UTMB Health memulai dengan Smart Sort untuk mengakselerasi transformasi digital

University of Texas Medical Branch (UTMB) Health merupakan pusat pendidikan ilmu kesehatan terkemuka di bidang pendidikan, penelitian, dan perawatan pasien yang berlokasi di empat kampus di wilayah Tenggara Texas. Kampus organisasi di Galveston, TX, menghadapi tantangan terbesar pada tahun 2022 ketika kontrak sewa dengan salah satu fasilitas penyimpanannya-yang dikenal sebagai Gedung Lipton Tea- akan berakhir. Gedung bekas gudang berumur 72 tahun tersebut berisi arsip pasien, arsip fisik yang dipindahkan mendadak akibat Badai Ike pada tahun 2008, serta mikrofilm dan mikrofiche yang berasal dari masa kebijakan pengarsipan permanen UTMB Health.;

Inventaris tersebut terdiri dari empat lantai berisi arsip fisik yang bercampur, bersejarah, dan rapuh: Dengan kata lain, inilah mimpi buruk bagi seorang pengelola arsip.

Pada Maret 2022, tim real estate UTMB Health bekerja sama dengan Iron Mountain untuk mengembangkan rencana awal terkait pemindahan dari gedung tersebut. Karena UTMB Health telah menyimpan lebih dari 400.000 arsip di fasilitas penyimpanan offsite yang aman milik Iron Mountain di Houston, TX, terbukti bahwa Iron Mountain Smart Sort adalah solusi yang tepat untuk membantu mengidentifikasi, mengelompokkan, dan meningkatkan visibilitas tingkat berkas untuk arsip Lipton Tea— serta arsip kampus lainnya.

“Tim Iron Mountain sangat mengerti kompleksitas dan cakupan proyek ini. Ini adalah proyek yang sangat besar,” jelas Carla Cuney, Direktur Manajemen Informasi Kesehatan dan Layanan Staf Medis di UTMB Health.

Pada Agustus 2022, proyek Smart Sort berskala besar ini telah dimulai. Tim UTMB Health berada di lapangan untuk mengidentifikasi arsip yang akan dimusahkan maupun dipindahkan. Arsip yang dapat dimusnahkan secara sah telah disingkirkan, sedangkan sisanya diangkut dengan aman ke fasilitas penyimpanan Iron Mountain di Dallas, TX. Arsip tambahan dari kampus lain juga dimasukkan ke dalam proyek ini. Di Dallas, tim Iron Mountain Smart Sort mulai bekerja pada berkas-berkas yang tercampur, yang kemudian diidentifikasi dan disortir lebih lanjut berdasarkan kelayakan pemusnahan, masa retensi, dan prioritas digitalisasi.

“Kami mengadakan pertemuan dengan tim setiap minggu. Dashboard kami menunjukkan kemajuan yang mereka capai setiap hari. Semuanya sangat terorganisir,” kata Cuney.

Proyek Smart Sort selesai pada kuartal ketiga tahun 2024 dan telah menghasilkan pengurangan biaya penyimpanan sebesar 40% di UTMB Health, karena sekarang arsip-arsip tersebut dimusnahkan daripada disimpan terus-menerus. Dengan daftar arsip terkini pada tingkat berkas, tim arsip di UTMB Health kini dapat dengan mudah mencari, mengelola, dan mengambil keputusan terkait digitalisasi di masa mendatang serta pemusnahan yang sah secara berkelanjutan.

Dengan menggunakan Smart Sort, tim memiliki kemampuan untuk:

• Meninjau basis data arsip untuk mengidentifikasi seluruh berkas yang dikelola serta mengevaluasi kelayakan pemusnahan.
• Memindai ID arsip dari masing-masing dokumen fisik dan microfiche.
• Membuat daftar arsip terkini pada tingkat file, termasuk pemetaan lokasi seluruh arsip hingga ke level kotak individual di fasilitas penyimpanan baru di Dallas, Texas.
• Mengelompokkan dan mengemas kembali seluruh arsip sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.
• Melakukan pemusnahan segera terhadap arsip yang memenuhi syarat guna menurunkan biaya penyimpanan.

Strategi manajemen risiko yang dapat diandalkan oleh semua orang

Smart Sort berperan penting dalam mengubah perspektif tim Manajemen Informasi Kesehatan (HIM) di UTMB Health. Kebijakan retensi yang sudah usang, migrasi organisasi ke perangkat lunak rekam medis elektronik baru pada awal 2010-an, serta pentingnya digitalisasi dan ketahanan di tengah meningkatnya intensitas bencana iklim regional merupakan faktor- faktor utama yang mendorong UTMB Health untuk mencari mitra yang dapat membantu mentransformasikan sistem pengelolaan arsip mereka menuju masa depan.

Tim Iron Mountian menyajikan data dalam format yang rapi dan mudah diakses, serta menghilangkan beban penanganan manajemen arsip manual. Pihak-pihak terkait utama—mulai dari tim kepatuhan, risiko, dan hukum hingga manajer basis data dan tim IT—melihat manfaat Smart Sort sejak awal proyek.

“Setiap melakukan pembuangan arsip yang sah, terutama riwayat medis, Anda akan meningkatkan tingkat kepatuhan sekaligus memastikan keselarasan dengan kebijakan dan pengaturan. Itulah yang menjadi poin penting bagi pengambil Keputusan di UTMB” ujar Arnie Padilla, Iron Mountain Managing Director.

Membuka peluang untuk transformasi digital masa depan

Pengalaman UTMB Health dengan Smart Sort telah membentuk landasan yang kokoh bagi inisiatif digital mereka di masa depan. Dengan mengatur dan mengoptimalkan arsip, organisasi telah membuka peluang untuk perencanaan strategis dan proyeksi yang lebih terarah.

Saat ini, tim UTMB Health terus menjalin kemitraan dengan Iron Mountain untuk:

• Mempercepat proses pencarian arsip dan meningkatkan tingkat keberhasilan penemuan dokumen
• Membuat keputusan yang sah mengenai arsip mana yang perlu dimusnahkan dan mana yang disimpan, sekaligus memfasilitasi Keputusan pemusnahan pada level kotak di masa mendatang
• Memenuhi persyaratan retensi dan kepatuhan hukum serta regulasi dengan lebih mudah
• Memulai transisi menuju Program Layanan Terkelola (Managed Service Program) dan mendukung perencanaan
• Mempersiapkan program pengelolaan arsip untuk upaya digitalisasi berikutnya, optimalisasi wawasan data, serta inisiatif otomatisasi dan kecerdasan buatan (AI) yang lebih canggih

Smart Sort untuk Layanan Kesehatan

Apa pun arsip yang Anda simpan, kami akan membantu Anda membersihkan arsip lama dengan mudah—agar Anda dapat terus memberikan pelayanan pasien terbaik di era digital. Kunjungi Smart Sort untuk informasi lebih lanjut.

Industri

Layanan kesehatan

Tantangan

Dihadapkan pada penutupan fasilitas historis dan kebutuhan untuk mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan memindahkan ribuan arsip pasien, mikrofilm, dan mikrofiche, UTMB Health perlu mengurangi dan memindahkan inventarisnya secara sah dalam hitungan bulan.

Solusi

Iron Mountain Smart Sort

Hasil

• Mengklasifikasikan riwayat medis kertas dan microfiche berdasarkan jenisnya untuk menentukan kelayakan pemusnahan serta penanganan pembuangan berkelanjutan yang sah.
• Menyelesaikan pembongkaran gedung yang sudah tidak terpakai dalam waktu empat bulan dan mengurangi biaya penyimpanan arsip lebih dari 40%.
• Membuka pintu untuk upaya digitalisasi lebih lanjut