลูกค้า และพนักงาน

3. การเพิ่มคุณค่าเนื้อหา

การผสมผสานข้อมูลดิจิทัลและข้อมูลที่แปลงจากรูปแบบเดิม โดยไม่เข้าใจบริบท จะไม่สามารถดึงคุณค่าออกมาได้อย่างเต็มที่

การเพิ่มข้อมูลเมตา เช่น สถานที่ เวลา หรือบริบททางธุรกิจ ช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลมีความหมายมากขึ้น

กระบวนการเสริมข้อมูลสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ ด้วย AI และระบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและมูลค่าทางธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น IDC อธิบายว่าระบบอัตโนมัติช่วยสนับสนุนการตัดสินใจและการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง

โซลูชันอย่าง IDP ของ Iron Mountain InSight ช่วยเสริมเวิร์กโฟลว์และข้อมูลเมตาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. การกำกับดูแลข้อมูล

การกำกับดูแลข้อมูลคือกรอบความรับผิดชอบ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกใช้งานและจัดการอย่างเหมาะสม ตลอดวงจรชีวิตของข้อมูล

ความสำเร็จของการกำกับดูแลข้อมูลต้องอาศัยการสนับสนุนจากผู้บริหาร การกำหนดนโยบายที่ชัดเจน และการให้ความรู้แก่บุคลากรทั้งองค์กร

5. การสร้างเงินด้วยข้อมูล

เป้าหมายสูงสุดของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล คือการสร้างมูลค่าที่จับต้องได้จากข้อมูล เช่น การยกระดับประสบการณ์ลูกค้า

ปัจจุบันมีเพียงส่วนน้อยขององค์กรที่สามารถบรรลุเป้าหมายนี้ โดย IDC ระบุว่ามีเพียง 12% ขององค์กรที่เชื่อมโยงข้อมูลลูกค้าข้ามแผนกได้สำเร็จ

เมื่อองค์กรผ่านการจัดระเบียบ แปลงเป็นดิจิทัล และกำกับดูแลข้อมูลแล้ว จะมีรากฐานที่มั่นคงในการสร้างรายได้และคุณค่าทางธุรกิจจากข้อมูล