Das OZG und die digitale Verwaltung: ungenutzte Potenziale und große Chancen

Das OZG 2.0: mehr Verbindlichkeit, höhere Nutzerfreundlichkeit

Mit dem OZG 2.0 will die Bundesregierung nachsteuern. Die Reform bringt verbindlichere Standards, klare Fristen und einen stärkeren Fokus auf Nutzerorientierung. Bürger:innen haben ab 2028 sogar einen Rechtsanspruch auf elektronischen Zugang zu Verwaltungsleistungen des Bundes. Für Unternehmen gilt dies ab 2029.

Ein Kernaspekt ist das „Einer-für-Alle-Prinzip“ (EfA): Statt dass jedes Bundesland eigene Lösungen entwickelt, sollen zentrale Angebote geschaffen werden, die bundesweit nutzbar sind. So führen die Regionen keine unterschiedlichen Digitalisierungsprozesse ein, was Effizienz, Konsistenz und Skalierbarkeit sicherstellt.

Informationsmanagement als unterschätzte Hürde

Ein zentrales Problem der Verwaltungsdigitalisierung ist das Informationsmanagement. Jahrzehntelang gewachsene Fachverfahren, analoge Archive und heterogene IT-Landschaften machen es schwer, digitale Prozesse konsequent umzusetzen. Oft enden moderne Anträge noch immer auf Papier, weil Schnittstellen fehlen.

Hier zeigt sich: Ohne ein durchgängiges, rechtssicheres und strukturiertes Informationsmanagement bleiben Effizienzgewinne aus. Bürger:innen erleben dann digitale Formulare als „schöne Schaufenster“, hinter denen alte Verfahren weiterlaufen und statt Digitalisierung analoge Archive und Datenfragmente stehen.

Von Altakten bis Informationssicherheit

Um die Potenziale der Digitalisierung auszuschöpfen, müssen Behörden den gesamten Lebenszyklus von Informationen betrachten – von der Entstehung über die Nutzung und Speicherung bis zur Archivierung. Nur so können sie sichere, transparente und effiziente Prozesse schaffen, die langfristig Bestand haben.

Wichtige Schritte sind:

• Digitalisierung von Papierarchiven nach TR-RESISCAN-Standard
• strukturierte Datenaufbereitung für medienbruchfreie Prozesse
• rechtskonforme Archivierung nach DSGVO, eIDAS und GoBD
• Integration von Informationsplattformen, die analoge und digitale Datenwelten verbinden

Best Practice von Iron Mountain: Die Stadt Wuppertal geht voran

Wie eine zukunftsorientierte Verwaltung aussehen kann, zeigt die Stadt Wuppertal. Iron Mountain hat dort einen umfassenden Prozess zur Aktendigitalisierung umgesetzt. Über 200 000 Akten – unter anderem aus den Bau-, Sozial- und Ausländerämtern – wurden bereits revisionssicher digitalisiert. Und das mit spürbaren Vorteilen:

• Akten sind in Sekunden im Dokumentenmanagementsystem verfügbar
• Zugriff ist auch im Homeoffice möglich
• mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig mit denselben Dokumenten arbeiten
• Papierarchive und lange Wege entfallen
• Das Ergebnis: eine effiziente, bürgernahe und nachhaltige Verwaltung.

Handlungsempfehlungen für Behörden

Damit die digitale Transformation erfolgreich gelingt, sollten Behörden auf vier zentrale Punkte achten, die im Whitepaper näher beschrieben werden:

1. Informationssicherheit als Grundlage: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails müssen von Beginn an integraler Bestandteil sein.
2. Frühzeitige Einbindung von Datenschutz und Archivwesen: Nur so können rechtliche Hürden vermieden und Projekte beschleunigt werden.
3. Bürger:innen in den Mittelpunkt stellen: Einfache Formulare, digitale Rückkanäle und transparente Statusanzeigen erhöhen die Akzeptanz.
4. Geeignete Partner wählen: Erfahrene Anbieter mit Expertise im öffentlichen Sektor wie Iron Mountain bringen nicht nur Technologie, sondern auch erprobte Prozesse mit.

Digitalisierung der Verwaltung mit Substanz dank Iron Mountain

Die Bürger:innen wünschen sich eine digitale Verwaltung, die transparent und effizient ist. Das OZG und OZG 2.0 bieten hierfür den gesetzlichen Rahmen. Entscheidend ist jedoch, dass Behörden die Digitalisierung nicht auf der Oberfläche belassen, sondern ihr Informationsmanagement grundlegend modernisieren.

Wer heute in sichere, durchgängige Prozesse investiert, profitiert morgen von mehr Effizienz, höherer Zufriedenheit und einer zukunftssicheren öffentlichen Verwaltung. Möchten Sie mehr erfahren? Laden Sie das kostenlose Whitepaper herunter und fordern Sie Ihre kostenlose Beratung an.