Brief solusi Surat Digital Iron Mountain

Tantangan bisnis

Surat fisik merupakan aset penting organisasi Anda yang mencakup faktur, dokumen pajak, hingga arsip karyawan. Namun, ketergantungan pada surat fisik mengakibatkan tenaga kerja kesulitan untuk mendapatkan akses yang aman dan cepat

Mailroom konvensional menimbulkan biaya overhead yang signifikan, meningkatkan risiko kesalahan, dan menimbulkan celah bagi kebocoran data. Proses manual ini dapat menimbulkan keterlambatan pengiriman yang sensitif, seperti pemberitahuan terkait pajak dan pemberitahuan hukum, yang dapat mengakibatkan kerugian finansial dan merusak relasi dengan klien. Ketidakmampuan mengekstrak dan memanfaatkan data penting dapat menghambat eksekusi tindakan yang diperlukan untuk mengoptimalkan proses operasional yang penting, sehingga memperlambat alur kerja, seperti persetujuan hipotek, pemrosesan klaim asuransi, dan pembayaran cek. Penanganan dokumen fisik juga meningkatkan risiko tereksposnya informasi sensitif. Secara sederhana, tantangan ini menunjukkan satu kelemahan besar, yaitu ketergantungan pada sistem kuno yang tidak dapat diskalakan untuk menjawab tuntutan sebuah organisasi modern yang terus berkembang.

Bagaimana jika Anda bisa

• Ubah surat fisik menjadi aset digital yang dapat ditindaklanjuti dan sediakan akses aman berbasis peran sambil menjaga kepatuhan akan regulasi serta standar keamanan industri dan perusahaan, terlebih lagi untuk informasi sensitif
• Hemat waktu dan biaya serta minimalkan kesalahan penyortiran dan pengiriman surat manual secara signifikan dengan mengotomatiskan perutean surat masuk ke orang dan departemen berdasarkan aturan dan permintaan bisnis
• Minimalkan pengeluaran modal (CapEx) dan total biaya kepemilikan Anda dengan platform terpusat sesuai standar industri yang aman untuk mendigitalkan, menyimpan, mengotomatiskan, dan memantau perjalanan surat dan alur kerja hilir untuk mendapatkan wawasan operasional dan mendorong efisiensi

Surat Digital Iron Mountain

Surat Digital Iron Mountain mengatasi ketidakefisienan proses yang bergantung pada surat dengan mengubah surat fisik menjadi aset digital yang dapat ditindaklanjuti dan mengotomatiskan alur kerja yang berpusat pada dokumen. Solusi perangkat lunak sebagai layanan (software-as-a-service/SaaS) ini memanfaatkan pemrosesan dokumen secara cerdas yang didukung AI untuk mengekstrak data penting yang membantu organisasi menyederhanakan pekerjaan, mempercepat eksekusi (seperti persetujuan hipotek dan pemrosesan klaim), dan mendapatkan wawasan terkait bisnis. Solusi ini mengurangi ketergantungan atas mailroom konvensional dengan menghadirkan platform terpusat yang aman dengan rantai pengendalian yang dapat diaudit, mulai dari pendigitalan hingga disposisi, untuk menurunkan biaya operasional dan meminimalkan risiko keamanan.

Surat Digital memungkinkan Anda untuk:

• Sediakan akses aman ke surat dengan rantai pengendalian yang dapat diaudit. Para ahli pemindaian yang telah kami seleksi dan infrastruktur kami mengubah surat masuk fisik menjadi aset digital melalui layanan pusat pemindaian global kami. Kelola surat Anda di dalam rantai pengendalian Iron Mountain dan lakukan pelacakan dengan mudah, mulai dari ketika surat diambil hingga konfirmasi penerimaan dari penerima yang dituju. Selain pendigitalan, terdapat opsi disposisi yang sesuai kebijakan organisasi Anda, termasuk pengembalian, penyimpanan, atau penghancuran aman. InSight^® Digital Experience Platform (DXP) Iron Mountain kami memberikan akses berdasarkan peran 24/7 agar Anda dapat mengakses surat digital sehingga penyimpanan, pencarian, dan pengambil surat pun menjadi efisien.
• Percepat alur kerja yang berpusat pada dokumen dengan pemrosesan dokumen cerdas berbasis AI kami yang menyimpan data penting untuk mengarahkan surat kepada penerima yang dituju berdasarkan aturan bisnis Anda. Pertahankan kelancaran operasional dengan penerusan surat ketika tidak di kantor. Tim Anda dapat dengan mudah menangani pengecualian, meninjau dokumen di luar alur kerja standar, serta mengendalikan visibilitas dan pembagiannya. Segera ekstrak data penting dalam sekejap untuk memahami dan menindaklanjuti surat digital dengan fitur chat dengan Dokumen, asisten AI cerdas Surat Digital.
• Integrasikan surat dengan mudah ke dalam proses bisnis dengan menghubungkannya ke dalam sistem CRM dan ERP Anda. Selain pemrosesan surat standar, kami menawarkan solusi untuk alur kerja departemen dan industri—seperti pemrosesan faktur, cek, dan klaim, validasi pasca-penutupan hipotek, dan dukungan pemberian pinjaman— untuk mengotomatiskan proses penting dan mempercepat transaksi keuangan, seperti penyetoran cek dan pencatatan akun buku besar. Kami juga dapat merancang solusi kustom untuk memenuhi kebutuhan unik organisasi Anda. Secara sistematis menerapkan retensi dan kebijakan privasi data agar Anda dapat mengelola dan memberlakukan kewajiban. Sederhanakan pengelolaan surat masuk dengan mengintegrasikannya dengan alat konten Anda, agar pencetakan, penambahan, dan pengiriman lebih efisien dan hemat biaya— semuanya dapat dilacak untuk transparansi yang optimal.

Kelebihan Iron Mountain

Kelebihan Iron Mountain adalah platform kami yang sangat canggih dan dapat diskalakan. Kami tidak hanya memindai dokumen di awal dan menyerahkannya di akhir. Tidak seperti solusi lain, kami memiliki pendekatan komprehensif dari konfirmasi fisik hingga pembuangan dan integrasi dalam hasil bisnis Anda, serta dilengkapi dengan rantai pengawasan yang dapat diaudit.

Dengan kemampuan untuk memindai 2,6 miliar gambar setiap tahun di 141 lokasi pemindaian di 45 negara, kami adalah pemimpin global dalam digitalisasi. Keahlian, proses, dan infrastruktur kami memungkinkan kami untuk menangani kebutuhan pemindaian Anda yang paling sulit sekalipun.

Iron Mountain InSight DXP merupakan fondasi dari Surat Digital. Platform yang dapat diskalakan ini hadir dengan antarmuka pengguna yang modern dan intuitif, serta kemampuan lengkap mulai dari manajemen konten digital dan fisik, otomatisasi alur kerja yang didukung AI, tata kelola informasi, hingga mengoptimalkan kegiatan operasional Anda.

Hubungi Iron Mountain untuk mengetahui bagaimana kami menyederhanakan pemrosesan surat Anda.