Cinco casos destacados de excelencia operativa a escala

Cuando los volúmenes transaccionales aumentan, las regulaciones se vuelven más estrictas y las expectativas de los clientes crecen, incluso las organizaciones bien gestionadas se ven limitadas por flujos de trabajo heredados. El resultado son mayores costos, tiempos de respuesta más lentos, información aislada y una capacidad limitada para escalar o innovar.

En banca minorista y comercial, gestión patrimonial y seguros, los líderes están replanteando cómo se realiza el trabajo. Muchos están adoptando servicios gestionados, también conocidos como Iron Mountain Intelligent Business Process Management (iBPM): un modelo operativo que combina rediseño de procesos, Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), automatización y servicios gestionados para transformar los flujos de trabajo basados en documentos.

Estas organizaciones pioneras ya están viendo los beneficios. Están procesando transacciones minoristas, comerciales y de inversión, así como otros documentos financieros, con mayor previsibilidad de costos y eficiencia en los flujos de trabajo. Además, lo hacen de una manera sostenible a largo plazo.

Impulsando la eficiencia en el financiamiento de vehículos

Las instituciones de financiamiento de vehículos han dependido durante mucho tiempo de flujos de trabajo intensivos en documentos, pero el aumento de las expectativas de los clientes y la presión competitiva están impulsando el cambio. Una empresa latinoamericana de financiamiento de vehículos está utilizando IA y automatización para acelerar sus procesos y reducir costos en más de 10.000 aprobaciones mensuales.

Garantizar la aprobación del financiamiento mientras el cliente aún se encuentra en el concesionario es clave para concretar el negocio. Para mantenerse competitiva en el mercado, la empresa trabajó con un socio de servicios gestionados e implementó el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP).

El nuevo enfoque redujo el trabajo manual, aceleró las aprobaciones de financiamiento, disminuyó el costo por transacción y minimizó los errores de procesamiento, mejorando tanto la eficiencia operativa como la experiencia del cliente.

Modernizando el financiamiento al comercio exterior

Una transformación significativa en uno de los bancos más grandes del mundo se apoyaba en flujos de trabajo manuales y altamente dependientes de documentos, lo que ralentizaba el procesamiento y generaba complejidad operativa. Los líderes reconocieron la necesidad de digitalizar y automatizar estos procesos manteniendo estrictos estándares de seguridad y cumplimiento normativo.

Trabajando con un socio de servicios gestionados, el banco modernizó sus flujos de trabajo documentales y su entorno de procesamiento, al mismo tiempo que protegía los datos financieros sensibles.

La transformación redujo los costos operativos entre un 18 % y un 25 % en nueve meses, al tiempo que aceleró el procesamiento del financiamiento al comercio exterior y mejoró la experiencia del cliente.

Logrando el cumplimiento a escala

Una compañía europea de seguros mutuos lanzó una iniciativa en todo su portafolio para asegurar y fortalecer el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios de reaseguro. El proyecto enfrentó múltiples desafíos, incluyendo la complejidad de los flujos de trabajo, la confidencialidad y los riesgos de seguridad.

La empresa trabajó con un proveedor de servicios gestionados para crear un proceso estandarizado en sus 15 entidades. Securitizó el 100 % del portafolio, reuniendo activos financieros como hipotecas y financiamiento de vehículos en una única estructura.

A pesar de la complejidad del proyecto, cada inversión debía estar protegida y en cumplimiento. Se enviaron adendas actualizadas a millones de clientes. Como resultado, se alcanzó una tasa de firma del 70 %, un récord histórico para la empresa y una tasa de retorno que duplica el promedio del sector.

Optimizando el procesamiento de pagos

Un proveedor estadounidense de gestión de pagos necesitaba escalar sus operaciones para apoyar una base de clientes en rápido crecimiento y el aumento del volumen de transacciones.

A través de una alianza de servicios gestionados, la empresa amplió el acceso a múltiples centros de procesamiento, aumentando su capacidad mientras externalizaba la preparación, el procesamiento y el almacenamiento de millones de transacciones e imágenes cada mes. Este enfoque también reforzó la seguridad y el cumplimiento en la protección de los datos sensibles de los clientes.

Este modelo de procesamiento ampliado, según el presidente y director de operaciones de la empresa, permitió “ofrecer un procesamiento de pagos de clase mundial manteniendo los más altos estándares de seguridad y servicio”.

Centralizando las operaciones bancarias

Un gran banco latinoamericano optimizó sus procesos para lograr ahorro de costos, mayor control y acceso más rápido a la información, con el objetivo final de duplicar su rentabilidad en dos años.

Tras identificar ineficiencias, los líderes del banco comprendieron que debían evolucionar de flujos de trabajo manuales a modelos modernos. Eligieron un socio de confianza para centralizar las operaciones en un único hub que da soporte a 1.400 sucursales. La solución permitió un tiempo de respuesta de 24 horas en el procesamiento y acceso a documentos.

Entre los beneficios se incluyen mejores controles y validación para el cliente, así como una operación de ciclo cerrado. La transparencia de extremo a extremo permite generar informes precisos que respaldan decisiones informadas y oportunas.

Es momento de modernizar

En todos estos casos, las instituciones financieras enfrentaron presiones similares: desde flujos de trabajo intensivos en documentos hasta el aumento de las exigencias regulatorias y la necesidad de escalar operaciones de forma eficiente. Al asociarse con Iron Mountain, lograron modernizar estos procesos manteniendo los niveles de seguridad, cumplimiento y control operativo que sus industrias requieren. Más del 95 % de las empresas Fortune 1000 confían en Iron Mountain para gestionar su información y activos.

Los servicios gestionados de Iron Mountain incluyen la externalización de funciones empresariales, mejoras de procesos y el uso de tecnologías avanzadas. Permiten a bancos e instituciones financieras:

• Impulsar costos más predecibles y optimizados.
• Mejorar la eficiencia operativa y los tiempos de respuesta, reduciendo las tasas de error.
• Responder mejor a las oportunidades de negocio y escalar el crecimiento.

Reflexiona sobre los desafíos operativos de tu organización. ¿Qué áreas de tus flujos de trabajo basados en documentos presentan mayores limitaciones? Sea cual sea el obstáculo, Iron Mountain puede ayudarte.

Obtén más información sobre los servicios gestionados de Iron Mountain o agenda tu demostración gratuita hoy mismo.