UTMB Health empieza con Smart Sort

La University of Texas Medical Branch(UTMB) Health es un centro académico líder en ciencias de la salud para investigación, educación y atención al paciente, con cuatro campus en el sureste de Texas. El campus de UTMB Health en Galveston, TX, enfrentó un desafío significativo en 2022 cuando el contrato de arrendamiento de una de sus instalaciones de almacenamiento – conocida como el edificio Lipton Tea – estaba a punto de expirar. Este almacén de 72 años contenía registros de pacientes, documentos físicos reubicados de emergencia tras el huracán Ike en 2008, así como microfichas y microfilmes que databan de la antigua política de registros permanentes de UTMB Health.

El inventario incluía cuatro pisos de registros físicos históricos y frágiles, un desafío complejo para la gestión documental.

En marzo de 2022, el equipo inmobiliario de UTMB Health trabajó en estrecha colaboración con Iron Mountain para desarrollar los planes iniciales de desocupación del edificio. Como UTMB Health ya almacenaba más de 400.000 registros en instalaciones seguras de Iron Mountain en Houston, TX, quedó claro que Iron Mountain Smart Sort era la solución ideal para identificar, clasificar y mejorar la visibilidad de los registros del edificio Lipton Tea y otros campus.

“El equipo de Iron Mountain comprendió realmente la magnitud y la complejidad de este proyecto. Fue un esfuerzo enorme.” — Carla Cuney, Directora de Gestión de Información en Salud y Servicios Médicos de UTMB Health.

En agosto de 2022, se puso en marcha el proyecto Smart Sort a gran escala. Los equipos de UTMB Health identificaron registros para su eliminación o reubicación. Los documentos que podían ser destruidos de forma segura fueron eliminados, mientras que el resto fue trasladado de manera segura a una instalación de Iron Mountain en Dallas, TX.

También se incluyeron registros de otros campus en el proyecto.En Dallas, el equipo de Iron Mountain Smart Sort se puso a trabajar en archivos mezclados que luego fueron identificados y clasificados según futuras prioridades de elegibilidad de destrucción, retención y digitalización.

“Nos reuníamos semanalmente con el equipo. Nuestro panel de control mostraba el progreso diario. Fue un proceso muy organizado.” — Carla Cuney, UTMB Health El proyecto Smart Sort se completó en el tercer trimestre de 2024 y resultó en una reducción del 40% en los costos de almacenamiento de UTMB Health, ya que ahora los registros se destruyen en lugar de almacenarse indefinidamente. Con listados actualizados a nivel de archivos, el equipo de registros de UTMB Health ahora puede buscar, administrar y tomar decisiones fácilmente sobre la digitalización futura y la destrucción defendible en curso.

Utilizando Smart Sort, el equipo pudo:

• Revisar las bases de datos de registros para identificar todos los archivos bajo gestión y evaluar la elegibilidad para la destrucción
• Escanear ID de registros de archivos en papel individuales y microfichas.
• Cree una lista actualizada a nivel de archivo, asignando la ubicación de todos los registros hacia abajo al nivel de cajas individuales en las nuevas instalaciones de almacenamiento de Dallas, TX
• Ordene y vuelva a empaquetar todos los archivos de acuerdo con programas de retención continuos.
• Iniciar la destrucción inmediata de registros elegibles para reducir los costos de almacenamiento

Una estrategia de gestión de riesgos confiable

El Smart Sort fue clave para cambiar la perspectiva del equipo de Gestión de Información en Salud (HIM) de UTMB Health. Con políticas de retención obsoletas, la adopción de un nuevo software de registros electrónicos de salud y el aumento de eventos climáticos en la región, UTMB Health vio la necesidad de modernizar su gestión documental.

El equipo de Iron Mountain presentó los datos de manera organizada y accesible, reduciendo la carga de la gestión manual de registros. Principales stakeholders – desde compliance, riesgos y asuntos legales hasta administradores de bases de datos y el equipo de TI – identificaron los beneficios de Smart Sort desde el inicio del proyecto.

“Cada vez que realizamos una eliminación defensiva de documentos médicos, mejoramos el cumplimiento y alineamos el proceso con la gobernanza. Esto fue clave para los responsables de la toma de decisiones en UTMB.” mencionó Arnie Padilla, Director General de Iron Mountain

Abriendo la puerta a la futura transformación digital

La experiencia de UTMB Health con Smart Sort ha creado una base sólida para sus futuras iniciativas digitales. Al gestionar y optimizar los registros, la organización ha abierto la oportunidad para una planificación y previsión más estratégicas.

Hoy, el equipo de UTMB Health continúa asociándose con Iron Mountain para:

• Acelere el proceso de localización de registros y aumente las tasas de búsqueda de registros.
• Tomar decisiones defendibles sobre qué registros destruir y cuáles retener y al mismo tiempo permitir futuras decisiones de destrucción a nivel de caja.
• Cumplir más fácilmente con la retención legal y reglamentaria y requisitos de cumplimiento.
• Impulsar una oportunidad para la transición a un sistema administrado.
• Programa de servicio y habilitación de pronósticos.
• Listo su programa de registros para futuros esfuerzos de digitalización, optimizado conocimientos de datos e iniciativas avanzadas de automatización e inteligencia artificial.

Clasificación inteligente para la atención sanitaria

No importa lo que esté almacenando, facilitaremos la limpieza de registros heredados para que pueda continuar brindando una excelente atención al paciente en un mundo digital. Visite Smart Sort para obtener más información.

Industria

Salud

Desafio

Con el cierre de una instalación histórica y la necesidad de identificar, clasificar y trasladar miles de registros de pacientes, microfichas y microfilmes, UTMB Health necesitaba reducir y reubicar su inventario en cuestión de meses.

Solución

Iron Mountain Smart Sort

Resultados

• Los registros médicos en papel y microfichas fueron clasificados por tipo para determinar su elegibilidad para destrucción y gestión defensiva continua.
• El edificio fue desocupado en cuatro meses y los costos de almacenamiento se redujeron en más del 40%.
• Facilitó la digitalización futura de los documentos.