Solution de traitement des factures d’Iron Mountain

Élevez la comptabilité fournisseurs grâce à l’automatisation des flux de travail fondés sur l’IA

Défi

Le rôle de la comptabilité fournisseurs (CF) passe rapidement d’une fonction transactionnelle d’arrière-guichet à un impératif stratégique pour optimiser la rentabilité et le flux de trésorerie. Toutefois, les inefficacités continuent de nuire aux équipes de la CF. C’est 82 % des équipes de la CF qui saisissent encore les factures manuellement, et 56 % d’entre elles consacrent plus de 10 heures par semaine à des tâches manuelles¹. La gestion excessive des documents papier, la saisie répétitive de données et les systèmes cloisonnés font perdre un temps précieux, ce qui limite l’engagement stratégique. Ces processus manuels mènent à des erreurs humaines, à des inexactitudes de paiement et à des relations tendues avec les fournisseurs, alors que 39 % des factures contiennent des erreurs dues aux processus manuels².

De plus, les exceptions fréquentes, les approbations prolongées et la visibilité limitée des données empêchent les équipes de la CF de prendre des décisions financières éclairées en temps opportun et de saisir des opportunités stratégiques.

Et si vous pouviez

Utiliser un système évolutif, centralisé et fondé sur l’IA pour :

1. Bénéficier d’une surveillance et d’un contrôle complets sur le cycle de vie de vos factures afin que tous les documents numériques et physiques soient facilement accessibles et gérés.
2. Réduire considérablement les erreurs manuelles et les écarts en validant et en rapprochant intelligemment les données de facturation avec les informations d’achat et de réception.
3. Simplifier et accélérer l’approbation des factures, libérant votre équipe des tâches administratives fastidieuses pour qu’elle puisse se concentrer sur des initiatives financières plus stratégiques.

Solution de traitement des factures d’Iron Mountain

Notre solution de traitement des factures s’appuie sur la plateforme d’expérience numérique (DXP) Insight^® d’Iron Mountain, une plateforme logiciel-service évolutive de bout en bout qui transforme les factures physiques en actifs numériques exploitables et automatise les flux de travail centrés sur les documents. Le traitement des factures automatise les principales fonctions de CF, notamment la saisie des données, les approbations, le rapprochement et les flux de travail centrés sur les documents. Cette solution renforce les capacités de gestion de l’information qui font défaut ou qui sont manquantes dans votre écosystème de comptabilité fournisseurs existant grâce aux connecteurs, aux flux de travail, aux types de documents, aux métadonnées, aux règles de conservation et aux requêtes d’intelligence artificielle (IA) préintégrés.

Le traitement des factures vous aide à :

• Rendre le traitement des factures plus transparent : Prenez le contrôle du traitement de vos factures en gérant les documents numériques et physiques dans un portail unique et convivial. Ce point central offre aux utilisateurs autorisés un accès facile basé sur les rôles, simplifiant ainsi la récupération des factures et éliminant les retards des systèmes disparates. L’intégration transparente avec les systèmes de comptabilité existants élimine les informations cloisonnées, offrant une vue centralisée de toutes les données pertinentes pour un traitement efficace. Les flux de travail et les processus d’approbation peuvent être personnalisés précisément en fonction des règles opérationnelles pour un acheminement précis et des approbations rapides. Assurez facilement le suivi du traitement des factures et du flux de paiement, en obtenant une piste d’audit claire et en améliorant la reddition de comptes.
• Améliorer la précision et le contrôle financier : Obtenez une intégrité des données supérieure grâce au traitement intelligent des documents (IDP) fondé sur l’IA, qui extrait automatiquement les informations de facturation et les intègre de manière transparente aux flux de travail, éliminant ainsi pratiquement les erreurs de saisie manuelle des données. Tirez parti du triple rapprochement automatisé pour valider les données des factures par rapport à vos données d’achat et de réception afin que seules les commandes valides et correctement exécutées soient payées, réduisant ainsi au minimum les écarts et les paiements excessifs éventuels. Pour les factures non liées à un bon de commande, les agents d’IA automatisent l’attribution des dimensions de comptabilité pertinentes aux postes, réduisant ainsi considérablement les exceptions chronophages. Générez rapidement des informations pour optimiser les flux de trésorerie, hiérarchiser les tâches et améliorer les relations avec les fournisseurs.
• Améliorer l’efficacité et réduire les coûts : Les utilisateurs autorisés peuvent facilement accéder aux factures et les chercher en utilisant un portail infonuagique dans la plateforme InSight DXP. Grâce à la numérisation et à l’automatisation du flux de travail, les factures sont triées et organisées avec très peu d’effort, ce qui permet de simplifier les approbations. Les règles opérationnelles robustes signalent et acheminent automatiquement les exceptions aux utilisateurs appropriés, ce qui permet au personnel de la CF de se concentrer uniquement sur les tâches nécessitant une intervention humaine. La plateforme InSight DXP d’Iron Mountain garantit la conformité aux normes de l’industrie et applique systématiquement les politiques de conservation et de confidentialité des données, vous aidant ainsi à gérer et à faire respecter les obligations applicables au contenu pertinent.

L’atout d’Iron Mountain

L’avantage d’Iron Mountain réside dans notre envergure inégalée et notre plateforme Insight DXP robuste, qui offre une solution complète de bout en bout pour transformer vos processus de CF et libérer la valeur de vos données de facturation. Nos capacités et notre infrastructure de numérisation mondiales, qui englobent 141 sites d’imagerie dans 45 pays ayant une capacité de 2,6 milliards d’images par année, fournissent un point d’entrée unique pour toutes les factures reçues.

Grâce au traitement intelligent des documents fondé sur l’IA, notre solution extrait des données précieuses avec une précision moyenne de 97 % et automatise les flux de travail, réduisant ainsi les erreurs manuelles et accélérant les transactions financières.

Basée sur la plateforme Insight DXP, notre solution fournit un accès sécurisé basé sur les rôles 24 h/24, 7 j/7 et applique systématiquement les politiques de conservation et de confidentialité des données, assurant ainsi une conformité continue et réduisant au minimum les risques liés à la sécurité. En tant que partenaire mondial de confiance cumulant plus de 70 ans d’expérience, Iron Mountain contribue à optimiser les processus de CF pour plus d’efficacité, de précision et d’évolutivité.