Elevate the power of your work
Vraag vandaag nog een gratis adviesgesprek aan.
Transformeer uw processen van Burgerzaken
Oplossingsgidsen
Digitale service rond papieren documenten? Ontdek de oplossing voor soepele burgerzaken en een betere klantervaring.
Digitaliseer | Sla op | Automatiseer | Ontgrendel
Uitdaging
Digitale dienstverlening met papieren documenten
Een uittreksel BRP, geboorte-, huwelijks- of overlijdensakte. Bij Burgerzaken komen er heel veel kopieën van officiële documenten voorbij. En soms is de gemeente de enige die deze informatie bewaart. Want vroeger werden documenten met de hand geschreven en bewaard in fysieke registers. Later werden documenten machinaal gedrukt. Tegenwoordig zijn bepaalde aanvragen van documenten en dossiers bewerkelijk, tijdrovend, duur en lastig te standaardiseren gezien de verscheidenheid aan informatie en bestandsformaten. Daarom heeft de EU gemeenten onlangs verzocht flexibeler te worden en meer diensten digitaal aan te bieden.
Daarnaast bevatten documenten van de burgerlijke stand veel gevoelige gegevens. Om fraude actief tegen te gaan, is nauwkeurigheid essentieel. Ook moet Burgerzaken op tijd alle verzoeken van burgers beheren die via allerlei kanalen binnenkomen (persoonlijk, per brief, via e-mail, de website). Want iedere burger moet binnen enkele werkdagen antwoord krijgen.
Oplossing
Soepel digitaal beheer voor hogere klanttevredenheid
Digitalisering is cruciaal om documenten te beschermen tegen verval, verlies of beschadiging, en om de juistheid en snelle afhandeling te garanderen. Dit bespaart overheidsinstanties tijd en geld. Iron Mountain InSight® helpt u daarbij. Dit is een SaaS-oplossing die het scannen van papieren documenten combineert met digitale opslag in een beveiligde cloudomgeving die toegankelijk is via Iron Mountain Connect™, onze online klantenportal. Deze schaalbare software helpt u informatie veilig te beheren, van aanmaak tot vernietiging. Zo kunt u fysieke en digitale informatie altijd snel terugvinden en de klantervaring verbeteren.
Hoe werkt het?
Uw voordelen
- Betere klantervaring en -tevredenheid.
- Klaar voor de toekomst met beveiligde en slim beheerde digitale informatie.
- Veilige chain of custody en een volledig traceerbaar proces.
- Scans sneller te koppelen aan een digitaal dossier.
- Verbeterde nauwkeurigheid van akten, inclusief handgeschreven documenten.
- Bestand tegen fraude en dat scheelt overheidsgeld.