Iron Mountain Digital Mail-løsning

Forretningsudfordring

Hver stykke indgående post, hvad enten den er fysisk eller oprindeligt digital, er et missionskritisk aktiv for din organisation, der omfatter alt fra fakturaer og juridiske skattedokumenter til kunde- og medarbejdersager. Arbejdsgrupper, der er ansvarlige for behandling af indgående post, spredes ofte og kræver sikker, hurtig adgang.

Postrum, der er bygget og understøttet internt, kan medføre betydelige omkostninger, øge risikoen for fejl og skabe sårbarheder, der fører til databrud. Disse manuelle processer kan også forsinke leveringen af tidsfølsomme dokumenter, såsom juridiske og skattemæssige meddelelser, hvilket potentielt kan medføre økonomiske tab og skade kundeforhold. Den manglende evne til at udtrække og udnytte værdifulde data forhindrer handlingsrettede indsigter, der er nødvendige for at optimere centrale operationelle processer, hvilket forsinker kritiske arbejdsgange såsom realkreditgodkendelser, behandling af forsikringskrav og checkbetalinger. Håndtering af fysiske dokumenter øger også risikoen for at viderebringe følsomme oplysninger. I sidste ende afslører disse udfordringer en kernesvaghed: En afhængighed af forældede systemer, der ikke kan skaleres til at opfylde kravene fra en moderne, voksende organisation.

Tænk, hvis du kunne

• Omdanne indgående post til digitaliserede aktiver, der kan handles på, hvilket giver sikker, rollebaseret adgang, samtidig med at virksomhedens og branchens sikkerhedsstandarder og -regler overholdes, især for følsomme oplysninger
• Reducere tid, besvær, omkostninger og fejl ved manuel postsortering og -levering betydeligt ved intelligent at automatisere indgående omdirigering til enkeltpersoner og afdelinger baseret på forretningsregler og kundekrav
• Minimere dine kapitaludgifter (CapEx) og de samlede ejeromkostninger gennem en sikker, centraliseret, branchekompatibel og AI-drevet platform til digitalisering, lagring, automatisering og overvågning af postprocesser og downstream-arbejdsgange, så du opnår driftsmæssig indsigt og øger effektiviteten

Iron Mountain Digital Mail

Iron Mountain Digital Mail er en sikker, omfattende og komplet løsning til transformation af post, der strømliner hele postens livscyklus frem til endelig disposition. Denne centraliserede SaaS-løsning (software-as-a-service) løser ineffektiviteten i postafhængige processer ved at omdanne indgående post til handlingsrettede digitale aktiver og automatisere dokumentcentrerede arbejdsgange. Den udnytter AI-drevet intelligent dokumentbehandling til at udtrække værdifulde data og automatisere omdirigeringsprocesser, hvilket gør det muligt for organisationer at strømline driften, fremskynde kritiske handlinger (såsom godkendelse af realkreditlån og behandling af krav) og opnå vigtig forretningsintelligens.

Digital Mail giver dig mulighed for at:

• Give sikker adgang til post med en sporbar overdragelseskæde. Vores kvalificerede scanningseksperter og infrastruktur konverterer din indgående fysiske post til digital post via vores omfattende netværk af globale billedbehandlingscentre. Bevar din post i Iron Mountains varetægt og få fuld sporbarhed af posten, fra første afhentning til modtagelse af den tilsigtede modtager i den digitale postløsning. Efter digitalisering er dispositionsmuligheder, der er tilpasset organisationens politikker, tilgængelige, herunder returnering, lagring eller sikker makulering. Iron Mountain InSight^®, en intelligent indholdsplatform, giver sikker, 24/7 rollebaseret adgang til din digitaliserede post, hvilket muliggør effektiv lagring, søgning og hentning.
• Fremskynde dokumentcentrerede arbejdsgange med AI. Ved hjælp af intelligent dokumentbehandling identificerer og klassificerer Iron Mountain Digital Mail dokumenttyper og udtrækker vigtige metadata. Disse indsigter fremmer intelligente regler for omdirigering og arbejder problemfrit med dine politikker for distribution af post for at muliggøre nøjagtig, automatisk levering til den rette person, det rette team eller den rette arbejdsgang. For yderligere at reducere den manuelle indgriben lærer vores AI-agenter for omdirigering af post af tidligere menneskelige beslutninger og finpudser automatiserede regler for håndtering af undtagelser for uafhængigt at administrere lignende omdirigeringsscenarier.
• Integrere post problemfrit i forretningsprocesser via forbindelser med virksomhedens systemer (f.eks. ERP, CRM osv.). Ud over standardbehandling af post for virksomheder tilbyder vi løsninger til afdelings- og branchespecifikke arbejdsgange, såsom fakturabehandling, kontrol- og skadesbehandling, validering af realkreditlån efter lukning og support til låneoprettelse, til automatisering af kritiske processer og fremskyndelse af finansielle transaktioner, herunder check-deponering og bogføring på hovedkonti. Vi kan også designe en skræddersyet løsning, der opfylder din organisations unikke krav, uanset om du har brug for systematisk at anvende opbevarings- og databeskyttelsespolitikker eller forenkle udgående post, gennem integration med dine indholdsværktøjer, der muliggør effektiv, økonomisk udskrivning, indsættelse, porto og posttjenester – alle sporet i realtid for fuld gennemsigtighed.

Fordelen ved Iron Mountain

Denne løsning kører på vores InSight-platform og tilbyder en intuitiv brugergrænseflade og omfattende funktioner, herunder indholdsstyring, automatisering af arbejdsgange og informationsstyring, for at optimere din drift. Med kapacitet til at scanne 2,6 milliarder billeder årligt på tværs af 141 billedbehandlingssteder i 45 lande, er vi desuden førende på globalt plan inden for digitalisering.

Fordelen ved Iron Mountain ligger i vores uovertrufne skala og robuste AI-drevne platform. I en komplet rejse er vores tilgang virkelig omfattende og behandler enhver form for post – uanset om den oprindeligt er digitalt eller fysisk – som et værdifuldt dataaktiv fra modtagelsestidspunktet. Fra ingestion og AI-drevet dataudtrækning til endelig bortskaffelse er hvert trin højt sikret med compliance, der er klar til revision.

Kontakt Iron Mountain for at få mere at vide om, hvordan vi kan hjælpe dig med at effektivisere driften af din post.