Transformeer uw consulaire processen: ga papierloos werken

IDENTIFICEER | DIGITALISEER | SLA OP | AUTOMATISEER

De oplossing Iron Mountain Paperless Consulate is een uitgebreid dienstenpakket dat uw consulaire processen stroomlijnt, de burgertevredenheid verhoogt en uw compliance verbetert.

Papieren en handmatige processen vertragen

Helpt u burgers die in het buitenland wonen met allerlei documenten en vergunningen? Dan heeft u vaak te maken met oude, handgeschreven documentatie in fysieke archieven. Die archieven barsten inmiddels bijna uit hun voegen en het is moeilijk om er informatie in terug te vinden. Maar sinds de coronapandemie staan overheidsdiensten en consulaten onder extra druk om op afstand documenten te verstrekken, vernieuwen en te controleren.

Het is onmogelijk om voor al die belangrijke documenten makkelijk de juiste bewaartermijnen te hanteren. Daardoor lopen consulaten meer kans op datalekken en boetes wegens privacyschending. Bovendien moeten de vele verzoeken om kopieën van documenten en dossiers handmatig worden verwerkt. Dat leidt tot lange wachttijden en soms zelfs tot hinder in de dienstverlening, met ontevreden burgers als gevolg.

Burgergegevens veilig digitaliseren en slim beheren

Iron Mountain, een vertrouwde partner met meer dan 70 jaar ervaring in informatiebeheer, helpt u met deze uitdagingen én met het Herstel- en veerkrachtplan van de Europese Unie (Recovery and Resilience Facility, RRF) voor uw digitale transformatie.

Met onze schaalbare oplossingen kunt u uw informatie van creatie tot en met vernietiging beheren. Zo werkt u efficiënter met een bewezen chain of custody en tegen lagere kosten, terwijl de archiefruimte op uw locatie slimmer wordt benut. We beoordelen uw papieren dossiers, scannen documenten en voegen ze samen in een digitale opslag. Na onze documentverwerking weet u altijd waar uw fysieke en digitale gegevens zijn en bevoegde gebruikers hebben altijd en overal toegang tot de informatie. Daardoor stijgt de productiviteit, verbetert de ervaring van burgers en blijft u voldoen aan de wet- en regelgeving.

Uw voordelen

• U maakt gebruik van het Herstel- en veerkrachtplan van de Europese Unie (Recovery and Resilience Facility, RRF) en versnel uw digitale transformatie.
• U voldoet aan de EU-richtlijnen voor digitalisering.
• Er komt meer archiefruimte vrij.
• De ervaring en tevredenheid van burgers verbetert.
• Dankzij een chain of custody voor het gehele informatiebeheerproces zijn alle activiteiten controleerbaar en traceerbaar.
• U kunt content op een toekomstbestendige manier beveiligen en beheren.
• Betere nauwkeurigheid voor certificaten, inclusief handgeschreven documenten en versnelde consulaire diensten zoals een noodpaspoort.