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Desintoxicación digital: formas prácticas de eliminar datos ROT
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El aumento acelerado del volumen de datos está en el centro de las preocupaciones de los gestores de información en la actualidad. Los datos redundantes, obsoletos y triviales (ROT) aumentan la exposición al riesgo y reducen el valor de los activos digitales.
Expertos de nuestra reciente sesión de la Education Series 2024 comparten recomendaciones prácticas para tu próximo proyecto de limpieza de datos.
Había un gran interés en torno a la gestión de datos y la desintoxicación digital durante el ARMA International InfoCon 2024. Durante el evento de tres días, tuve la oportunidad de conversar con dos líderes en gestión de la información para analizar este importante tema de nuestra Education Series 2024.
Se unieron a mí en Desintoxicación digital: formas prácticas de eliminar datos ROT los panelistas Chantel Johnson, Vicepresidenta, Chief Data Office del Bank of China, y Steve Matthews, Director de Cuentas, Servicios Profesionales de Iron Mountain. Abordamos desde los riesgos y desafíos asociados con la gestión moderna de datos hasta estrategias probadas para limpiar y gestionar eficazmente datos redundantes, obsoletos y triviales (ROT). Nuestros expertos compartieron perspectivas sobre cómo abordar esta tarea crítica, incluyendo:
- Comprender qué son los datos ROT y cuáles son sus riesgos
- El proceso de eliminación de datos ROT, incluidas las herramientas y recursos necesarios
- La importancia de la gestión y supervisión continua de los datos
¿Qué son los datos ROT y por qué representan un riesgo?
Las organizaciones se enfrentan a un crecimiento exponencial de datos, lo que genera mayores desafíos de volumen, costos de almacenamiento y exposición al riesgo que en la época de los registros en papel. Una parte significativa de esos datos —ya sean estructurados o no estructurados— suele ser redundante, obsoleta o trivial. Los datos ROT pueden identificarse por su falta de valor para el negocio y abarcan una amplia gama de excesos digitales, desde fotos personales de vacaciones hasta datos que ya han cumplido con sus requisitos de retención.
Los datos ROT pueden representar el 50 % o más de los datos de una organización.
ROT es un problema significativo: muchas organizaciones tienen grandes volúmenes de datos innecesarios que pueden representar riesgos para sus operaciones. Los datos ROT dificultan una gestión eficiente de la información y provocan mayores costos, vulnerabilidades de seguridad y decisiones menos acertadas.
The risks of ROT
Datos no estructurados
No sorprende que los datos no estructurados sean uno de los principales responsables cuando se trata de ROT. Los datos no estructurados —es decir, aquellos que no tienen un formato predefinido como el que se encuentra en las filas y columnas de una base de datos— se convierten en un problema para las organizaciones debido a su ambigüedad. Los gestores de información simplemente “no saben lo que no saben”.
Los datos no estructurados pueden incluir archivos digitales como documentos de texto, imágenes, archivos de audio, videos, publicaciones en redes sociales, correos electrónicos y más. Muchos de estos archivos suelen ser copias, y en ocasiones incluso copias de copias. Nuestros panelistas estiman que entre el 50 % y el 60 % de los datos de una organización son no estructurados.
Existe un nivel significativo de riesgo y exposición simplemente por conservar datos cuyo contenido no se conoce.
Por qué tu organización necesita una desintoxicación digital
Eliminar datos ROT reduce la carga de trabajo necesaria para gestionar conjuntos de datos masivos durante litigios, auditorías, fusiones y adquisiciones, y otras actividades empresariales. Cuantos más datos tengas, mayor será la cantidad de información que deberás identificar y producir en estas situaciones. Al gestionar tus datos de forma regular y eliminar ROT, también puedes:
- Reducir los riesgos de seguridad y proteger mejor tu información sensible
- Optimizar el almacenamiento digital y reducir el impacto ambiental
- Aumentar la productividad en toda la organización
La productividad de los usuarios aumenta porque puedes encontrar la información correcta en el momento adecuado.
Otro gran beneficio de la desintoxicación digital es la preparación de la organización para tendencias futuras como la IA. Los datos que permanecen después de un proyecto de eliminación de ROT tienen más probabilidades de ser precisos y útiles para tecnologías avanzadas, lo que permite alimentar modelos con mayor confianza. Los datos limpios generan insights relevantes para el negocio y para los clientes.
The benefits of ROT cleanup
El enfoque adecuado para la limpieza de datos
Aunque la tecnología puede ayudar a gestionar los datos ROT, es fundamental contar con personas y procesos adecuados para abordar el problema de forma eficaz. Esto suele implicar un esfuerzo de gestión del cambio con apoyo desde la alta dirección. El empleado promedio puede tener el hábito de crear copias de copias de copias y almacenar datos en distintos tipos de carpetas sin considerar el impacto de estas prácticas. Incluso los responsables de registros pueden mostrarse reacios a actualizar sus hábitos de almacenamiento de datos.
Limpiar millones de archivos digitales
Durante nuestra conversación, la panelista Chantel Johnson, Vicepresidenta, Chief Data Office del Bank of China, compartió algunas estrategias clave utilizadas en su enfoque para la limpieza de datos ROT.
Apoyo desde la dirección
Chantel obtuvo el respaldo de los ejecutivos para la iniciativa de limpieza de datos, reconociendo lo crítico que era eliminar la mayor cantidad posible de datos ROT.
Evaluación dirigida de los datos
La organización se centró en los datos no estructurados, considerados de mayor riesgo debido a su falta de organización y al potencial de exposición de información sensible. Los bloqueos legales (legal holds) y la información de identificación personal (PII) fueron consideraciones importantes durante el proceso de limpieza. Ambos factores influyeron directamente en qué datos ROT podían eliminarse.
Implementación de tecnología
La organización utilizó tecnología y herramientas de clasificación de contenido para visualizar sus datos no estructurados, identificar archivos ROT y evaluar el estado de cumplimiento.
Participación de stakeholders y expertos
Coordinadores de registros, líderes de departamento y expertos legales participaron para aportar conocimiento especializado y garantizar la correcta clasificación y disposición de los datos.
Limpieza gradual
La organización adoptó un enfoque por fases para el proceso de limpieza, comenzando con datos de bajo riesgo y avanzando gradualmente hacia conjuntos de datos más complejos.
Mantenimiento continuo
Se establecieron procesos y políticas para evitar la acumulación de nuevos datos ROT y garantizar una higiene continua de los datos.
Un programa de limpieza de ROT no es algo que se hace una sola vez. Es un proceso continuo.
La limpieza de datos ROT no es una tarea puntual, sino un proceso continuo que requiere revisiones y actualizaciones periódicas. Los expertos recomiendan hacerlo con mayor frecuencia que una vez al año, animando a los gestores de registros a considerar una estrategia permanente. Contar con un Human-in-the-Loop es fundamental. Sin las personas adecuadas en el proceso de limpieza de ROT, la toma de decisiones puede detenerse. La tecnología puede hacer recomendaciones, pero no puede tomar todas las decisiones críticas de negocio y legales.
Creating an effective records coordinator working group for ROT cleanup
Reducir ROT y establecer una estrategia de limpieza continua es esencial para los gestores de información hoy en día. Se crean nuevos datos constantemente y el problema de la sobrecarga de datos seguirá creciendo a medida que la IA continúe expandiéndose rápidamente.
No puedes permitirte quedarte inmóvil.
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¿Te interesa aprender más sobre este tema y escuchar la sesión de preguntas y respuestas con nuestros panelistas? Visita Education Series 2024 de Iron Mountain para ver la grabación bajo demanda de Desintoxicación digital: formas prácticas de eliminar datos ROT y registrarte en los próximos webinars.
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