Iron Mountain Smart Sort

Поемете контрола върху вашата система за инвентаризация на записи със Smart Sort на Iron Mountain.

Вие...

• имате голям обем наследени записи?
• имате проблеми с намирането на записи, когато имате нужда от тях?
• искате да преместите опис, но първо трябва да унищожите това, което повече не ви е необходимо?\
• искате да унищожите записи, но не можете с увереност да посочите кои от тях отговарят на изискванията за допустимост без значителна инвестиция?
• искате да преминете към офис без хартия, но смятате, че е трудно да се вземат решения относно кои записи да се цифровизират?
• трябва да посочите записи за сливане, придобиване или продажба?

Ако сте отговорили с „да“ на някой от тези въпроси, попитайте ни за Iron Mountain Smart Sort.

Предизвикателството пред вас

Трябва да подредите и реорганизирате описите на вашите записи, за да вземете обосновани решения за разпореждане с тях. За съжаление, не е толкова просто, колкото звучи.

Какво прави разпорежданетоТолкова сложно?

• Липса на цялостност/видимост в описите:
  Когато ключови метаданни не са събрани и категоризирани по време на жизнения цикъл на информацията, е трудно да се търсят, управляват и вземат решения кои записи да бъдат съхранени, цифровизирани или унищожени.
• Сложност, произтичаща от смесване на типове записи и организиране по дати на събития:
  Различните типове записи имат различни изисквания. Ако записите не са организирани по класификация на записите или дата на събитие, не можете уверено и обосновано да предприемете действие.
• Реорганизирането на записи е трудоемко и скъпо:
  Липсват ви ресурси за сортиране на всеки файл по дата на допустимост за унищожаване, тип запис, уникален идентификатор или друго изискване.

До какво води това

• Ненужни разходи:
  Големи обеми записи без метаданни на ниво файл, които се съхраняват без оглед на допустимите дати за унищожаване или класифициране на записите ще намалят способността Ви да управлявате ефективно вашата програма.
• Повишен риск:
  Съхранението на записи по-дълго от необходимото увеличава риск от загуба на информация и нормативни нарушения. То също така усложнява процесите на законово разкриване, предоставяне на данни за одит и управление на съответствието.
• Загуба на производителност:
  Намирането на необходимото и вземането на бързи решения относно разпореждането със записи изисква добре организиран опис. Без ефективен процес за сортиране и реорганизиране на файлове, можете да загубите време и да забавите постигането на най-важните си цели.

Опростете и ускорете вземането на решения

C Iron Mountain Smart Sort, можете бързо и уверено да вземате решения относно старите си файлове, за да имате една по-съвместима и ефективна програма за управление на записи.

Нашият обучен екип по управление на записи ще използва информация от вашата база данни и графика за съхранение на записи за автоматизиране на вземането на обосновани решения на ниво файл. Ние ще сортираме и реорганизираме вашите записи, така че да можете уверено да вземате решения за разпореждане и бързо да постигате бизнес цели, като например отговор в случай на продажба, правен въпрос или изисквания за унищожаване. 

Нашият екип може да ви окаже подкрепа от центровете за записи на Iron Mountain или във вашата фирма.