Jembatan menuju digitalisasi: Menyiapkan organisasi Anda menuju kesuksesan

3 manfaat dari penerapan inisiatif digital strategis

Mengambil kendali atas arsip lama Anda, membuat keputusan strategis tentang digitalisasi, dan membersihkan berkas dan data digital Anda dapat membantu Anda mewujudkan potensi masa depan digital. Tapi Mengapa harus dilakukan? Apa manfaatnya bagi program RIM Anda? Organisasi Anda? Berikut adalah tiga cara bagaimana mengadopsi transformasi digital dapat membuka jalan menuju kesuksesan yang berkelanjutan:

1. Data operasional.

   Mengidentifikasi dan mengevaluasi arsip kertas Anda serta membuatnya tersedia secara digital dapat mengubah dokumen menjadi informasi yang dapat ditindaklanjuti. Informasi ini mendukung pengambilan keputusan cerdas, meningkatkan operasional, dan membuka peluang baru bagi organisasi Anda..

2. Proses otomatis.

   Memanfaatkan proses berbasis teknologi untuk menyederhanakan tugas berulang, mengurangi pekerjaan manual, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan merupakan salah satu manfaat utama dari penerapan digitalisasi. Organisasi Anda mungkin sudah memanfaatkan otomatisasi, tetapi dengan kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin, peluang yang tersedia kini telah meningkat secara eksponensial. Dengan menggunakan teknologi dan AI untuk memindai, merangkum, atau mengotomatisasi tugas-tugas yang memakan waktu, karyawan dapat fokus pada aktivitas bernilai tinggi yang mendorong inovasi dan pertumbuhan.

3. Peningkatan keamanan siber dan manajemen aset TI.

   Optimasi pemeliharaan dan pembuangan aset TI dalam suatu organisasi serta perlindungan data digital yang tersimpan pada aset-aset tersebut merupakan faktor utama bagi banyak organisasi yang ingin melakukan transformasi. Manajemen aset TI dan keamanan siber yang efektif memastikan bahwa investasi teknologi selaras dengan tujuan strategis, memaksimalkan pemanfaatan aset, meminimalkan biaya, dan menjaga kepatuhan terhadap regulasi.

Prinsip-prinsip dasar kesuksesan: Penyimpanan, perlindungan, dan pengaturan

Terlepas dari tujuan organisasi Anda, penyimpanan, perlindungan, dan pengaturan yang aman untuk informasi Anda merupakan faktor kunci dalam mendorong perubahan yang efektif—baik untuk arsip fisik maupun digital.

Pertimbangan penyimpanan yang cermat untuk arsip lama atau penting Anda sangat penting dan harus memperhitungkan pertumbuhan data, keamanan, dan aksesibilitas. Hal ini dapat melibatkan investasi dalam penyimpanan di lokasi (on-premises) atau di luar lokasi (offsite), penyimpanan awan (cloud storage), atau pendekatan hibrida. Dan terlepas dari metode penyimpanan atau jenis arsip yang dipilih, strategi yang efektif untuk pencadangan data, redundansi, dan pemulihan bencana sangat penting untuk mencegah kehilangan data atau kebocoran.

Pengaturan Informasi dan Data merupakan hal yang mendasar untuk menjaga integritas dan akurasi informasi. Kedua bidang ini akan terus menjadi pendorong kesuksesan di era kecerdasan buatan (AI) melalui penetapan kebijakan dan standar untuk pengumpulan, pemrosesan, dan penggunaan data. Organisasi harus mendefinisikan peran dan tanggung jawab dalam pengelolaan data dan penggunaan kecerdasan buatan (AI) sambil mendorong kolaborasi antara Pengaturan Informasi dan Pengaturan Data —dengan fokus pada kepemilikan data, kontrol akses, dan manajemen kualitas data. Praktik pengaturan yang efektif dan konsisten memastikan bahwa informasi akurat dan digunakan secara tepat.

Meskipun teknologi dan otomatisasi berperan penting dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi, praktik manajemen informasi yang kuat tetap tidak dapat diabaikan. Prinsip-prinsip dasar yang memungkinkan organisasi untuk mematuhi regulasi, menjaga keamanan data, serta mendukung pengambilan keputusan bisnis yang cerdas merupakan fondasi utama bagi terciptanya keberhasilan di seluruh lini organisasi.

Mitra Anda untuk masa depan digital

Dengan memberikan prioritas yang tepat pada program RIM (Records and Information Management), kita dapat memaksimalkan potensi informasi yang dimiliki dan mempersiapkan diri untuk masa depan. Jelajahi Smart Records Cleanup Suite dari Iron Mountain untuk melihat bagaimana kami dapat membantu memperkuat landasan informasi Anda dan memulai perjalanan pembersihan arsip secara menyeluruh.