Λύση Επεξεργασίας Τιμολογίων της Iron Mountain

Αναβάθμιση των λογιστηρίων χάρη στην αυτοματοποίηση με τεχνολογία AI

Πρόκληση

Ο ρόλος του λογιστηρίου εξελίσσεται ραγδαία από μια λειτουργία συναλλαγών back-office σε στρατηγική επιταγή για τη βελτιστοποίηση της κερδοφορίας και της ταμειακής ροής. Ωστόσο, οι ανεπάρκειες εξακολουθούν να δυσχεραίνουν το έργο των ομάδων λογιστηρίου. Το 82% των ομάδων λογιστηρίου εξακολουθούν να καταχωρούν χειροκίνητα τιμολόγια, με το 56% να αφιερώνει πάνω από 10 ώρες εβδομαδιαίως σε χειροκίνητες εργασίες.¹ Η υπερβολική διαχείριση έντυπων αρχείων, η επαναλαμβανόμενη καταχώριση δεδομένων και τα απομονωμένα συστήματα σπαταλούν πολύτιμο χρόνο, περιορίζοντας τη στρατηγική αλληλεπίδραση. Αυτές οι χειροκίνητες διαδικασίες οδηγούν σε ανθρώπινα λάθη, ανακρίβειες πληρωμών και τεταμένες σχέσεις με τους προμηθευτές, καθώς το 39% των τιμολογίων περιέχουν λάθη λόγω χειροκίνητων διαδικασιών.²

Επιπλέον, οι συχνές εξαιρέσεις, οι παρατεταμένες εγκρίσεις και η περιορισμένη ορατότητα των δεδομένων εμποδίζουν τις ομάδες των λογιστηρίων να λαμβάνουν έγκαιρες, τεκμηριωμένες οικονομικές αποφάσεις και να αξιοποιούν στρατηγικές ευκαιρίες.

Πώς θα σας φαινόταν αν μπορούσατε

Να χρησιμοποιήσετε ένα επεκτάσιμο, κεντρικό σύστημα που βασίζεται στην τεχνολογία AI για:

1. Να αποκτήσετε ολοκληρωμένη εποπτεία και έλεγχο του κύκλου ζωής των τιμολογίων σας, έτσι ώστε να μπορείτε να αποκτήσετε εύκολα πρόσβαση και να διαχειριστείτε όλα τα ψηφιακά και φυσικά σας έγγραφα
2. Να μειώσετε σημαντικά τα λάθη λόγω χειροκίνητων διαδικασιών και τις αποκλίσεις, με την έξυπνη επικύρωση και συμφωνία των δεδομένων τιμολογίων σε σχέση με τις πληροφορίες αγοράς και παραλαβής
3. Να βελτιστοποιήσετε και να επιταχύνετε τις εγκρίσεις τιμολογίων, απαλλάσσοντας την ομάδα σας από κουραστικές διοικητικές εργασίες, έτσι ώστε να επικεντρωθεί σε στρατηγικές οικονομικές πρωτοβουλίες

Λύση Επεξεργασίας Τιμολογίων της Iron Mountain

Η Λύση Επεξεργασίας Τιμολογίων της Iron Mountain βασίζεται στην πλατφόρμα Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), μια επεκτάσιμη ολοκληρωμένη λύση λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS) που μετατρέπει τα φυσικά τιμολόγια σε αξιοποιήσιμα ψηφιακά στοιχεία και αυτοματοποιεί τις ροές εργασίας που βασίζονται σε έγγραφα. Η Επεξεργασία Τιμολογίων αυτοματοποιεί βασικές λειτουργίες του λογιστηρίου, συμπεριλαμβανομένης της καταχώρισης δεδομένων, των εγκρίσεων, της συμφωνίας και των ροών εργασίας που βασίζονται στα έγγραφα. Αυτή η λύση ενισχύει τις δυνατότητες διαχείρισης αρχείων και πληροφοριών που απουσιάζουν από το υπάρχον περιβάλλον σας μέσω προκατασκευασμένων συνδέσμων, ροών εργασίας, τύπων εγγράφων, μεταδεδομένων, κανόνων διατήρησης και μηνυμάτων τεχνητής νοημοσύνης.

Η Επεξεργασία Τιμολογίων προσφέρει:

• Πιο διαφανή επεξεργασία τιμολογίων: Μεγαλύτερο έλεγχο στην επεξεργασία τιμολογίων με τη διαχείριση ψηφιακών και φυσικών εγγράφων σε μια ενιαία πύλη φιλική προς τον χρήστη. Αυτό το κεντρικό hub παρέχει εύκολη πρόσβαση βάσει ρόλων σε εξουσιοδοτημένους χρήστες για τη βελτιστοποίηση της ανάκτησης τιμολογίων και τον περιορισμό των καθυστερήσεων λόγω ανόμοιων συστημάτων. Η απρόσκοπτη ενσωμάτωση με τα υπάρχοντα λογιστικά συστήματα καταργεί τα σιλό πληροφοριών, παρέχοντας μια κεντρική προβολή όλων των σχετικών δεδομένων για αποτελεσματική επεξεργασία. Οι ροές εργασίας και οι διαδικασίες έγκρισης μπορούν να προσαρμοστούν με ακρίβεια στους κανόνες που ισχύουν για την επιχείρησή σας για ακριβή δρομολόγηση και άμεσες εγκρίσεις. Παρακολουθήστε εύκολα τη ροή της διαχείρισης τιμολογίων και των πληρωμών για να αποκτήσετε μια σαφή διαδρομή ελέγχου και να βελτιώσετε τη λογοδοσία.
• Βελτιώστε την ακρίβεια και τον οικονομικό έλεγχο: Επιτύχετε βελτιωμένη ακεραιότητα δεδομένων με έξυπνη επεξεργασία εγγράφων (IDP) που βασίζεται στην τεχνολογία AI η οποία εξάγει αυτόματα πληροφορίες τιμολογίου και τις τροφοδοτεί απρόσκοπτα σε ροές εργασιών, εξαλείφοντας ουσιαστικά τα λάθη λόγω της χειροκίνητης καταχώρισης δεδομένων. Αξιοποιήστε την αυτοματοποιημένη τριπλή διασταύρωση για να επικυρώνετε τα δεδομένα τιμολογίου σε σχέση με τα δεδομένα αγορών και παραλαβής, διασφαλίζοντας ότι πληρώνονται μόνο οι έγκυρες και οι σωστά εκτελεσμένες παραγγελίες, ελαχιστοποιώντας τις αποκλίσεις και τυχόν πληρωμές επιπλέον ποσών. Για τιμολόγια που δεν βασίζονται σε παραγγελίες (PO), τα εργαλεία AI αυτοματοποιούν την αντιστοίχιση των σχετικών λογιστικών διαστάσεων σε στοιχεία γραμμής, μειώνοντας σημαντικά τις χρονοβόρες εξαιρέσεις. Αντλήστε γρήγορα δεδομένα για τη βελτιστοποίηση της ταμειακής ροής, την ιεράρχηση της εργασίας και τη βελτίωση των σχέσεων με τους προμηθευτές.
• Αυξήστε την απόδοση και μειώστε τις δαπάνες: Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να αποκτούν εύκολα πρόσβαση και να αναζητούν τιμολόγια μέσω μιας ενιαίας πύλης που βασίζεται στο cloud στο InSight DXP. Μέσω της ψηφιοποίησης και της αυτοματοποίησης των ροών εργασίας, τα τιμολόγια ταξινομούνται και οργανώνονται με ελάχιστη προσπάθεια, οδηγώντας σε βελτιστοποιημένες εγκρίσεις. Οι ισχυροί επιχειρηματικοί μας κανόνες επισημαίνουν και δρομολογούν αυτόματα τις εξαιρέσεις στους κατάλληλους χρήστες, επιτρέποντας στο προσωπικό του λογιστηρίου να επικεντρώνεται μόνο στις εργασίες που απαιτούν ανθρώπινη παρέμβαση. Το Iron Mountain InSight DXP επιτρέπει τη συμμόρφωση με τα πρότυπα του κλάδου και εφαρμόζει συστηματικά πολιτικές διατήρησης και απορρήτου δεδομένων, βοηθώντας σας να διαχειρίζεστε και να επιβάλλετε τις υποχρεώσεις στο σχετικό περιεχόμενο.

Το πλεονέκτημα της Iron Mountain

Το πλεονέκτημα της Iron Mountain έγκειται στην απαράμιλλης κλίμακας, ισχυρή πλατφόρμα InSight DXP, η οποία παρέχει μια ολοκληρωμένη λύση που σας βοηθά να μεταμορφώσετε τις διαδικασίες του λογιστηρίου σας και να ξεκλειδώσετε την αξία από τα δεδομένα τιμολογίων σας. Οι υποδομές που διαθέτουμε σε όλο τον κόσμο περιλαμβάνουν 141 σημεία απεικόνισης σε 45 χώρες, με δυνατότητα επεξεργασίας 2,6 δισεκατομμυρίων εικόνων ετησίως, παρέχοντας ένα ενιαίο σημείο εισόδου για όλα τα τιμολόγιά σας.

Αξιοποιώντας την έξυπνη επεξεργασία εγγράφων με την υποστήριξη της τεχνολογίας AI, η λύση μας εξάγει πολύτιμα δεδομένα με μέση ακρίβεια 97% και αυτοματοποιεί τις ροές εργασιών, μειώνοντας τα λάθη λόγω χειροκίνητων διαδικασιών και επιταχύνοντας τις οικονομικές συναλλαγές.

Βασισμένη στο InSight DXP, η πλατφόρμα μας παρέχει ασφαλή πρόσβαση 24/7 βάσει ρόλων και εφαρμόζει συστηματικά πολιτικές διατήρησης και απορρήτου δεδομένων, καθιστώντας δυνατή τη συνεχή συμμόρφωση, ελαχιστοποιώντας παράλληλα τους κινδύνους ασφαλείας. Ως παγκόσμιος ηγέτης στη διαχείριση δεδομένων, με πάνω από 70 χρόνια εμπειρίας, η Iron Mountain διευκολύνει τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών λογιστηρίου για αποτελεσματικότητα, ακρίβεια και επεκτασιμότητα.