Решение за обработка на фактури на Iron Mountain

Повишете ефективността на отдела за краткосрочни плащания с автоматизация, базирана на изкуствен интелект

Предизвикателство

Ролята на отдела за краткосрочни плащания (AP) бързо се променя от трансакционна бек-офис функция към стратегически императив за оптимизиране на рентабилността и паричния поток. Въпреки това неефективността продължава да пречи на екипите за управление на краткосрочни плащания. 82% от екипите за управление на краткосрочни плащания все още въвеждат фактурите ръчно, като 56% от тях отделят над 10 часа седмично за ръчни задачи.¹ Прекомерната работа с хартия, повтарящото се въвеждане на данни и изолираните системи отнемат ценно време, което ограничава стратегическото ангажиране. Тези ръчни процеси водят до човешки грешки, неточности в плащанията и напрегнати отношения с доставчиците, като 39% от фактурите съдържат грешки, дължащи се на ръчните процеси.²

Освен това честите изключения, удължените одобрения и ограничената видимост на данните пречат на екипите за управление на кратки плащания да вземат навременни и информирани финансови решения и да се възползват от стратегическите възможности.

Какво би станало, ако можехте

Да използвате мащабируема, централизирана и работеща с изкуствен интелект система, за да:

1. Получите цялостен надзор и контрол над жизнения цикъл на Вашите фактури, така че всички цифрови и физически документи да са лесно достъпни и управляеми
2. Намалите драстично ръчните грешки и несъответствия чрез интелигентна валидация и съгласуване на данните от фактурите с информацията за покупките и получаването
3. Оптимизирате и ускорите одобрението на фактури, освобождавайки екипа си от досадни административни задачи, за да се фокусира върху по-стратегически финансови инициативи

Решение за обработка на фактури на Iron Mountain

Нашето решение за обработка на фактури е базирано на Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP) – мащабируема, цялостна платформа за софтуер като услуга (SaaS), която преобразува физическите фактури в използваеми цифрови активи и автоматизира работните процеси, свързани с документи. Обработката на фактури автоматизира ключови функции на управлението на краткосрочни плащания, включително въвеждане на данни, одобрения, съгласуване и работни процеси, свързани с документи. Това решение засилва възможностите за управление на информацията, които липсват или са недостатъчни във Вашата съществуваща екосистема за краткосрочни плащания, с помощта на готови конектори, работни процеси, типове документи, метаданни, правила за съхранение и подкани за изкуствен интелект.

Обработката на фактури Ви помага да:

• Направите обработката на фактури по- прозрачна: Получите контрол над обработката на фактурите си, като управлявате цифрови и физически документи в един лесен за използване портал. Този централизиран център осигурява лесен, базиран на роли достъп за оторизирани потребители, оптимизира извличането на фактури и елиминира забавянията от различни системи. Безпроблемна интеграция със съществуващите счетоводни системи премахва информационните силози, осигурявайки централизирана визия за всички релевантни данни за ефективна обработка. Работните процеси и процесите на одобрение могат да бъдат персонализирани точно според Вашите бизнес правила за точно маршрутизиране и бързи одобрения. Следите без усилие обработката на фактурите и потока на плащанията, получавайки ясна одитна следа и подобрявайки отчетността.
• Повишите точността и финансовия контрол: Постигнете отличен интегритет на данните с интелигентната обработка на документи (IDP), базирана на изкуствен интелект, която автоматично извлича информацията от фактурите и я въвежда безпроблемно в работните процеси, като по този начин практически елиминира грешките при ръчното въвеждане на данни. Използвате автоматизирано тристранно съпоставяне, за да валидирате данните от фактурите спрямо Вашите данни за покупки и получаване, така че да се плащат само валидни и правилно изпълнени поръчки, като се минимизират несъответствията и потенциалните надплащания. За фактури без поръчка за покупка (PO) агентите с изкуствен интелект автоматизират присвояването на съответните счетоводни измерения към позициите, което значително намалява отнемащите време изключения. Генерирате бързи идеи за оптимизиране на паричния поток, приоритизиране на работата и подобряване на отношенията с доставчиците.
• Повишите ефективността и намалите разходите: Оторизираните потребители могат лесно да имат достъп и да търсят фактури чрез единен облачен портал в InSight DXP. Чрез дигитализация и автоматизация на работния процес фактурите се сортират и организират с минимални усилия, което води до оптимизирани одобрения. Нашите надеждни бизнес правила автоматично маркират и препращат изключенията към подходящите потребители, позволявайки на персонала за краткосрочни плащания да се фокусира само върху задачите, които изискват човешка намеса. Iron Mountain InSight DXP позволява спазване на индустриалните стандарти и систематично прилага политики за съхранение и поверителност на данните, помагайки Ви да управлявате и прилагате задълженията си по отношение на съответното съдържание.

Предимството на Iron Mountain

Предимството на Iron Mountain се състои в нашата несравнима мащабност и надеждна платформа InSight DXP, която предоставя цялостно решение за трансформация на Вашите процеси за краткосрочни плащания и разкриване на потенциала на данните от Вашите фактури. Нашите глобални възможности за сканиране и инфраструктура, обхващаща 141 центъра за сканиране в 45 държави с капацитет за 2,6 милиарда изображения годишно, осигуряват единна точка за приемане на всички фактури.

Използвайки интелигентна обработка на документи, базирана на изкуствен интелект, нашето решение извлича ценни данни със средна точност от 97% и автоматизира работните процеси, като намалява ръчните грешки и ускорява финансовите трансакции.

Изградена на базата на InSight DXP, нашата платформа осигурява сигурен, денонощен достъп на базата на роли и систематично прилага политики за съхранение и поверителност на данните, което позволява непрекъснато спазване на разпоредбите и минимизиране на рисковете за сигурността. Като доверен глобален партньор с над 70 години опит, Iron Mountain помага за оптимизиране на процесите за краткосрочни плащания за ефективност, точност и мащабируемост.