Cerrar la brecha híbrida: 7 tendencias clave en la gestión de documentos en 2026

Aunque el 72 % de los líderes empresariales¹ reconocen que los procesos de digitalización de documentos son necesarios para garantizar la continuidad del negocio, la falta de recursos y el control del presupuesto con frecuencia impiden la transición a un entorno de trabajo sin papel.

A continuación, veremos las principales tendencias que muestran cómo las empresas ágiles están dejando atrás el uso de archivos físicos para facilitar el acceso digital, seguro y bajo demanda.

1. El plan de cinco años que afecta a los documentos en papel

Durante muchos años, la digitalización ha sido un objetivo poco definido que se aplazaba constantemente. Sin embargo, esto ha cambiado. En la actualidad, el 93 % de los profesionales del sector de la gestión de los documentos y la información² se han fijado el objetivo de eliminar los documentos en papel en los próximos cinco años.

Para las empresas en crecimiento no se trata solo de vaciar sus archivadores, sino también de garantizar el acceso transparente a los documentos. Tanto si operas desde una oficina local como si gestionas varias filiales en la región de EMEA, el acceso remoto a los documentos de forma segura, ininterrumpida y desde cualquier lugar es la única manera de dar apoyo a una fuerza laboral moderna y flexible.

2. El ROI de las oficinas «sin archivado físico»

Debido al creciente coste del espacio de oficina premium en toda la región de EMEA, el archivado de documentos en papel se está convirtiendo en un gasto que las empresas no pueden asumir por más tiempo. Las organizaciones ágiles están cuestionando el espacio físico que ocupan y dejando a un lado los archivos de documentos en papel para apostar por los entornos «sin archivado físico». Al trasladar los documentos físicos a un centro de almacenamiento externo seguro y utilizar servicios de digitalización bajo demanda, las empresas recuperan un valioso espacio físico para destinarlo al trabajo colaborativo, además de reducir los gastos generales.

3. La limpieza prioritaria de documentos como estrategia

Estamos asistiendo a un importante cambio en cuanto a la forma en que las organizaciones ven el legado de sus archivos físicos. Para el 67 % de las empresas,³ las iniciativas de limpieza de documentos tienen ahora una prioridad media o alta. ¿Por qué esta urgencia repentina?

• Nivel de preparación de los datos: Las organizaciones no pueden automatizar la información si carecen de visibilidad sobre sus datos.⁴ La digitalización es el primer paso para que puedas usar los «datos ocultos» de tu empresa en una plataforma moderna de gestión del contenido y para responder a la acuciante necesidad de alcanzar los objetivos de la empresa con ayuda de la inteligencia artificial.‌

4. De la digitalización «por cuenta propia» a la cadena de custodia segura

Tanto en el Reino Unido como en la Unión Europea, los requisitos de cumplimiento normativo son cada vez más estrictos. Ya no basta con que las empresas se pasen al entorno digital, sino que también tienen que demostrar cómo se han gestionado sus datos en cada etapa del proceso. Estamos presenciando un cambio que se aleja de la digitalización «por cuenta propia» y fragmentada para adoptar soluciones certificadas de la cadena de custodia. Para las empresas ágiles, esto tiene que ver con la gestión de la reputación. Al comprobar que se hace el seguimiento, la indexación y la digitalización de los documentos en un entorno seguro, los líderes de las empresas evitan el riesgo de litigios y los «vacíos en materia de cumplimiento normativo», propios de la información que no se ha gestionado adecuadamente.

5. Del almacenamiento estático a los datos inteligentes

Estudios recientes revelan que existe una marcada «brecha en cuanto al nivel de preparación»: el 80 % de los líderes creen que los datos de sus empresas están preparados para la IA, pero el 52 % fracasa en la fase inicial debido a la mala calidad de los datos. Las empresas ágiles dan prioridad a las iniciativas para limpiar y organizar los datos de acuerdo con las políticas de gobierno de la información, no solo por una cuestión de cumplimiento normativo, sino también para garantizar que los datos antiguos estén estructurados y sean visibles para las nuevas herramientas de IA.

6. Cerrar la brecha de los recursos internos

Muchas organizaciones reconocen que necesitan cambiar, pero carecen de los recursos internos necesarios para llevar a cabo proyectos de digitalización complejos. La tendencia apunta al uso de servicios gestionados por parte de especialistas externos que se encargan de las tareas de digitalización, indexación y destrucción segura de documentos.

Este cambio de paradigma libera de trabajo a los empleados y permite que los equipos internos puedan centrarse en iniciativas más estratégicas, en lugar de ocuparse de tareas administrativas.

7. La creación de alianzas transparentes y equilibradas

Una de las tendencias más significativas en el mercado EMEA es que se está dejando de usar el «contrato estándar para todos». Las empresas buscan cada vez más que la facturación sea transparente y que los servicios se ajusten a lo que realmente necesitan.

Los líderes actuales buscan proveedores que ofrezcan un servicio integral que incluya:

• Escalabilidad: Servicios que crecen al ritmo de la empresa, es decir, que solo tienes que pagar por lo que necesitas en cada momento.
• Costes predecibles: Al reducir los costes de almacenamiento y eliminar la carencia de recursos internos, hay un claro retorno de la inversión (ROI).
• Seguridad en materia de cumplimiento: Acceder a expertos locales en el RGPD y en protección de datos para reducir el riesgo de litigios, sin necesidad de contar con un amplio equipo jurídico interno.

Conclusiones

La tendencia es clara: la «brecha de información híbrida», es decir, el espacio que separa el legado de tus archivos físicos de tu futuro digital, se está acortando. Las empresas que prioricen hoy mismo la digitalización de alto impacto se beneficiarán de la fiabilidad de los resultados de IA, de una mayor seguridad, de un mejor cumplimiento normativo, y de un modelo operativo más ágil y optimizado.

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La brecha de información híbrida

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^{_{1 How Digital Document Processes Are Shifting From Best Practice To Business Necessity, estudio realizado por Forrester Consulting para Adobe.
2 Informe sobre la identificación de documentos y su limpieza prioritaria, realizado por Iron Mountain
3 Informe sobre la identificación de documentos y su limpieza prioritaria, realizado por Iron Mountain.
4 Informe de investigación Data and AI Trust Maturity Model, realizado por Veeam.}}