Számlázás

Accounts Payable: leszámolás a manuális számlakezeléssel

A feladat: számoljuk össze, hány darab bejövő számlánk kavarodott el az elmúlt egy évben, és emiatt hány percet-órát töltöttünk konfliktuskezeléssel, fontos partnerek megnyugtatásával, kínos magyarázkodással. Ha megvan, akkor már csak némi szorzás-osztás, és máris eljutunk oda, hogy mennyi túlmunkát – azaz közvetett pénzügyi veszteséget – okozott mindez. Most már csak azt kell megbecsülnünk, hogy hány fontos partnerünket bizonytalanítottuk el a késedelmes fizetéssel, és emiatt nem kaptunk például kedvezményt, vesztettünk el kiemelt partneri státuszt és így tovább, és akkor azt is kiszámolhatjuk, hogy mekkora reputációs veszteségeket okoztak a számlakezelés körüli anomáliák.

Bizonyos mennyiség fölött a számlák befogadása, gyors és pontos feldolgozása fogós feladat: különböző formátumú (elektronikus, papír), eltérő számlázási rendszerekből érkező számlákat kell kezelni, ami jelentősen növelheti a feladat munkaigényét. A papíralapú és elektronikus számlákat máshogy kell tárolni, ami újabb tehertétel: költséggel és plusz munkával is jár. A vezetők pedig arra lesznek figyelmesek, hogy egymás után távoznak rapid módon a pénzügyről a munkatársak...

Pedig van megoldás a problémára: kell egy olyan keretrendszer, amely képes minden számlát egységesen kezelni függetlenül attól, hogy beérkezéskor az milyen formátumú volt (papír, digitális), és milyen számlázó rendszerben állították elő.

Az Iron Mountain Accounts Payable rendszere ezt a keretet biztosítja a hatályos jogszabályoknak (pl. a digitális archiválásra vonatkozó 1/2018. (VI. 29.) ITM-rendelet) megfelelően. Sőt, ennél sokkal többet nyújt! Nem csak a számlakezelési folyamatok automatizálását és gyorsítását támogatja, hanem integrációs lehetőségei a pénzügyi tervezéséhez is fontos adatokat szolgáltatnak lényegében valós időben.

Az alábbiakban adunk néhány ötletet a rendszer lehetőségeinek alaposabb kiaknázásához.

Öt jó lehetőség az Accounts Payable-ben

1. Számlaadat automatizált feldolgozása akár ERP-integrációval: az OCR/ICR- és NAV 3.0-, azaz az intelligens karakterfelismerési technológiának és a NAV valós idejű számlakövető rendszerének az integrációja révén automatizálható a bejövő számlák iktatása. Ez különösen a manuális folyamatoknál javít a hatékonyságon, mert a kézi adatbevitel – például amikor a könyvelő kézzel viszi fel a könyvelőprogramba a papíralapú számlákat – rendszerint magas hibaaránnyal társul. De az automatizálás magasabb szintre is vihető. Szinte minden üzleti folyamatra pozitív hatással lehet, hogy az Accounts Payable összekapcsolható nagyvállalati ERP, CRM és adatbázis-rendszerekkel (például SAP, Oracle, Microsoft Dynamics), és így a könyvelési adatokból üzletet támogató elemzések is könnyebben előállíthatóak.


2. Digitális akták: a könyvelés számára komoly kihívás, amikor egy számláról ki kell deríteni, hogy az melyik projekthez, azon belül melyik szerződéshez és megrendeléshez tartozik, van-e hozzá teljesítési igazolás, az illetékes hagyta-e jóvá kifizetést és így tovább. Az Accounts Payable-ben mindezeket a dokumentumokat össze lehet gyűjteni digitális aktákba. Ez óriási segítség a projekt minden érintettjének, hiszen minden kérdésre egy helyen van a válasz, vagy ha ott nincs, akkor is lehet tudni, hogy kihez kell fordulni. A digitális akták segítségével később is egyszerűen visszakereshetőek a projektre vonatkozó dokumentumok.


3. Rugalmasan optimalizálható folyamatok. Az Accounts Payable-ben ki lehet alakítani személyre szabott folyamatokat, egyedi eljárásrendeket. A beépített munkamenetekből bármilyen összetett folyamatot fel lehet építeni, akár különböző eljárásrendeket is kialakíthatunk. Mindig vannak azonban olyan számlák, amelyeket az általánostól eltérően kell kezelni. A keretrendszer ehhez fejlett kivételkezelési mechanizmust kínál, ami nagyban növeli a számlakezelés szabadságfokát: az egyes feldolgozási folyamatok tetszőlegesen elágaztathatók, sőt teljesen egyedi módon is lehet kezelni számlákat a rendszeren belül.


4. Adatvezérelt pénzügyi tervezés támogatása. Az Accounts Payable az integrált számlakezelés révén nagyon fontos és átfogó pénzügyi adatokat tartalmaz naprakészen. Ezeknek az adatoknak az elemzése fontos támasza lehet a vállalatvezetésnek a pénzügyi tervezésnél. Ezeknek az adatoknak a kinyerését, ezáltal a megalapozottabb, adatvezérelt döntéshozatalt segíti az Accounts Payable riporting funkciója.


5. A számlakezeléshez biztonságos környezet kell! Mivel a számlázás sok embert érinthet, nagyon fontos, hogy a magas szintű biztonságot fejlett jogosultság- és hozzáférés-kezelés támogassa. Az Accounts Payable keretrendszer nagyvállalati igényeknek megfelelő hozzáférés-kezelést kínál. Kifinomult feladatkiosztási szisztémát lehet benne kialakítani. Naplózhatók, hogy ki mikor nyitott meg egy dokumentumot, visszakövethető, hogy ki, mikor, mit és hogyan módosított. Ezek a funkciók nem csak a biztonságot növelik, hanem a csoportmunkának is nagy teret biztosítanak, mivel segítik a rugalmas távoli hozzáférést és a home office-t.

A verdikt

Ha egy vállalat nem tudja legalább részlegesen automatizálni és egy platformon egyesíteni digitális és papíralapú bejövő számláinak kezelését, rövid távon még csak a pénzügyi osztályán dolgozókat, a könyvelőit, könyvvizsgálóit hozza nehéz helyzetbe. Hosszabb távon azonban az üzleti folyamatai lassulásával is számolhat, ahogy az is borítékolható, hogy a számlakezelési hibák negatívan hatnak az üzleti partnerekkel kialakított kapcsolatra.

Az Iron Mountain Accounts Payable sokat segíthet abban, hogy egy rugalmas, papíralapú és elektronikus számlákat egyaránt jól kezelő munkafolyamat alakuljon ki, amelybe akár távolról is be lehet kapcsolódni.

Kérdése van? Többet szeretne tudni? Hibát talált? Keressen bennünket!