Guide: Sådan lykkes du med arkivhåndtering ved virksomhedsflytning

Når en virksomhed flytter til nye lokaler, er der meget der skal organiseres og planlægges. Der er ofte fokus på logistik, møbler og IT-infrastruktur, men en vigtig del af flytningen handler også om arkivhåndtering. Virksomheder har ofte store mængder af dokumenter, både digitale og fysiske, som skal håndteres korrekt for at undgå informationstab, sikkerhedsrisici og manglende overholdelse af lovgivning. En struktureret arkivhåndtering ved en virksomhedsflytning kan gøre hele processen lettere, og sikrer samtidig, at vigtig information forbliver let tilgængelig, også efter flytningen.

Udfordringer ved virksomhedsflytning og arkivhåndtering

Når virksomheden skal flytte, kan arkivhåndtering være en kompleks opgave, især for organisationer med store eller ustrukturerede arkiver. Et typisk problem er, at dokumenter og filer er spredt over flere steder – i forskellige lokaler, på forskellige servere og nogle gange i medarbejderes egne mapper og harddiske. Det gør det svært at få et overblik og øger risikoen for, at vigtige dokumenter forsvinder eller bliver beskadiget under flytningen.

Udover logistiske udfordringer er der også krav om overholdelse af lovgivning. Virksomheder skal følge love og regler som GDPR, arkivloven og NIS2, hvilket betyder, at visse dokumenter skal opbevares i en bestemt periode, mens andre må eller skal destrueres efter en vis mængde tid. Hvis dette ikke håndteres korrekt, kan det føre til juridiske konsekvenser og store bøder.

En anden risiko ved en virksomhedsflytning er, at informationen bliver svært tilgængelig efter flytningen. Hvis arkivet ikke struktureres korrekt, kan det føre til ineffektive arbejdsprocesser, hvor medarbejderne bruger unødig tid på at lede efter dokumenter.

Trin til sikker og effektiv arkivhåndtering ved virksomhedsflytning

For at undgå disse problemer, og i stedet sikre en let og smidig overgang til de nye lokaler, bør jeres virksomhed følge en struktureret proces for arkivhåndtering. Her er nogle vigtige trin, der kan hjælpe jer med at håndtere arkivet på en effektiv og sikker måde:

1. Kortlægning
Begynd med at identificere og dokumentere, hvad der findes i virksomhedens arkiver. Ved at skabe et klart overblik over alle fysiske og digitale dokumenter bliver det nemmere at beslutte, hvad der skal gemmes, digitaliseres eller kasseres.

2. Sortering og kassation
Når arkivet er kortlagt, er næste skridt at sortere informationen. Her er det vigtigt at træffe beslutninger om, hvad der skal gemmes, og hvad der kan destrueres. Dokumenter, der ikke længere er forretningskritiske eller underlagt lovkrav, kan kasseres for at reducere mængden af materiale, der skal flyttes.

3. Digitalisering
En effektiv måde at reducere mængden af fysiske dokumenter på er ved at digitalisere dem. Ved at scanne vigtige dokumenter, og opbevare dem i et digitalt arkiv, får I hurtigt og sikkert adgang til al information, uanset hvor medarbejderne befinder sig.

4. Sikker transport af arkiver
Planlæg hvordan de dokumenter, der skal bevares i fysisk form, skal flyttes. Arkiver skal håndteres og transporteres på en sikker måde for at undgå skader eller tab af vigtig information. Dokumenterne bør organiseres og pakkes sikkert for at forhindre sammenblanding og sikre nem adgang både under og efter flytningen.

5. Outsourcing af fysiske arkiver
Mange virksomheder vælger at lette presset på deres egen organisation ved at outsource de fysiske arkiver til eksperter. Ved at outsource arkivet frigør I dels plads i de nye lokaler, og samtidig sikrer I, at dokumenterne håndteres i overensstemmelse med gældende lovgivning.

6. Ny arkivstruktur
Efter flytningen er det vigtigt at skabe en klar struktur for det nye arkiv. Ved at implementere en bedre arkivstruktur og skabe en ensartet dokumenthåndteringsplan kan I effektivisere jeres dokumenthåndtering og sikre, at medarbejderne nemt finder den information, de har brug for.

Få hjælp fra eksperter til at håndtere arkivet under jeres virksomhedsflytning

Håndtering af arkiver kan være en tidskrævende og kompleks proces, især for virksomheder med store mængder af dokumenter. Ved at hyre eksperter inden for arkivhåndtering i forbindelse med virksomhedens flytning kan I spare tid, reducere risici og sikre, at jeres dokumenter håndteres korrekt.

Iron Mountain tilbyder skræddersyede løsninger til arkivhåndtering i forbindelse med virksomhedsflytning. Vi kan hjælpe jer med:

• Analyse af eksisterende arkiver for at kortlægge, hvilke dokumenter der skal bevares, digitaliseres eller destrueres.
• Rensning og sortering af arkiverne for at reducere mængden af information, der skal flyttes.
• Scanning- og digitaliseringstjenester for at omdanne papirdokumenter til søgbare digitale filer.
• Sikker arkivopbevaring for de fysiske dokumenter, der skal opbevares i henhold til lovgivningen.
• Arkivrådgivning med en arkivkonsulent, der kan hjælpe jer med at udarbejde en klar dokumenthåndteringsplan og sikre, at arkivet overholder GDPR, arkivloven og andre regelsæt.

Kontakt os for rådgivning, hvis I står over for en virksomhedsflytning og ønsker en struktureret og sikker arkivhåndtering! Vi hjælper jer med en smidig arkivflytning, hvor al information forbliver beskyttet og tilgængelig i overensstemmelse med alle gældende love og regler.