Iron Mountain Smart Sort

Dosáhněte svých cílů v oblasti správy informací a podnikání

A co vy?

• potýkáte se s velkým objemem historických dokumentů?
• nedaří se vám vyhledat dokumenty, když je potřebujete?
• chcete přemístit inventář, ale nejprve musíte skartovat to, co již nepotřebujete?
• chcete zničit dokumenty, ale nemůžete s jistotou určit které, aniž byste investovali významnější částku?
• chcete se zbavit papíru, ale je obtížné rozhodnout, které dokumenty digitalizovat?
• potřebujete vyčlenit dokumenty pro fúzi, akvizici nebo odprodej?

Pokud jste na některou z těchto otázek odpověděli ano, zeptejte se nás: na řešení Iron Mountain Smart Sort.

Vaše problémy

Je třeba roztřídit a přeorganizovat inventář dokumentů, abyste mohli učinit obhajitelné rozhodnutí o jejich likvidaci. Bohužel to není tak jednoduché, jak se zdá.

Proč je likvidace tak složitá?

• Nedostatečná integrita / přehlednost inventáře:
  Když nejsou zachycena klíčová metadata a uvedena v průběhu celého životního cyklu informací, je obtížné v nich vyhledávat, spravovat je a rozhodovat o tom, které dokumenty uchovávat, digitalizovat nebo zničit.
• Smíšené typy dokumentů a složitost skartačních lhůt:
  Různé typy dokumentů mají různé požadavky. Pokud nejsou dokumenty uspořádány podle klasifikace nebo data události, nemůžete s jistotou a obhajitelně přijmout žádné rozhodnutí.
• Reorganizace dokumentů je pracná a nákladná:
  Chybí vám prostředky na třídění jednotlivých souborů podle data způsobilosti ke skartaci, typu dokumentů, a jedinečného identifikátoru nebo jiného požadavku.

Co to znamená

• Zbytečné náklady:
  Velké objemy dokumentů bez metadat na úrovni dokumentů, které jsou uloženy bez ohledu na data skartace nebo klasifikaci dokumentů, ovlivní vaši schopnost efektivně spravovat daný program.
• Zvýšené riziko:
  Uchovávání dokumentů po delší dobu, než je nutné, zvyšuje riziko ztráty informací a porušení právních předpisů. Zvyšuje také složitost právních požadavků, reakce na audit a procesy řízení dodržování předpisů.
• Ztráta produktivity:
  Vyhledávání potřebných informací a rychlé rozhodování o likvidaci dokumentů vyžaduje dobře organizovaný inventář. Bez efektivního procesu třídění a reorganizace souborů můžete ztratit čas a zpozdit dosažení svých hlavních cílů.

Zjednodušení a urychlení rozhodování

S řešením Iron Mountain Smart Sort můžete rychle a s jistotou rozhodovat o svých historických dokumentech, a umožnit tak dodržování předpisů a efektivnější správu dokumentů.

Náš vyškolený tým pro správu dokumentů využije vstupní údaje z vaší databáze a z plánu uchovávání dokumentů k automatizaci obhajitelného rozhodování na úrovni složek či dokumentů. Vaše dokumenty roztřídíme a přeorganizujeme tak, abyste mohli bez obav rozhodovat o likvidaci a rychle dosahovat obchodních cílů, jako jsou například reakce na odprodej, právní záležitosti nebo požadavky na likvidaci.

Cenově dostupné řešení

Jediným dotykem může tým společnosti Iron Mountain učinit rozhodnutí v reálném čase na základě vašich zásad uchovávání dat o tom, jak s dokumenty naložit. To zajišťuje významnou efektivitu, takže můžeme poskytovat skutečně cenově efektivní řešení.

Náš tým vám může poskytnout podporu z archivu Iron Mountain nebo přímo u vás.