Iron Mountain Smart Sort

Saavutage oma teabejuhtimise ja ärialased eesmärgid

Kas teil...

• on palju vanu dokumente?
• on dokumente raske leida, kui neid vajate?
• on soov dokumendiarhiiv mujale viia, kuid esmalt peate hävitama need, mida enam vaja pole?
• on vaja dokumente hävitada, kuid te ei suuda ilma suurt tööd tegemata kindlaks teha, millised dokumendid hävitamisele lähevad?
• on soov minna üle digitaalsele dokumendisüsteemile, kuid keeruline on otsustada, millised dokumendid tuleks digiteerida?
• on vaja eraldada dokumendid ühinemise, omandamise või võõrandamise jaoks?

Kui vastasite mõnele neist küsimustest jaatavalt, küsige meilt Iron Mountaini lahenduse Smart Sort kohta lähemalt.

Teie väljakutse

Peate oma dokumendiarhiivi sortima ja ümber korraldama, tehes paigutuse osas põhjendatud otsuseid. Kahjuks ei ole see nii lihtne kui paistab.

Mis muudab paigutamise nii keeruliseks?

• Dokumendiarhiiv ei ole piisavalt terviklik/ülevaatlik: kui teavet kogu kasutusea vältel ei talletata ega registreerita põhilisi metaandmeid, on dokumente keeruline otsida, hallata ja otsustada, millised dokumendid säilitada, digiteerida või hävitada.
• Eri tüüpi dokumendid on läbisegi ja sündmuste kuupäevad arusaamatud: dokumenditüüpide nõuded on erinevad. Kui dokumendid ei ole klassi või sündmuse kuupäeva järgi sorditud, ei saa teha kindlaid ja põhjendatud otsuseid.
• Dokumentide ümberkorraldamine on suur ja kulukas töö: teil ei ole ressurssi iga toimiku sortimiseks hävitamisaja, dokumenditüübi, unikaalse tunnuse või muu tunnuse alusel.

Mida see tähendab?

• Asjatud kulud: hoiul on suur hulk toimikutasandi metaandmeteta dokumente, mille tüübi ja hävitamisele mineku kuupäeva andmete puudumise tõttu ei ole võimalik arhiivi tõhusalt hallata.
• Suurem risk: dokumentide säilitamine vajalikust kauem suurendab andmekao ja eeskirjade rikkumise ohtu. See muudab keerulisemaks ka dokumentide leidmise juriidiliste küsimuste lahendamiseks, auditite jaoks ja vastavusprotsesside haldamiseks.
• Väiksem tõhusus: hästi korrastatud arhiivist on lihtsam leida vajalikke dokumente ja uued dokumendid õigesse kohta panna. Kui toimikute sortimise ja korrastamise süsteem ei ole tõhus, kaotate aega ja jõuate oluliste eesmärkidega tegelemiseni hiljem.

Lihtsamad ja kiiremad otsused

Iron Mountaini lahendusega Smart Sort saate teha dokumentidega seotud otsuseid kiiresti ja kindlalt, kuna dokumentide haldamine vastab nõuetele ja on tõhusam.

Meie koolitatud dokumendihalduse meeskond võtab ette teie andmebaasi ja dokumentide säilitamise ajakava ning automatiseerib põhjendatud otsuste tegemise toimikutasandil. Sordime ja korrastame teie dokumendid, et uutele dokumentidele oleks lihtne leida koht ja et saavutaksite oma ärialased eesmärgid kiiresti, leides võimalike võõrandamismenetluste, juriidiliste tehingute jaoks või hävitamistähtajani jõudnud dokumendid üles.