Présentation de la solution de gestion du courrier numérique d’Iron Mountain

Le défi pour l’entreprise

Le courrier physique est une ressource essentielle de votre organisation, allant des factures aux documents fiscaux légaux en passant par les dossiers des employés. Toutefois, l’utilisation continue du courrier papier présente des défis pour la main-d’œuvre décentralisée qui a besoin d’un accès rapide et sécurisé.

Les services de gestion du courrier traditionnels entraînent des frais généraux importants, augmentent le risque d’erreurs et créent des vulnérabilités en cas de violation de données. Ces processus manuels peuvent également entraîner des retards dans la livraison de documents urgents, comme les avis juridiques et fiscaux, ce qui peut générer des pertes financières et nuire aux relations avec les clients. L’incapacité à extraire et à exploiter de précieuses données empêche d’obtenir les informations nécessaires à l’optimisation des processus opérationnels clés, ce qui ralentit les flux de travail essentiels, comme les approbations de prêts hypothécaires, le traitement des demandes d’indemnisation et les paiements par chèque. La manipulation de documents physiques augmente également le risque d’exposition d’informations sensibles. En fin de compte, ces défis révèlent une faiblesse fondamentale : la dépendance à des systèmes obsolètes qui ne peuvent pas évoluer pour répondre aux exigences d’une entreprise moderne et en pleine croissance.

Et si vous pouviez?

• Transformer le courrier entrant en ressources numérisées et exploitables, en fournissant un accès sécurisé basé sur les rôles tout en assurant la conformité aux normes et aux règlements de sécurité de l’organisation et du secteur, en particulier pour les informations sensibles
• Réduire considérablement le temps, les efforts, les coûts et les erreurs liés au tri et à la livraison manuels du courrier en automatisant l’acheminement du courrier entrant vers les personnes et les services en fonction des règles et des exigences de l’entreprise
• Réduire au minimum vos dépenses d’investissement et votre coût total de propriété grâce à une plateforme sécurisée, centralisée et conforme aux normes du secteur, qui permet de numériser, de stocker, d’automatiser et de surveiller les processus liés au courrier et les flux de travail en aval, d’obtenir des informations opérationnelles et d’améliorer l’efficacité

Solution de gestion du courrier numérique d’Iron Mountain

La solution de gestion du courrier numérique d’Iron Mountain réduit les inefficacités des processus dépendants du courrier en transformant le courrier physique en actifs numériques exploitables et en automatisant les flux de travail axés sur les documents. Cette solution de logiciel-service exploite le traitement intelligent des documents alimenté par l’IA pour extraire de précieuses données, permettant ainsi aux organisations de rationaliser leurs activités, d’accélérer les tâches (comme les approbations de prêts hypothécaires et le traitement des réclamations) et d’améliorer leur compréhension du secteur. Elle réduit la dépendance aux services de gestion du courrier traditionnels en fournissant une plateforme sécurisée et centralisée avec une chaîne de traçabilité vérifiable, de la numérisation à la destruction, ce qui réduit les frais généraux et les risques liés à la sécurité.

La solution de gestion du courrier numérique vous permet :

• De fournir un accès sécurisé au courrier avec une chaîne de traçabilité vérifiable. Nos experts et notre infrastructure de numérisation approuvés convertissent votre courrier physique entrant en courrier numérique grâce à notre vaste réseau mondial de centres d’imagerie. De conserver votre courrier dans la chaîne de traçabilité d’Iron Mountain et de bénéficier d’une traçabilité complète du courrier, de son arrivée à la réception par le destinataire prévu. Après la numérisation, des options de destruction conformes aux politiques de votre entreprise sont disponibles, notamment le renvoi, le stockage ou le déchiquetage sécurisé. Notre plateforme d’expérience numérique InSight d'Iron Mountain offre un accès sécurisé à votre courrier numérisé en tout temps, en fonction des rôles attribués, ce qui permet un stockage, une recherche et une récupération efficaces.
• D’accélérer les flux de travail axés sur les documents grâce à notre traitement intelligent des documents alimenté par l’IA, qui capte les données clés pour un acheminement automatisé vers le destinataire prévu, en fonction des règles de votre entreprise. D’assurer la continuité de vos activités grâce au transfert du courrier en cas d’absence. Votre équipe peut facilement gérer les exceptions, examiner des documents en dehors des flux de travail standard et contrôler leur visibilité et leur partage. D’extraire instantanément les données clés pour comprendre et traiter le courrier numérisé grâce à Chat with Doc, l’assistant IA intelligent de la solution de gestion du courrier numérique.
• D’intégrer facilement le courrier à vos processus commerciaux grâce à des connexions avec vos systèmes ERP et CRM. Au-delà du traitement standard du courrier, nous proposons des solutions pour les flux de travail spécifiques à certains services et secteurs, comme le traitement des factures, des chèques et réclamations, la validation des prêts hypothécaires après clôture et l’aide à la création de prêts, afin d’automatiser les processus essentiels et d’accélérer les transactions financières comme le dépôt de chèques et la comptabilisation dans le grand livre général. Nous pouvons également concevoir une solution personnalisée pour répondre aux besoins particuliers de votre entreprise. D’appliquer systématiquement les politiques de conservation et de confidentialité des données afin de pouvoir gérer et faire respecter les obligations. De simplifier le courrier sortant grâce à l’intégration de vos outils de contenu, et de bénéficier de services d’impression, d’insertion, d’affranchissement et d’expédition efficaces et rentables, le tout suivi en temps réel pour une transparence totale.

L’atout d’Iron Mountain

L’avantage d’Iron Mountain réside dans sa plateforme robuste et de taille inégalée. Dans le cadre d’un processus de bout en bout, nous ne nous contentons pas de numériser les documents et de les remettre aux destinataires. Contrairement à d’autres solutions qui s’arrêtent là, notre approche est véritablement complète, allant de la réception physique à la destruction et à l’intégration dans vos résultats commerciaux, le tout avec une chaîne de traçabilité vérifiable.

Grâce à notre capacité de numériser 2,6 milliards d’images par an sur 141 sites d’imagerie dans 45 pays, nous sommes un leader mondial de la numérisation. Notre expertise, nos processus et notre infrastructure nous permettent de répondre à vos besoins de numérisation les plus exigeants.

InSight DXP d’Iron Mountain est l’assise de la solution de gestion du courrier numérique. Cette plateforme évolutive offre une interface utilisateur intuitive et moderne et des fonctionnalités complètes, notamment la gestion de contenu numérique et physique, l’automatisation des flux de travail alimentée par l’IA et la gouvernance de l’information, pour optimiser vos activités.

Contactez Iron Mountain pour découvrir comment nous pouvons vous aider à rationaliser vos opérations de traitement du courrier.