Elevate the power of your work
Zatražite BESPLATNO savjetovanje već danas!
Iron Mountain Smart Sort
Vodiči za rješenja
Preuzmite kontrolu nad svojim sustavom upravljanja dokumentacijom uz Smart Sort tvrtke Iron Mountain.
Upravljajte informacijama i ostvarite poslovne ciljeve
Imate li...
- veliku količinu staredokumentacije?
- problema pri nalaženju dokumentacije kada vam je potrebna?
- potrebu za premještanjem arhive, ali najprije morate uništiti ono što vam više nije potrebno?
- potrebu za uništenjem zapisa, ali ne možete sa sigurnošću odvojiti one koji ispunjavaju kriterije za to bez značajnog ulaganja?
- potrebu odustati od upotrebe papira, ali teško vam je odlučiti koju dokumentaciju digitalizirati?
- potrebu odvojiti dokumentaciju za spajanje, akviziciju ili prodaju?
Ako ste odgovorili potvrdno na bilo koje od ovih pitanja, pitajte nas o rješenju Smart Sort tvrtke Iron Mountain.
Vaš izazov
Trebate sortirati i ponovno organizirati svoju arhivu kako biste mogli donositi opravdane odluke o postupanju. Nažalost, to nije tako jednostavno kao što zvuči.
Zašto je dispozicija tako komplicirana?
- Nedostatak integriteta/vidljivosti arhive: Kada ključni metapodaci nisu zapisani i navedeni tijekom životnog ciklusa dokumentacije, teško ih je pretraživati, upravljati njima te donositi odluke o tome koju dokumentaciju treba sačuvati, digitalizirati ili uništiti.
- Pomiješane vrste dokumentacije i rokovi čuvanja: Različite vrste dokumentacije imaju različite zahtjeve. Ako dokumentacija nije organizirana prema klasifikaciji dokumenata ili rokovima čuvana ne možete sa sigurnošću i na opravdan način donijeti pravu odluku.
- Ponovna organizacija dokumentacije težak je i skup proces: Nedostaju vam resursi za sortiranje svakog dokumenta prema roku za uništavanje, vrsti dokumenta, jedinstvenom identifikatoru i drugim zahtjevima.
Što to znači
- Nepotreban trošak: Velike količine dokumentacije bez metapodataka na razini dokumenta koji su pohranjeni bez obzira na rokove za uništavanje ili klasifikaciju dokumentacije utjecat će na vašu mogućnost učinkovitog upravljanja arhivom.
- Povećani rizik: Čuvanje dokumentacije duže nego što je to potrebno povećava rizik od gubitka informacija i kršenja propisa. Također pridonosi složenosti procesa otkrivanja pravnih podataka, odgovora na reviziju i upravljanja sukladnosti.
- Gubitak produktivnosti: Pronalaženje onoga što vam je potrebno i donošenje brzih odluka o postupanju s dokumentacijom zahtijeva dobro organiziranu arhivu. Bez učinkovitog procesa sortiranja i ponovnog organiziranja dokumentacije mogli biste izgubiti vrijeme i odgoditi svoje bitne ciljeve.
Pojednostavljeno i ubrzano donošenje odluka
Uz rješenje Smart Sort tvrtke Iron Mountainmožete brzo i sa sigurnošću donositi odluke o staroj dokumentaciji kako biste omogućili usklađeniji i učinkovitiji sustav za upravljanje poslovnom dokumentacijom.
Naš obučeni tim za upravljanje dokumentacijom upotrijebit će podatke iz vaše baze podataka i rokove čuvanja dokumentacije kako bi automatizirao donošenje točnih odluka na razini dokumenta. Razvrstat ćemo i ponovno organizirati vašu dokumentaciju kako biste mogli sa sigurnošću donositi odluke o postupanju i brzo ispunjavati poslovne ciljeve, npr. odgovoriti na zahtjeve za otuđenjem, u vezi s pravnim pitanjem ili uništenjem.
Smart Sort vam omogućuje donošenje točnih odluka razvrstavanjem i ponovnim organiziranjem dokumentacije prema:
Naš vam tim može pružiti podršku iz arhiva za dokumentaciju tvrtke Iron Mountain ili na vašoj lokaciji.
Povoljno rješenje
Tim tvrtke Iron Mountain može jednim potezom donijeti odluku u stvarnom vremenu, na temelju vaše politike čuvanja, o tome što učiniti s vašom dokumentacijom. To dovodi do značajne učinkovitosti, što nam omogućuje pružanje doista isplativog rješenja.
Primjer primjene rješenja Smart Sort
Izazov
Velika zdravstvena organizacija željela je smanjiti troškove i rizik uništavanjem dokumentacije koji su zadovoljili
rokove čuvanja. Međutim, nisu bili u mogućnosti na jednostavan i točan način odrediti koja dokumentacija ispunjava
kriterije za uništavanje jer im je nedostajalo sredstava za poduzimanje dugotrajnog i zahtjevnog projekta otkrivanja.
Zbog ograničenih resursa, zaustavljena su nastojanja organizacije u vezi s točnim uništenjem.
Rješenje
Slijedeći proces rješenja Smart Sort, tim tvrtke Iron Mountain izvadio je 48 000 arhivskih kutija s dokumentacijom i pregledao sadržaj dokumenata. U stvarnom su vremenu i jednim potezom sortirali i ponovno stavili u kutije svu dokumentaciju prema budućem datumu uništavanja i u skladu s rokovima čuvanja, a istovremeno su odredili dokumente koji ispunjavaju kriterije za uništavanje.
Rezultati
- Stečena je mogućnost da se sa sigurnošću uništi 1,4 milijuna dokumenata
- Smanjeni su troškovi pohrane uz ispunjavanje zahtjeva sukladnosti i smanjenje rizika
- Uspostavljen je proces za neprekidno uništavanje