Iron Mountain Lösung zur Rechnungsverarbeitung

Verbessern Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit KI-gestützter Automatisierung

Herausforderung

Die Kreditorenbuchhaltung wandelt sich rasch: Von einer rein administrativen Backoffice-Aufgabe hin zu einem strategischen Hebel zur Optimierung von Profitabilität und Cashflow. Doch Ineffizienzen halten viele Kreditoren-Teams nach wie vor davon ab, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. 82 % erfassen Rechnungen nach wie vor manuell. Dabei verbringen 56 % mehr als zehn Stunden pro Woche mit manuellen Aufgaben.¹ Übermäßiger Papieraufwand, sich wiederholende Dateneingaben und isolierte Systeme verschlingen wertvolle Zeit und schränken Kapazitäten für strategische Aufgaben ein. Diese manuellen Prozesse führen zu menschlichen Fehlern, Ungenauigkeiten bei Zahlungen und angespannten Lieferantenbeziehungen. Tatsächlich enthalten 39 % der Rechnungen Fehler, die auf manuelle Prozesse zurückzuführen sind.²

Darüber hinaus hindern häufige Ausnahmen, langwierige Genehmigungsverfahren und eingeschränkte Datentransparenz die Kreditorenbuchhaltungsteams daran, zeitnahe und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen und strategische Chancen zu nutzen.

Was wäre, wenn …

... Sie ein skalierbares, zentralisiertes und KI-gestütztes System für folgende Zwecke nutzen könnten?

1. Umfassende Übersicht und Kontrolle über Ihren Rechnungslebenszyklus erlangen, sodass alle digitalen und physischen Dokumente leicht zugänglich sind und verwaltet werden können
2. Manuelle Fehler und Unstimmigkeiten drastisch reduzieren, indem Rechnungsdaten intelligent anhand von Einkaufs- und Wareneingangsdaten validiert und abgeglichen werden
3. Rechnungsgenehmigungen optimieren und beschleunigen, um Ihrem Team mühsame Verwaltungsaufgaben abzunehmen, damit es sich auf strategische Finanzinitiativen konzentrieren kann

Iron Mountain Lösung zur Rechnungsverarbeitung

Unsere Lösung zur Rechnungsverarbeitung basiert auf der Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP). Diese skalierbare End-to-End-Software-as-a-Service-Plattform (SaaS) wandelt physische Rechnungen in verwertbare digitale Assets um und automatisiert dokumentenbezogene Workflows. Die Rechnungsverarbeitung automatisiert wichtige Funktionen in der Kreditorenbuchhaltung, darunter Dateneingabe, Genehmigungen, Abgleich, sowie dokumentenorientierte Workflows. Die Lösung stärkt Ihr bestehendes Ökosystem im Umgang mit Informationen und Dokumenten über vorkonfigurierte Konnektoren, automatisierte Workflows, definierte Dokumenttypen, Metadaten, Aufbewahrungsregeln und KI-gestützte Eingabehilfen.

Die Lösung für die Rechnungsverarbeitung bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Transparente Rechnungsbearbeitung: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Rechnungsverarbeitung, indem Sie digitale und physische Dokumente in einem einzigen, benutzerfreundlichen Portal verwalten. Das umfasst bei Bedarf auch die Erfassung und Anzeige von E-Rechnungen sowie elektronisch generierten Formaten (wie z. B. cXML) aus EDI- und Steuerverwaltungssystemen. Die zentrale Plattform bietet autorisierten Teammitgliedern einen einfachen, rollenbasierten Zugriff, der das Abrufen von Rechnungen optimiert und Verzögerungen durch fragmentierte Systeme beseitigt. Die nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme beseitigt Informationssilos und bietet eine zentrale Übersicht über alle relevanten Daten für eine effiziente Bearbeitung. Workflows und Genehmigungsprozesse lassen sich präzise an Ihre Geschäftsregeln anpassen, um eine korrekte Weiterleitung und zügige Genehmigungen zu gewährleisten. Verfolgen Sie mühelos die Rechnungsverarbeitung und den Zahlungsfluss, erhalten Sie eine klares Prüfprotokoll und verbessern Sie die Nachvollziehbarkeit.
• Bessere Genauigkeit und Finanzkontrolle: Erzielen Sie überragende Datenintegrität durch KI-gestützte intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP). Dabei werden Rechnungsinformationen automatisch extrahiert und nahtlos in Workflows eingespeist – manuelle Eingabefehler sind so praktisch ausgeschlossen. Nutzen Sie den automatisierten Dreifachabgleich, um Rechnungsdaten mit Ihren Einkaufs- und Wareneingangsdaten abzugleichen und sicherzustellen, dass nur gültige und korrekt ausgeführte Bestellungen bezahlt werden. So minimieren Sie Unstimmigkeiten und potenzielle Überzahlungen. Bei Rechnungen ohne Bestellung automatisieren KI-Agenten die Zuordnung relevanter buchhalterischer Attribute zu den Einzelposten und reduzieren so zeitaufwändige Ausnahmesituationen erheblich. Gewinnen Sie schnelle Einblicke, um den Cashflow zu optimieren, Arbeitsschritte zu priorisieren und Lieferantenbeziehungen zu verbessern.
• Höhere Effizienz und geringere Kosten: Autorisierte Teammitglieder können einfach über ein einziges cloudbasiertes Portal auf InSight DXP zugreifen und nach Rechnungen suchen. Dank Digitalisierung und Workflow-Automatisierung werden Rechnungen mit minimalem Aufwand sortiert und organisiert, was zu optimierten Genehmigungsabläufen führt. Durch automatisierte Regelwerke werden Ausnahmefälle sofort markiert und den passenden Bearbeitern zugewiesen. Das entlastet die Kreditorenbuchhaltung, da nur noch Vorgänge bearbeitet werden müssen, die menschliches Eingreifen verlangen. Iron Mountain InSight DXP gewährleistet die Einhaltung von Branchenstandards und wendet Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien systematisch an. So können Sie Verpflichtungen in Bezug auf relevante Inhalte verwalten und durchsetzen.

Vorsprung durch Iron Mountain

Dank unserer unvergleichlichen Skalierbarkeit und der leistungsstarken InSight DXP-Plattform bieten wir Ihnen eine komplette End-to-End-Lösung: So transformieren Sie die Prozesse in Ihrer Kreditorenbuchhaltung und setzen den echten Wert Ihrer Rechnungsdaten frei. Mit unserer globalen Infrastruktur aus 141 Scanning-Standorten in 45 Ländern und einer Jahreskapazität von 2,6 Milliarden Scans schaffen wir eine einheitliche Erfassungsstelle für all Ihre eingehenden Rechnungen.

Mithilfe einer KI-gestützten intelligenten Dokumentenverarbeitung extrahiert unsere Lösung wertvolle Daten und automatisiert Workflows. So reduziert sie manuelle Fehler und beschleunigt Finanztransaktionen.

Unsere auf InSight DXP basierende Plattform bietet sicheren, rollenbasierten Zugriff rund um die Uhr. Sie wendet Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien systematisch an, um eine kontinuierliche Compliance zu gewährleisten und Sicherheitsrisiken zu minimieren. Als vertrauenswürdiger globaler Partner mit über 70 Jahren Erfahrung unterstützt Iron Mountain Sie dabei, Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse im Hinblick auf Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit zu optimieren.