Út a digitalizáció felé: 3 leküzdendő RIM-kihívás

Íme a három legnagyobb kihívás, amelyet le kell küzdenie a digitális jövő felé vezető úton:

1. A papíralapú iratkészlet megszüntetése

Egy szervezet számára számos oka lehet annak, hogy nem tudja megvalósítani az irattisztítást: legyen szó az erőforrások szűkösségéről, de az átláthatóság hiányától kezdve egészen a projekt nagyságáig és összetettségéig, bármi meghatározó tényező lehet. A hiányzó iktatókódok, az ismeretlen tartalmú iratok és az összekevert dokumentumok jelentősen megnehezítik a folyamatot, és leállíthatják a tisztítási és ellenőrzési munkát. Az eredmény azonban minden esetben ugyanaz: amíg nincs rend a régebbi iratok között, nem lehet megalapozott, védhető döntéseket hozni, és nem lehet továbblépni más, stratégiai fontosságú prioritások felé. Emellett továbbra is felesleges költségekkel és kockázatokkal kell számolnia. A birtokában lévő információk megértése és a nyilvántartások kezelésére vonatkozó intelligens döntések meghozatala még mindig az egyik legnagyobb kihívás, amellyel az információs vezetők szembesülnek.

2. Hozzon digitalizálási döntéseket a jobb hozzáférés és az MI működtetése érdekében

A papírmentes iroda gondolata már évtizedek óta jelen van, mégis sok szervezet számára máig csak célkitűzés maradt. A papírmentes működés felé vezető út gyakran a stratégia és az erőforrások hiányán akad el, ami lassítja a haladást, és csökkenti a lelkesedést. A megoldás azonban soha nem az, hogy „mindent digitalizálnunk kell”. Egy kiegyensúlyozott megközelítés, amely figyelembe veszi a hozzáférési igényeket, a jogi megfelelést, a mesterséges intelligenciát és más prioritásokat, biztosítja, hogy szervezete a költségvetésének és céljainak megfelelő döntéseket hozzon – és ne csupán a papíralapú iratok feletti kontroll hiánya kerüljön át a digitális térbe.

Ahogy mindannyian tapasztaljuk, a mesterséges intelligencia gyökeresen átalakítja az üzleti működést. Az MI hatása az adat- és információkezelésre már most formálja az információs ökoszisztémát. A szervezetek világszerte alkalmazzák az MI-t és a fejlett analitikai eszközöket annak érdekében, hogy működésbe hozzák nagy értékű adataikat. Azzal, hogy a RIM-vezetők stratégiailag döntenek arról, mely papíralapú iratokat digitalizálják, lehetőségük nyílik arra, hogy gazdagítsák az MI-modellek adatbázisát – ezáltal pontosabb elemzésekhez és mélyebb üzleti betekintéshez juthatnak.

3. Tisztítsa meg digitális adatait

A szervezetek világszerte az adatok robbanásszerű növekedésével küzdenek, ami még nagyobb volumenű problémákat okoz, mint korábban a papíralapú iratok kezelése. E hatalmas adatmennyiség jelentős része – legyen az strukturált vagy strukturálatlan – gyakran felesleges, elavult vagy jelentéktelen (ROT) információ. Ez a ROT-adat nemcsak értékes tárhelyet foglal el, hanem akadályozza a hatékony információkezelést is – ezáltal magasabb költségeket, biztonsági kockázatokat és gyengébb döntéshozatalt eredményez.

Az adatkezelési program adathigiéniai kihívásainak kezelése rendszerszintű megközelítést igényel. Ennek része a ROT-adatok (redundáns, elavult és jelentéktelen adatok) osztályozása, a felesleges adatok törlése vagy archiválása, az adatellátási lánc feltérképezése, valamint az adatok mesterséges intelligencián alapuló felhasználásra való előkészítése. Ez a folyamat akár már a fizikai iratok tisztításával is elkezdődhet, hiszen: tiszta papíralapú iratok = tisztább digitális adatok.

Tárolás, védelem és irányítás: a siker alapja

Az optimalizált digitális jövő talán közelebb van, mint gondolná. Bár a kihívások valóban jelentősek, a lehetőségek is óriásiak, különösen akkor, ha a kezébe veszi az iratok feletti irányítást, és nyit az új technológiák felé.

Az Iron Mountain az Ön megbízható partnere abban, hogy tárolja, megvédje, szabályozza és átalakítsa szervezete legértékesebb adateszközeit. Fedezze fel az Iron Mountain Smart Records Cleanup Suite szolgáltatáscsomagját, és tudja meg, hogyan indulhat el az irattisztítás útján még ma.