„Iron Mountain“ sąskaitų faktūrų tvarkymo sprendimas

Palengvinkite mokėtinų sumų tvarkymą su DI valdomu automatizavimo sprendimu

Uždavinys

Mokėtinų sąskaitų (AP) vaidmuo sparčiai keičiasi – iš operacinės administracinės funkcijos jis tampa strateginiu veiksniu, skirtu pelningumui ir pinigų srautams optimizuoti. Tačiau neefektyvumas ir toliau trukdo AP komandoms. 82 % AP komandų vis dar rankiniu būdu suveda sąskaitas, o 56 % kas savaitę skiria daugiau nei 10 valandų užduotims atlikti rankiniu būdu.¹ Didelis darbo su popieriniais dokumentais kiekis, pasikartojantis duomenų suvedimas ir izoliuotos sistemos švaisto brangų laiką, ribodamos galimybes įsitraukti į strateginius procesus. Šie ranka atliekami procesai lemia žmogiškąsias klaidas, netikslius mokėjimus ir įtemptus santykius su tiekėjais – net 39 % sąskaitų dėl rankiniu būdu atliekamų procesų turi klaidų.²

Be to, dažnai pasitaikančios išimtys, užsitęsusios tvirtinimo procedūros ir ribotas duomenų matomumas AP komandoms neleidžia laiku priimti reikiamų finansinių sprendimų bei pasinaudoti strateginėmis galimybėmis.

Kokių veiksmų galite imtis

Naudokite lengvai pritaikomą, centralizuotą pagal DI veikiančią sistemą, kad galėtumėte:

1. Užtikrinti visapusišką sąskaitų priežiūrą ir kontrolę, kad visi skaitmeniniai ir popieriniai dokumentai būtų lengvai pasiekiami ir valdomi.
2. Gerokai sumažinkite dėl rankinio darbo atsirandančių klaidų ir neatitikimų skaičių, sąskaitų duomenis išmaniai tikrindami bei sulygindami su pirkimo ir gavimo informacija.
3. Supaprastinkite ir paspartinkite sąskaitų tvirtinimo procesą, savo komandą atleisdami nuo varginančių administracinių užduočių, kad ji galėtų susitelkti į svarbesnes strategines finansines iniciatyvas.

„Iron Mountain“ sąskaitų faktūrų tvarkymo sprendimas

Mūsų sąskaitų faktūrų tvarkymo sprendimas parengtas pagal „Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform“ (DXP) – lengvai pritaikomą, visapusišką „programinės įrangos kaip paslaugos“ (SaaS) platformą, kuri popierines sąskaitas paverčia naudingais skaitmeniniais ištekliais ir automatizuoja dokumentais paremtus darbo procesus. Sąskaitų faktūrų tvarkymo sprendimas automatizuoja pagrindines AP funkcijas, įskaitant duomenų suvedimą, tvirtinimą, sutikrinimą ir dokumentais paremtus darbo procesus. Šis sprendimas sustiprina įrašų ir informacijos valdymo funkcijas, kurių trūksta jūsų AP aplinkoje, naudojant integruotas jungtis, darbo srautus, dokumentų tipus, metaduomenis, išsaugojimo taisykles ir DI raginimus.

Sąskaitų faktūrų tvarkymo sprendimas padeda užtikrinti:

• Skaidresnis sąskaitų faktūrų tvarkymas: Kontroliuokite savo sąskaitų faktūrų tvarkymo procesus, valdydami skaitmeninius ir popierinius dokumentus viename, naudotojui patogiame portale. Ši centralizuota vieta suteikia lengvą, pagal vaidmenis pritaikytą prieigą įgaliotiems naudotojams, supaprastina sąskaitų gavimą ir panaikina vėlavimus, atsirandančius dėl atskirai veikiančių sistemų. Sklandi integracija į esamas apskaitos sistemas panaikina informacijos neprieinamumą ir suteikia centralizuotą visų svarbių duomenų peržiūrą, kad būtų galima efektyviai apdoroti. Darbo procesus ir tvirtinimo procedūras galima tiksliai pritaikyti pagal jūsų verslo taisykles, kad būtų užtikrintas teisingas nukreipimas ir greitas tvirtinimas. Be vargo stebėkite, kaip tvarkomos sąskaitos ir atliekami mokėjimai, gaudami aiškius audito duomenis ir didindami atskaitomybę.
• Pagerinkite tikslumą ir finansų kontrolę: Užtikrinkite didžiausią duomenų vientisumą su DI pagrįsta išmaniąja dokumentų apdorojimo (IDP) sistema, kuri automatiškai ištraukia sąskaitų faktūrų informaciją ir sklandžiai integruoja ją į darbo procesus, praktiškai pašalindama duomenų suvedimo rankiniu būdu klaidas. Pasinaudokite automatizuoto trijų krypčių sutikrinimo funkcija, kad sąskaitų faktūrų duomenis patikrintumėte pagal pirkimo ir gavimo informaciją, taip užtikrindami, kad būtų apmokami tik galiojantys ir tinkamai įvykdyti užsakymai. Visa tai padės sumažinti neatitikimus ir galimus permokėjimus. Su pirkimo užsakymu (PO) nesusietoms sąskaitoms DI moduliai automatizuoja atitinkamų apskaitos duomenų priskyrimą eilutėms, taip gerokai sumažindami daug laiko tvarkant atimančių išimčių skaičių. Generuokite greitas įžvalgas, kad optimizuotumėte pinigų srautus, nustatytumėte darbo prioritetus ir pagerintumėte santykius su tiekėjais.
• Padidinkite efektyvumą ir sumažinkite sąnaudas: Įgalioti naudotojai gali lengvai pasiekti ir ieškoti sąskaitų viename pagal debesiją veikiančiame portale „InSight DXP“. Skaitmenizavimas ir darbo procesų automatizavimas suteikia galimybę sąskaitas faktūras rūšiuoti ir tvarkyti įdedant nedaug pastangų. Tai užtikrina sklandesnį tvirtinimą. Taikant patikimas mūsų verslo taisykles išimtys automatiškai pažymos ir nukreipiamos atitinkamiems naudotojams. Taip AP komandai suteikiama galimybė susitelkti tik į tas užduotis, kurioms būtinas žmogaus įsikišimas. „Iron Mountain InSight DXP“ užtikrina pramonės standartų laikymąsi ir sistemingai taiko duomenų saugojimo bei privatumo politiką, padedančią valdyti ir užtikrinti reikalavimų aktualiam turiniui laikymąsi.

„Iron Mountain“ pranašumas

„Iron Mountain“ pranašumas slypi didžiuliame maste ir patikimoje „InSight DXP“ platformoje, kuri suteikia visapusišką sprendimą „nuo pradžios iki pabaigos“, transformuojantį AP procesus ir suteikiantį vertę iš sąskaitų faktūrų duomenų. Mūsų pasaulinės dokumentų skaitmeninimo paslaugos ir infrastruktūra, apimanti 141 vaizdų apdorojimo centrą 45 šalyse, kurių metiniai pajėgumai siekia 2,6 milijardo vaizdų, sukuria vieną vietą visoms sąskaitoms faktūroms gauti.

Pasitelkus DI pagrįstą išmaniąją dokumentų apdorojimo sistemą, vertingi duomenys gaunami vidutiniškai 97 % tikslumu, be to, automatizuojami darbo procesai. Taip sumažinamas dėl rankinio darbo padaromų klaidų skaičius ir paspartinamos finansinės operacijos.

Pagal „InSight DXP“ sukurta platforma visą parą suteikia saugią prieigą pagal vaidmenis ir sistemingai taiko duomenų saugojimo bei privatumo politiką. Taip užtikrinama nuolatinė atitiktis ir sumažinamos saugumo rizikos. Būdama patikimu pasauliniu partneriu, turinčiu daugiau nei 70 metų patirtį, „Iron Mountain“ padeda optimizuoti AP procesus, siekiant efektyvumo, tikslumo ir pritaikomumo.