Iron Mountain Smart Sort

Vai jums...

• Ir liels daudzums pārmantotu ierakstu?
• Ir grūtības atrast ierakstus, kad tie nepieciešami?
• Ir vēlme pārvietot uzskaites dokumentus, bet vispirms vēlaties iznīcināt tos, kuri vairs nav vajadzīgi?
• Ir vēlme iznīcināt ierakstus, tomēr bez ievērojamām investīcijām nevarat pārliecinoši izolēt tos, uz kuriem tas attiecas?
• Ir vēlme strādāt bez papīriem, tomēr ir grūtības pieņemt lēmumus par to, kurus ierakstus digitalizēt?
• Ir jāizolē ieraksti saistībā ar apvienošanu, pārņemšanu vai atsavināšanu?

Ja uz jebkuru no šiem jautājumiem atbildējāt ar “jā”,jautājiet mums par Iron Mountain Smart Sort.

Jūsu problēma

Jums ir jāsakārto un jāreorganizē ierakstu uzskaite, lai pieņemtu attaisnojamus lēmumus par rīcību ar tiem. Diemžēl tas nav tik vienkārši, kā izklausās.

Kāpēc rīkošanās ar ierakstiem ir tik sarežģīta?

• Trūkst uzskaites integritātes/pārredzamības. Ja galvenie metadati netiek tverti un uzskaitīti visā informācijas aprites ciklā, ir grūti meklēt, pārvaldīt un pieņemt lēmumus par to, kurus ierakstus saglabāt, kurus digitalizēt vai iznīcināt.
• Jaukta veida ieraksti un sarežģīti izsekojami notikumu datumi. Pastāv dažādas prasības dažādiem ierakstu veidiem. Ja ieraksti netiek attiecīgi kārtoti atbilstoši ierakstu klasifikācijai vai notikuma datumam, jūs nevarat pārliecinoši un attaisnojami rīkoties.
• Dokumentu reorganizācija ir darbietilpīga un dārga. Jums trūkst resursu, lai kārtotu visus dokumentus pēc atbilstošā iznīcināšanas datuma, ieraksta veida, unikāla identifikatora vai cita nosacījuma.

Ko tas nozīmē

• Nevajadzīgas izmaksas. Lieli ierakstu apjomi bez dokumentu līmeņa metadatiem, kas tiek glabāti, neņemot vērā atbilstošos iznīcināšanas datumus vai ierakstu klasifikāciju, ietekmēs jūsu iespēju efektīvi vadīt savu programmu.
• Palielināts risks. Glabājot ierakstus ilgāk, nekā nepieciešams, palielinās informācijas zuduma un normatīvo aktu pārkāpumu risks. Tas arī sarežģī juridiskas informācijas atklāšanu, atbilžu sniegšanu saistībā ar auditu un atbilstības pārvaldības procesus.
• Samazināta darba ražība. Lai atrastu nepieciešamo un ātri pieņemtu lēmumus par rīcību ar ierakstiem, jābūt labi organizētai uzskaitei. Ja nav efektīva procesa, kā kārtot un reorganizēt dokumentus, varat zaudēt laiku un aizkavēt svarīgu mērķu sasniegšanu.

Vienkāršojiet un paātriniet lēmumu pieņemšanu

Ar Iron Mountain Smart Sort varat ātri un ar pārliecību pieņemt lēmumus par senākiem dokumentiem, lai īstenotu atbilstošāku un efektīvāku ierakstu pārvaldības programmu.

Mūsu apmācītā ierakstu pārvaldības komanda izmantos jūsu datu bāzē ievadīto informāciju un dokumentu saglabāšanas grafiku, lai automatizētu attaisnojamu lēmumu pieņemšanu dokumentu līmenī. Mēs sakārtosim un reorganizēsim jūsu ierakstus, lai jūs varētu ar pārliecību pieņemt lēmumus par rīcību ar tiem un varētu ātri sasniegt uzņēmuma mērķus, piemēram, atbildot uz jautājumiem par atsavināšanu, juridiskiem jautājumiem vai iznīcināšanas pieprasījumiem.