Schluss mit Verlusten: Schlechte Data Governance kostet Sie Millionen

Untersuchungen durch IDC haben ergeben, dass unstrukturierte Daten wie Videos, Dokumente, E-Mails, Bilder, Chat-Protokolle und mittlerweile auch KI-generierte Ergebnisse bis zu 90 % aller Unternehmensinformationen ausmachen. In der Vergangenheit haben Unternehmen diese riesigen Datenmengen lediglich als Speicherproblem betrachtet, was zu einem kostspieligen und nicht nachhaltigen Kreislauf führte: alles speichern > mehr Speicherplatz kaufen > noch mehr speichern. Die Folge sind eine massive Kostenbelastung, Compliance-Risiken und betriebliche Ineffizienz.

Im Jahr 2026 erweist sich dieser Ansatz als strategisch lähmend. Themen wie Compliance, Datenschutz und KI-Bereitschaft rücken zunehmend in den Vordergrund der Diskussionen in den Vorstandsetagen. Dadurch verschiebt sich der Fokus von der bloßen Vermeidung von Bußgeldern hin zur Maximierung finanzieller und strategischer Chancen. Schlechte Data Governance ist nicht mehr nur eine geringfügige Ineffizienz, sondern eine erhebliche finanzielle Belastung. Untersuchungen durch Gartner zeigen, dass schlechte Datenqualität Unternehmen jährlich durchschnittlich 12,9 Millionen USD kostet.  Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, benötigen moderne Unternehmen Transparenz, Governance und richtliniengesteuerte Automatisierung statt nur mehr Speicherplatz.

Iron Mountain InSight® DXP bietet als intelligente Content-Plattform die ideale Lösung für diese Komplexität: Sie steuert den gesamten Informationsfluss – beginnend bei der Erfassung bis zur endgültigen Archivierung oder Löschung. Durch die Integration physischer Datensätze mit digitalen Inhalten bietet sie eine einheitliche Lösung, die unstrukturierte, fragmentierte Informationen in einen Wettbewerbsvorteil verwandelt.

1. Datenqualität und -klassifizierung: Die Notwendigkeit von KI

Die Krise im Jahr 2026: Angesichts der raschen Einführung von Large Language Models (LLMs) und autonomen Agenten sind die Qualität und Vertrauenswürdigkeit der Eingabedaten mittlerweile von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen haben jedoch mit erheblichen Leistungslücken zu kämpfen.

• Laut einer Studie von Iron Mountain in Zusammenarbeit mit FT Longitude sind 64 % der Unternehmen der Ansicht, dass ihre Maßnahmen zur KI-Bereitschaft keinen konsistenten Mehrwert generieren.
• 69 % der Unternehmen berichten von ähnlichen Schwierigkeiten hinsichtlich der Datenintegrität und ihrer Fähigkeit, Informationen zu beschaffen. 
• Diese Defizite bergen das Risiko eines „Garbage-in, garbage-out“-Szenarios, das die Zuverlässigkeit der KI untergraben und den ROI beeinträchtigen kann.

Die Lösung: InSight DXP nutzt KI-Modelle und automatisierte Metadatenextraktion, um Inhalte zu klassifizieren, Geschäftsdokumente zu erkennen, Kontextinformationen zu extrahieren sowie sensible Informationen zu identifizieren und unkenntlich zu machen. Dieser unverzichtbare Schritt bereitet Ihre Daten auf KI vor und wandelt sie in semantisch reichhaltige Datensätze um, die Analysen und agentenbasierte Workflows unterstützen. Tatsächlich berichten InSight DXP-Anwenderunternehmen, dass ihr wichtigster Zufriedenheitsfaktor heute in der besseren Entscheidungsfindung durch die Analyse unstrukturierter Inhalte liegt.¹

2. Unstrukturierte Daten unterstützen KI: Der neue strategische Treibstoff

Die Krise im Jahr 2026: Da strukturierte Daten eine „Nutzungsgrenze“ erreichen, müssen unstrukturierte Daten (E-Mails, Protokolle, Videos) zum primären Treibstoff für das Training generativer KI-Systeme werden. Dennoch können die meisten Unternehmen grundlegende Fragen nicht beantworten: Was haben sie, wo befindet es sich, wem gehört es und hat es noch einen Wert? Herkömmliche, isolierte Governance-Ansätze liefern oft kein vollständiges Bild dieser Landschaft.

Die Lösung: InSight DXP behebt diesen Mangel an Transparenz und schafft dank der direkten Anbindung an lokale Repositorys, Lösungen für Unternehmensproduktivität, Altsysteme und physische Archive eine einheitliche Sicht auf das gesamte Unternehmen. Durch die Integration physischer Datensätze und digitaler Inhalte in eine „zentrale Übersicht“ ermöglicht die Plattform, Datenchaos an der Quelle zu erkennen und zu beheben. 

Die Plattform speichert nicht nur Daten, sondern hilft Ihnen, Ihre unstrukturierten Daten zu verstehen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Durch die Analyse von Dateien, die in Datenquellen von Drittanbietern gespeichert sind, und die Identifizierung von Metadaten wie Dateigröße, Dateityp, Eigentumsverhältnisse, Zugriffshäufigkeit und Datenalterungsmuster identifiziert sie redundante, veraltete und unwichtige Inhalte (ROT-Daten), die Ihre Systeme verstopfen. Dank dieser Informationen kann InSight DXP Datensätze identifizieren und umsetzbare Governance-Empfehlungen bereitstellen. Gleichzeitig erhalten Sie die Möglichkeit, ROT-Dateien zu löschen oder Inhalte zu archivieren, um sowohl Risiken als auch Speicherkosten zu reduzieren.

Dieses Maß an Transparenz ist nicht mehr optional. Untersuchungen durch IDC haben ergeben, dass mehr als 60 % der unstrukturierten Daten inaktiv oder veraltet sind. Daher ist die Fähigkeit, verwaiste Dateien, die Budget verschlingen, ohne einen Mehrwert zu liefern, schnell zu identifizieren, der entscheidende Unterschied zwischen einer Speicherkrise und einem strategischen Vorteil.

3. Autonomes Datenmanagement: Von Kosten zu Kontrolle

Die Krise im Jahr 2026: Die gängige Praxis, alles auf unbestimmte Zeit aufzubewahren, ist nicht mehr nur ein Speicherproblem, sondern birgt erhebliche Compliance- und Haftungsrisiken. Ohne klare Transparenz laufen Unternehmen Gefahr, sensible oder regulierte Daten über ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufzubewahren, was bei Audits oder Rechtsstreitigkeiten zu massiven Risiken führt. Sich auf manuelle Überwachung durch Mitarbeitende zu verlassen, um jeden Fehler bei der Datenarchivierung zu erkennen, ist weder nachhaltig noch zuverlässig.

Die Lösung: InSight DXP bietet richtlinienbasiertes, autonomes Lebenszyklus-Management.  Die Lösung lässt sich in die cloudbasierte Aufbewahrungs- und Datenschutzmanagement-Plattform Policy Center von Iron Mountain integrieren, um Zeitpläne und Regeln für die Aufbewahrung von Datensätzen mithilfe der erweiterten Funktionen für rechtliche Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsmanagement bereitzustellen und anzuwenden. So können Unternehmen eine einheitliche Governance sowohl für digitale Inhalte als auch für physische Datensätze durchsetzen und damit eine wirklich ganzheitliche Compliance gewährleisten.

Durch die Integration von InSight DXP in Policy Center erfüllen Unternehmen globale Verpflichtungen mit absoluter Sicherheit, unterstützt durch eine Bibliothek mit 77.000 rechtlichen Verweisen aus 130 Ländern. Anstatt sich auf eine manuelle Überwachung zu verlassen, können Teams automatisierte Workflows implementieren, die eine strikte Einhaltung der Vorschriften gewährleisten und das Risiko menschlicher Fehler minimieren. Durch diese Umstellung werden sofort Budgetmittel freigesetzt, indem drohende Kosten für Speichererweiterungen in verfügbares Kapital für strategische Initiativen umgewandelt werden. Die Plattform gewährleistet jederzeit Audit-Bereitschaft, indem sie detaillierte, vorgefertigte oder benutzerdefinierte Berichte erstellt, die sowohl für strenge externe Audits als auch für interne Überprüfungen durch die Geschäftsleitung konzipiert sind. Letztendlich entlastet InSight DXP durch die Automatisierung dieser komplexen Prozesse die manuelle Datenarchivierung, sodass IT- und Compliance-Teams ihren Fokus von reaktivem Risikomanagement auf proaktive Wertschöpfung verlagern können.

Auswirkungen in der Praxis: Die „Dividende guter Daten“

Die in InSight DXP integrierte Methodik hat sich bereits bewährt. Ein globales Finanzinstitut hat sich mit Iron Mountain zusammengetan, um über 10 Millionen Dateien ohne geschäftlichen Nutzen zu identifizieren und zu löschen. Dies führte zur sofortigen Freisetzung von über 6 Terabyte (TB) an Daten (was die Speicherkosten direkt senkte) und reduzierte gleichzeitig das Gesamtrisikoprofil des Unternehmens.

Unternehmen, die ihre Informationsstrategie modernisieren, können sich eine „Dividende guter Daten“ sichern, also eine Umsatzsteigerung durch verbessertes Informationsmanagement, die Studien zufolge durchschnittlich 1,9 Milliarden USD wert ist. InSight DXP bietet die notwendige Grundlage, um den Datenverlust zu stoppen und unstrukturierte Daten in einen strategischen finanziellen Vermögenswert zu verwandeln.

Machen Sie den nächsten Schritt in Richtung finanzieller Kontrolle

Indem Sie über die Compliance hinausgehen, übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Informationslebenszyklus. Erfahren Sie, wie InSight DXP die Datensatzentsorgung automatisiert, kostspielige ROT-Daten beseitigt und die zentrale Übersicht bietet, die Ihrem Unternehmen fehlt.


_{¹Quelle: Kundenumfrage von Iron Mountain, August 2025}