Şişecam İK, belge yönetim sürecini dijitalleştirerek şirketin sürdürülebilir küresel büyüme stratejisine de destek veriyor
Müşteri Başarı Hikayeleri
Iron Mountain® çözümü, yasal mevzuata uyum gerektiren İK belgelerini son derece güvenli belge tarama ve dijital depolama beceriyle otomasyona geçirdi ve yönetimini kolaylaştırdı.
Cam üretiminin uzmanı
Satışlarının yarıdan fazlasını 150’nin üzerinde ülkeye yaptığı ihracatıyla gerçekleştiren Şişecam, 45 tesisi ve 24 bin çalışanıyla, dünyanın lider ve en yenilikçi cam ve kimyasal üreticilerinden biri.
Kâğıt tabanlı dosyalama sistemlerini emek yoğun iş akışlarıyla yöneten birçok kuruluşta olduğu gibi, Şişecam’ın İnsan Kaynakları (İK) biriminde de bu yoğunluk önemli operasyonel zorluklara neden olmaktaydı. Çok farklı noktalarda tutulan özlük dosyalarının aranıp bulunması ciddi bir zaman kaybıyla sonuçlanabiliyordu. Dört kıta ve 14 ülkede üretim faaliyetleri yürüten ve büyüyen küresel bir şirket için bu durum, karşılaşılan zorlukların da artması anlamına geliyordu.
Şişecam’da İK Ortak Hizmet Merkezi Direktörü olarak görev yapan Cem Oğuz, “Özlük bilgilerinin yönetilmesi giderek zorlaşıyordu,” diyor. “İlk görüşme notlarından işe giriş evrakı ve kaza tutanaklarına, çalışan ile ilgili çok sayıda detayı içeren bu tip kayıtlarımızın geçmişi 1935 yılına kadar uzanıyordu.”
Mzlük bilgilerinin yönetimi giderek zorlaşıyordu. İlk görüşme notları, hizmet sözleşmeleri, tıbbi rapor tutanakları gibi çalışanla ilgili çok sayıda bilgi içeren kayıtlarımızın geçmişi 1935 yılına kadar uzanıyordu.
Cem Oğuz, “Fiziksel arşivleme ve bilgi yönetiminde küresel bir lider olan Iron Mountain ile gerçekleştirdiğimiz bu çalışma Şişecam’ın dijital ve veri odaklı yaklaşımının bir yansıması,” diyor.
Titiz ve ayrıntılı planlama süreci
Iron Mountain®, İK belge yönetimini otomasyona geçirmek ve daha kolay hale getirmek üzere güvenli bir ortamda belge tarama ve dijital depolama hizmetleri sunduğu kapsamlı bir çözüm hayata geçirdi. Bu doğrultudaki ilk adım, yasal gözetim zinciri esas ve kurallarını ihlal etmeden, dijitalleştirilecek belgelerdeki öncelikleri ihtiyaçlara uygun şekilde belirleyen ayrıntılı bir plan hazırlamak oldu.
Yasal uyumluluğu kuvvetli bir omurga temelinde endekslemeye gitmek, belgeleri dijitalleştirmek, yönetilecek şekilde depolayıp muhafaza etmek ve ayrıca kâğıt evrakı da erişilebilir kılmak, Şişecam gibi büyük bir şirket için son derece dikkatli bir analiz ve hassas bir planlama süreci gerektiriyordu. Ayrıca, Şişecam’ın küresel büyüme planlarını destekleyici bir performans sergilerken, kişisel verilerin gizliliğini güvence altına almak ve olası ihlallere karşı koruma sağlamak da şarttı.
Cem Oğuz, “Dosyaları nakliye ve dijitalleştirme safhaları için Iron Mountain’a teslim ettiğimizde, onlara bir süre erişemeyeceğimizi biliyorduk,” diyor. “Ancak, arada bazı ihtiyaçları giderememek riskler doğurabilirdi. Dolayısıyla Iron Mountain ile bu ihtimallerin nasıl yönetileceğine ve hangi tarama işlemlerinin önceliklendirileceğine yönelik hazırlıklar da yapmamız gerekti.”
Tarihimizin korunması ve geleceğe aktarılması
Çalışma, şirketin yaklaşık 90 yıl önce Beykoz, Paşabahçe’de kurulmuş cam üretim tesisindeki, o dönemdeki ilk 500 çalışana ait dosyaların taranarak dijitalleştirilmesiyle Eylül 2022’de başladı. Iron Mountain uzmanları bu dosyaları sahadan topladı, içeriklerini kontrol ederek özlük evrakının bilgi teyitlerini gerçekleştirdi. İhtiyaç olan evraklarda gerekli restorasyonlar yapıldıktan sonra Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisi kullanılarak taranan ve endekslenmesi gerçekleştirilen belgelerin dijital nüshaları, kolayca erişilebilmesi amacıyla güvenli bir şekilde Şişecam’ın web portalına yüklendi.
Cem Oğuz projenin Paşabahçe ayağında yürütülen çalışma sonrası belgelerin asıllarına ne yapıldığını şu sözlerle özetliyor: “Ocak 2023’te tamamlanan çalışma sonrası 1099 koli içerisinde 31 bin 203 adet özlük dosyası Iron Mountain tesislerine gönderildi. En eski özlük dosyaları aşırı kurumayı önlemek ve olası bozulmalara karşı güvenli bir şekilde korunmalarını sağlamak için asit içermeyen şeffaf bantlar, solüsyonlar ve zarflar kullanılarak dikkatlice restore edildi.”
Sektör
Cam ve kimya endüstrisi
Zorluk
1935’e kadar uzanan ve Türkiye’de 17 farklı lokasyondaki 29 arşiv odasında tutulan 149 çeşit kağıt tabanlı özlük dosyalarını dijital ortama aktarmak.
Çözüm
Iron Mountain® çözümü, yasal mevzuata uyum gerektiren İK belgelerini son derece güvenli belge tarama ve dijital depolama beceriyle otomasyona geçirdi ve yönetimini kolaylaştırdı.
Faydalar
- 13 bin fiilen çalışanın kaydı dijitalleştirildi
- Bilgilere daha kolay ve 45 kata kadar hızlı erişim mümkün kılındı
- Ortak Hizmet Merkezi’ne yüzlerce saate varan zaman tasarrufu ve verimlilik artışı kazandırıldı
- Arşiv mekânı ihtiyacının azalmasıyla ofis maliyetlerinde de düşüş sağlandı
- 1200 m3 karbon salınımının önüne geçildi
İlgili Kaynaklar
Daha fazla kaynak görüntüleDaha fazla kaynak görüntüle
