Iron Mountaini arvete töötlemislahendus

Tõstke ostuarvete haldus uuele tasemele tehisintellekti toel automatiseerimise abil

Väljakutse

Ostuarvete halduse (AP) roll liigub kiiresti lihtsast sisetalituse funktsioonist strateegiliseks teguriks, mis aitab optimeerida kasumlikkust ja rahavoogu. Siiski takistavad ebatõhusused jätkuvalt AP-meeskondi. 82% AP-meeskondadest sisestavad endiselt arveid käsitsi ja 56% kulutavad nädalas üle 10 tunni korduvatele käsitsi tehtavatele ülesannetele.¹ Liigne paberimajandus, korduv andmesisestus ja eraldatud süsteemid neelavad väärtuslikku aega, vähendades strateegilist panust. Need käsitsi tehtavad protsessid toovad kaasa inimlikke eksimusi, makse-ebakõlasid ja pingelisi tarnijasuhted, kusjuures 39% arvetest sisaldab vigu just käsitsi tehtud töö tõttu.²

Samuti takistavad sagedased erandid, viibivad kinnitused ja piiratud andmete nähtavus AP-meeskondadel tegemast õigeaegseid ja teadlikke finantsotsuseid ja kasutamast strateegilisi võimalusi.

Mis oleks, kui teil oleks võimalik teha järgmist?

Kasutada skaleeritavat, keskset ja tehisintellekti toel toimivat süsteemi, et:

1. saada täielik ülevaade ja kontroll oma arvete elutsükli üle nii, et kõik digitaalsed ja füüsilised dokumendid on lihtsasti juurdepääsetavad ja hallatavad.
2. Vähendada oluliselt käsitsi tehtavaid vigu ja lahknevusi, valideerides ja viies arveandmeid nutikalt vastavusse ostu- ja vastuvõtuteabega.
3. Lihtsustada ja kiirendada arvete kinnitamist, vabastades teie meeskonna aeganõudvatest haldusülesannetest, et keskenduda strateegilisematele finantsalgatustele.

Iron Mountaini arvete töötlemislahendus

Meie arvete töötlemislahendus on üles ehitatud platvormile nimega Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), mis on skaleeritav, tervikuna toimiv tarkvara kui teenuse (SaaS) platvorm, mis muudab paberkandjal arved kasutatavateks digiüksusteks ja automatiseerib dokumentide haldusele keskenduvaid töövooge. Arvete töötlemine automatiseerib peamised AP-funktsioonid, sealhulgas andmesisestuse, kinnitamise, vastavusse viimise ja dokumentide haldusele keskenduvad töövood. See lahendus tugevdab teabehalduse võimekust, mis võib teie olemasolevast AP-ökosüsteemist puududa, pakkudes eelkonfigureeritud ühendusi, töövooge, dokumenditüüpe, metaandmeid, säilitamiseeskirju ja tehisintellektile antavaid juhiseid.

Arvete töötlemine aitab teil:

• muuta arvete töötlemise läbipaistvamaks: Saavutada kontrolli oma arvete töötlemise üle, hallates digitaalseid ja füüsilisi dokumente ühes kasutajasõbralikus portaalis. See tsentraliseeritud keskus pakub lihtsat, rollipõhist juurdepääsu volitatud kasutajatele, kiirendades arvete leidmist ja kõrvaldades viivitusi erinevatest süsteemidest. Sujuv integratsioon olemasolevate raamatupidamissüsteemide abil teabehulkade jaotamiseks üksuseks, pakkudes keskset ülevaadet kogu asjakohasest andmestikust tõhusaks töötlemiseks. Töövooge ja kinnitamisprotsesse saab täpselt kohandada teie talitlusreeglitele vastavaks, tagades täpse suunamise ja kiire kinnitamise. Jälgige arvete töötlemist ja maksete kulgu vaevata, saades selge auditeerimisjälje ja parandades vastutust.
• Tõhustage täpsust ja finantskontrolli: Saavutage suurem andmete terviklikkus AI-toega nutika dokumenditöötluse (IDP) abil, mis väljastab arveandmed automaatselt ja integreerib need sujuvalt töövoogudesse, välistades peaaegu kõik käsitsi sisestamise vead. Kasutage automatiseeritud kolmekordset vastendust, et valideerida arveandmeid ostu- ja vastuvõtuandmete vastu, tagades, et tasumisele kuuluvad ainult korrektselt täidetud tellimused, vähendades lahknevusi ja võimalikke ülemääraseid makseid. PO-deta arvete puhul automatiseerivad AI-agendid asjakohaste raamatupidamisdimensioonide määramise kirjetele, vähendades oluliselt ajamahukaid erandeid. Looge kiireid ülevaateid rahavoogude optimeerimiseks, töö prioriseerimiseks ja tarnijasuhete parandamiseks.
• Suurendage tõhusust ja vähendage kulusid. Volitatud kasutajad saavad hõlpsasti otsida arveid ühes pilvepõhises InSight DXP portaalis. Digiteerimise ja töövoo automatiseerimise kaudu sorteeritakse ja korraldatakse arved minimaalsete pingutustega, võimaldades sujuvat kinnitamist. Meie tugevad talitlusreeglid märgistavad ja suunavad erandid automaatselt vastavatele kasutajatele, võimaldades AP-töötajatel keskenduda ainult ülesannetele, mis nõuavad inimsekkumist. Iron Mountain InSight DXP tagab tööstusstandarditele vastavuse ja rakendab süsteemselt andmete säilitamise ja andmekaitsega seotud eeskirju, aidates teil hallata ja jõustada asjakohase sisu kohustusi.

Iron Mountaini eelis

Iron Mountaini eelis seisneb meie ainulaadses mastaabis ja tugevates InSight DXP platvormi võimalustes, pakkudes terviklikku lahendust AP-protsesside ümberkujundamiseks ja arveandmete väärtuse avamiseks. Meie globaalne skannimisvõimekus ja taristu, mis hõlmab 141 pildistamiskeskust 45 riigis ja võimaldab töödelda 2,6 miljardit pilti aastas, pakuvad ühtset sisenemispunkti kõigi arvete vastuvõtuks.

Kasutades AI-toega nutikat dokumenditöötlust, väljastab meie lahendus väärtuslikke andmeid keskmise 97% täpsusega ja automatiseerib töövooge, vähendades käsitsi tehtavaid vigu ning kiirendades finantstehinguid.

InSight DXP platvormil pakub süsteem turvalist, 24/7 rollipõhist juurdepääsu ning rakendab süsteemselt andmete säilitamise ja kaitsmise eeskirju, võimaldades järjepidevat vastavust ja minimeerides turvariske. Usaldusväärse üleilmse partnerina, kellel on üle 70-aastane kogemus, aitab Iron Mountain optimeerida AP-protsesse tõhususe, täpsuse ja skaleeritavuse saavutamiseks.